Passwort-Manager für Arztpraxen in Mannheim: Klinikportal und Tresor

Das Zuweiserportal des Universitätsklinikums gehört einem Arzt, nicht der Praxis

Für einweisende Praxen betreibt die Universitätsklinikum Mannheim GmbH ein kostenloses Portal, über das Klinik und Praxis Befunde und Arztbriefe austauschen. Seit dem 1. Januar 2026 hält das Universitätsklinikum Heidelberg die Mehrheit der Gesellschaftsanteile. Das Portal läuft weiter, seit dem Umbau unter zuweiserportal.umm.de (Stand 15.10.2026).

Die Nutzungsvereinbarung schließt die Klinik mit dem einzelnen Arzt. Er meldet sich mit Benutzername und Passwort an, muss diese Daten geheim halten und dafür sorgen, dass niemand sonst mit seinem Zugang ins Portal kommt. Die Befunde darf er nur für die Behandlung seiner eigenen Patienten persönlich nutzen.

Unser Rat: Diese Zugangsdaten gehören in keine Sammlung und auch nicht in den persönlichen Bereich des Arztes im Tresor der Praxis. Einen Passwort-Manager verbietet die Vereinbarung nicht ausdrücklich. Wer in der Praxis aber Konten wiederherstellen darf, käme an den persönlichen Bereich heran.

Für die MFA am Empfang gibt es einen anderen Weg: Einen Patienten in der Klinik anmelden kann man laut Startseite des Portals auch ohne Registrierung. Ein Archiv ist das Portal nicht, die Klinik löscht die Daten nach 90 Tagen. Was die Praxis behalten will, übernimmt der Arzt vorher in die Praxissoftware.

Hausärzte im Stadtgebiet: 79 angestellt statt 28

Auf eine Kleine Anfrage hat das Sozialministerium im September 2025 die hausärztliche Versorgung nach Stadtteilen aufgeschlüsselt (Landtagsdrucksache 17/9363). Zusammengezählt über alle Stadtteile, jeweils zum 1. Juli:

Für den Mittelbereich, zu dem vier Umlandgemeinden gehören, nennt das Ministerium einen Versorgungsgrad von 106,4 Prozent und 8,5 offene Sitze (Beschluss vom 2. Juli 2025). Die Bedarfsplanung bilde die Zunahme von Anstellung und Teilzeit nicht angemessen ab, schreibt es dazu.

Für die Zugänge heißt das: In mehr Praxen arbeiten Ärztinnen, denen die Praxis nicht gehört. Wechseln sie, nehmen sie ihren Arztausweis und ihre Registrierung im Zuweiserportal mit. Telefonanlage, Online-Terminkalender und Praxispostfach bleiben in der Praxis, und deren Passwörter kannten sie.

Lehrpraxen der Medizinischen Fakultät

Die Abteilung Allgemeinmedizin der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg arbeitet nach eigener Angabe mit mehr als 100 zertifizierten Lehrpraxen in der Stadt und im Umland. Studierende kommen für Blockpraktika und Wahlfachhospitationen, begleiten ihre Lehrärztin und arbeiten zum Teil selbständig unter Anleitung. Die Fakultät soll 2027 mit der Heidelberger Medizinischen Fakultät zusammengehen.

Eine Studentin, die für ein paar Wochen mitläuft, bekommt kein Konto im Tresor. Braucht sie einen Laborbefund, öffnet die Lehrärztin das Laborportal selbst. Anders eine Ärztin in Weiterbildung, die viele Monate in der Praxis arbeitet. Solche Stellen fördert laut Ministerium die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) mit einem eigenen Programm für die ambulante Weiterbildung. Die Ärztin bekommt ein eigenes Konto mit der Rolle Benutzer und nur die Sammlungen, die sie in der Sprechstunde braucht.

Ärzteschaft, Bezirksärztekammer und Praxisausweis

Die Ärzteschaft Mannheim hat ihre Geschäftsstelle in der Friedrich-König-Straße 3-5. Ihr Faltblatt nennt ohne Stand 4.338 Mitglieder und beschreibt sie als eine von neun Ärzteschaften im Kammerbezirk Nordbaden, zuständig für den Stadtkreis und 18 umliegende Gemeinden. Arztausweise stellt laut Faltblatt die Bezirksärztekammer aus, für Mannheim die Bezirksärztekammer Nordbaden in Karlsruhe. Die PIN eines elektronischen Heilberufsausweises gehört nur der Ärztin, deren Name auf der Karte steht, und kommt in keinen Tresor der Praxis.

Den Praxisausweis (SMC-B) bestellt die Praxis über das Mitgliederportal der KVBW. Zum PIN-Brief schreibt die KVBW nur, ihn sicher aufzubewahren. Ein Scan kann deshalb in eine Sammlung, die außer der Praxisleitung niemand zugewiesen bekommt.

Beispiel: eine hausärztliche Lehrpraxis mit Weiterbildungsstelle

Ein erfundener Fall: Ein Hausarzt, 58, hat eine Fachärztin für Allgemeinmedizin angestellt und bildet eine Ärztin in Weiterbildung aus, die 18 Monate bleibt. Dazu kommen vier MFA, eine Auszubildende und dreimal im Jahr Studierende im Blockpraktikum. Bisher nutzte das ganze Team seinen Zugang zum Zuweiserportal, das Passwort stand auf einem Zettel im Labor.

Er hat das Passwort geändert, die angestellte Fachärztin hat sich selbst im Portal registriert. Im Tresor sehen alle MFA die Sammlung „Empfang“ mit Telefonanlage, Faxdienst und Terminkalender, die Auszubildende nur mit Leserecht. „Sprechstunde“ mit dem Praxiszugang zum Laborportal und den Herstellerportalen von EKG und Ultraschall ist den drei Ärztinnen und Ärzten und zwei MFA zugewiesen. „Praxisleitung“ mit Lohnbüro, Wartungsverträgen und dem Scan des PIN-Briefs ist nur dem Inhaber zugewiesen. Er ist alleiniger Eigentümer der Organisation, Administratoren gibt es keine, alle anderen Konten sind Benutzer.

Den Notfallzugang hat er der angestellten Fachärztin eingeräumt, weil sie die Praxis bei einem Ausfall weiterführen soll. Übernimmt sie nach der Wartezeit sein Konto, hat sie seine Eigentümerrolle, sieht alle Sammlungen und kann Konten wiederherstellen. Lohnbüro und Wartungsverträge darf sie als Vertretung nutzen, sein Portalzugang und seine Karten-PIN liegen ohnehin nicht im Tresor. Das Onlinebanking der Praxis steht in keiner Sammlung (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Endet die Weiterbildung, sperrt der Inhaber ihr Konto, und das Team ändert die Passwörter aus „Sprechstunde“. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn jemand die Praxis verlässt, und für die nächste Ärztin in Weiterbildung im Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter.

Vertrag, Verschwiegenheit und Einrichtung

Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Welche Zugänge in Praxen allgemein anfallen, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Arztpraxen, die Stellen des Landes für Datenpannen nennt Passwort-Manager in Baden-Württemberg. Wir richten den Tresor per Fernwartung aus Dresden ein. Das kostenlose Erstgespräch (15 Minuten) führen wir am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Arztpraxen in Mannheim