Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Frankfurt am Main

KZV und Kammer: beide Portale ohne Teampasswort

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Hessen sitzt in der Lyoner Straße 21, die Landeszahnärztekammer Hessen in der Rhonestraße 4. Die KZV nennt auf ihrer Website rund 4.800 Mitglieder in ganz Hessen, ohne Stichtag. Eine eigene Zahl für die Praxen in der Stadt veröffentlichen weder KZV noch Kammer.

Beide Körperschaften lassen ihre Mitglieder nicht mit Benutzername und Passwort ins Portal, sondern mit einer Karte oder einer App auf dem Smartphone. Die üblichen Zugänge einer Praxis zeigt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Mitgliederbereich der KZV: Karte oder KZVH ID

In den Mitgliederbereich der KZV kommt man mit elektronischem Zahnarztausweis, Praxisteamkarte oder der KZVH ID. Eine Anmeldung mit Passwort ist nur für berechtigte Organisationen vorgesehen. Die KZVH ID ist eine App: Die Zahnärztin gibt am Rechner den Namen ihrer ID ein und bestätigt die Anmeldung auf dem Smartphone. Die App sichert sie mit einer PIN aus mindestens vier Ziffern oder mit Fingerabdruck.

Verknüpfen muss sie die ID einmal selbst, nach einer Anmeldung mit ihrer Karte unter „Persönliche Daten“. Geht das Handy verloren, verlangt die KZV, die ID zu sperren, entweder über die Internet-Hotline oder wieder mit der Karte im Mitgliederbereich. Nach den Nutzungsbedingungen muss jede Person ihre Zugangsdaten vor dem Zugriff Dritter geschützt aufbewahren. Die PIN der App legt die Zahnärztin deshalb in keine Sammlung. In der Sammlung der Praxisleitung steht nur ein Eintrag „Handy verloren“ mit der Nummer der Internet-Hotline, 069 6607-110, und dem Weg zur Sperre.

Neuer Zahnarztausweis: zwei Transport-PINs ändern

Den elektronischen Zahnarztausweis gibt die Landeszahnärztekammer Hessen heraus, beantragt wird er bei einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter.

Karte und PIN-Brief kommen getrennt. Vor der ersten Anmeldung im KZV-Portal muss die Zahnärztin die Karte beim Hersteller freischalten und beide Transport-PINs ändern, die für die Anmeldung (PIN.CH) und die für die Signatur (PIN.QES). Das Portal fragt danach die geänderte PIN.CH ab. In einer FAQ, die die Kammer bereitstellt, heißt der Ausweis „persönlich“ und „nicht übertragbar“. Beide PINs liegen deshalb nicht im Tresor der Praxis, auch nicht im persönlichen Bereich, an den Verantwortliche über die Kontowiederherstellung kämen. Die Gültigkeit beträgt laut FAQ in der Regel fünf Jahre. Das Ablaufdatum jedes Ausweises steht als Notiz bei der Praxisleitung.

Praxisausweis: die PIN nach jedem Neustart

Den Praxisausweis (SMC-B) beantragt die Praxis über die KZV, ausgegeben wird er nur, wenn in der Praxis schon ein Zahnarztausweis vorhanden ist. Anders als der Zahnarztausweis gehört er der Praxis und keiner einzelnen Person. Laut der FAQ, die die Kammer bereitstellt, muss nach jedem Einschalten des Kartenterminals jemand seine PIN erneut eingeben, sonst baut der Konnektor keine Verbindung zur TI auf.

Startet das Terminal nach einem Stromausfall neu, braucht die Rezeption diese PIN sofort. Legen Sie sie im Tresor in eine Sammlung „TI“ für zwei oder drei benannte Personen. Das erlauben die Antrags-, Nutzungs- und Sperrregelungen der KZV Hessen (Version 1.3, gültig seit 1. April 2026) in Ziffer 5: Assistenzpersonal und angestellte Zahnärzte dürfen die PIN kennen, soweit ihre Arbeit es erfordert.

Für die PUK ist die Regel enger. Nach Ziffer 4.1 verwalten die Kartenverantwortlichen PIN und PUK, und die PUK geben sie nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weiter. Der PIN/PUK-Brief bleibt deshalb verschlossen bei der Inhaberin, getrennt von der Karte, und im Tresor notiert sie nur, wo er liegt. Die Administrationsdaten des Konnektors stehen in einer eigenen Sammlung, die außer der Inhaberin nur Ihr IT-Dienstleister mit seinem eigenen Konto sieht.

Kammerportal mit LZKH ID: Ausbildungsvertrag und Röntgen

Seit Juli 2023 erledigen Mitglieder im Portal der Kammer zum Beispiel Ausbildungsverträge, die An- und Abmeldung von Röntgeneinrichtungen und Änderungen ihrer Mitgliederdaten. Angemeldet wird mit der App LZKH ID: Die Zahnärztin trägt am Rechner ihren Benutzernamen ein und bestätigt in der App. Für die Erstregistrierung schickt die Kammer einen Code per Post, und die Anleitung nennt dafür das private Mobilgerät.

Die Kammer beschreibt den Zugang als Zugang für zahnärztliche Mitglieder, einen eigenen Zugang für Praxismitarbeitende nennt sie nicht. Auch wenn eine ZFA den Ausbildungsvertrag für die nächste Auszubildende vorbereitet, braucht es zum Absenden also die Zahnärztin mit ihrer App. Planen Sie solche Vorgänge vor Urlaub und Kongressen ein.

Beispiel: eine oralchirurgische Praxis nach dem Stromausfall

Ein erfundener Fall: Eine Oralchirurgin führt ihre Überweiserpraxis mit einer angestellten Kollegin, sieben ZFA und zwei Auszubildenden. Nach einem Stromausfall am Wochenende verlangte das Kartenterminal am Montag die PIN des Praxisausweises. Die kannte nur die Inhaberin, und die war auf einer Fortbildung. Bis mittags las die Rezeption keine Gesundheitskarte ein.

Heute steht die PIN in der Sammlung „TI“, die die Praxismanagerin und zwei ZFA am Empfang öffnen. Die beiden Zahnarztausweise und die KZVH IDs bleiben bei den Ärztinnen. In „Praxisleitung“ liegen die Ablaufdaten der Ausweise, der Eintrag für ein verlorenes Handy und die Zugänge, die nur die Inhaberin nutzt. Wie Sie die Sammlungen für das Team zuschneiden, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Als Eigentümerin der Organisation räumt die Inhaberin ihrer angestellten Kollegin einen Notfallzugang ein. Übernimmt die Kollegin im Ernstfall das Konto, sieht sie alle Sammlungen der Inhaberin und kann als Eigentümerin auch Konten des Teams wiederherstellen. Deshalb liegt in diesen Sammlungen nichts, was sie nicht nutzen darf, und die Inhaberin räumt den Zugang nur einer Person ein, der sie die Praxis im Ernstfall anvertraut. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Datenschutz, Vertrag und Verschwiegenheit

Aufsicht für den Datenschutz in Ihrer Praxis ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Mit uns schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch zusätzlich. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Den Server mietet Ihre Praxis selbst bei netcup, den Tresor darauf richten wir per Fernwartung ein. Wie das für Ihre Praxis aussähe, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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