Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Frankfurt am Main

Eine Kammer für ganz Hessen mit 9.213 Mitgliedern

Die Steuerberaterkammer Hessen hat ihre Geschäftsstelle in der Europa-Allee 52 in Frankfurt am Main, ihr Kammerbezirk ist das ganze Land. Laut Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer gehörten ihr am 1. Januar 2026 insgesamt 9.213 Mitglieder an, 0,7 Prozent mehr als ein Jahr zuvor. Darunter sind 7.898 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 85 Steuerbevollmächtigte und 1.197 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften. Die Aufsicht über den Datenschutz in den Kanzleien führt der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Ausgebildet haben die hessischen Kanzleien zum Stichtag 1.123 Steuerfachangestellte, 403 davon im ersten Lehrjahr. Gemessen an den Mitgliedern ergibt das eine Ausbildungsquote von 12,2 Prozent, im Bundesgebiet sind es 16,1 Prozent. Ein Konto im Tresor für jede Auszubildende kostet nichts extra, sie sieht nur die Sammlungen ihrer Abteilung. Verlässt jemand nach der Prüfung die Kanzlei, gilt die Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Das Vorsorgeprädikat fragt nach den digitalen Zugangsdaten

Mit dem Prädikat „Vorgesorgt! Kanzlei mit Notfallvorsorge“ zeichnet die Kammer Mitglieder aus, die allein eine Kanzlei führen oder als alleinige Gesellschafter-Geschäftsführer einer Berufsausübungsgesellschaft arbeiten. Wer es beantragt, legt einen Vorsorgeplan mit Regeln für Vertretung und Praxisabwicklung vor. Die Prüfung kostet nichts, das Prädikat gilt fünf Jahre.

Im Fragebogen zum Antrag (Stand 11.07.2025) kreuzt der Antragsteller unter anderem an, dass für seinen Vertreter eine aktuelle Mandantenliste und alle benötigten digitalen Zugangsdaten bereitliegen und dass der Vertreter weiß, wo sie hinterlegt sind. Ein weiterer Punkt: Vertreter und Vertretener prüfen mindestens einmal im Jahr in einem gemeinsamen Gespräch, ob sich etwas geändert hat. Der Vertreter muss nach § 69 StBerG selbst Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter sein.

Hinterlegen lassen sich die Zugangsdaten auch im Tresor. Die Inhaberin, als Eigentümerin der Organisation im Tresor, räumt dem Vertreter einen Notfallzugang ein. Nach einer vereinbarten Wartezeit übernimmt er ihr Konto und sieht dann alle Sammlungen, die ihr zugewiesen sind. Wie lange die Wartezeit ist und wer bestätigt, legen wir bei der Einrichtung fest.

Mit dem Konto übernimmt der Vertreter auch die Rolle als Eigentümer. Er kann dann über die Kontowiederherstellung die Master-Passwörter der Mitarbeiter zurücksetzen und damit deren Konten öffnen. Räumen Sie den Notfallzugang deshalb nur dem Kollegen ein, dem Sie im Ernstfall ohnehin die Kanzlei anvertrauen. Ob Ihr Vorsorgeplan für das Prädikat reicht, prüft die Kammer. Der Tresor ist darin nur ein möglicher Ort für die Zugangsdaten, mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Vertreter beim beSt bekommt

Wie der Vertreter an das besondere elektronische Steuerberaterpostfach kommt, steht ebenfalls im Fragebogen: Ist er im Berufsregister eingetragen, sieht er im Self-Service des beSt die Metadaten der eingehenden Nachrichten, also Eingangsdatum und Absender, nicht aber den Inhalt. Die Absender bittet er, ihre Nachrichten noch einmal an sein eigenes Postfach zu schicken. Der Vertretene kann ihm zusätzlich Zugang zu seinem Postfach geben wie einem Mitarbeiter. Für die Vollmachtsdatenbank muss der Vertreter eingetragen sein, und bei der Kammer muss ein gültiger Mitgliedsausweis oder eine Smartcard für ihn hinterlegt sein.

Der Weg zum beSt führt also über die Kammer und nicht über den Tresor. Smartcard, PIN und Zertifikat des beSt kommen dort nicht hinein. In einer Sammlung sähen sie Eigentümer und Administratoren, die jede Sammlung sehen, und den persönlichen Bereich eines Kontos könnten diese über die Kontowiederherstellung öffnen. Was die Verordnung zur Steuerberaterplattform über diese Zugangsmittel sagt, fasst die Seite Passwort-Manager für Steuerberater zusammen.

Datenschutz: Muster der Kammer und Prüfliste für das Homeoffice

Auf ihrer Seite zur Datenschutz-Grundverordnung verlinkt die Kammer für die Dienstleister einer Kanzlei ein Muster der Bundessteuerberaterkammer, eine Zusatzvereinbarung zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Damit verpflichtet die Kanzlei ihre Dienstleister in Textform zur Verschwiegenheit, wie es § 62a StBerG verlangt.

Zum Angebot von Passwortheld gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, etwa nach diesem Muster, unterschreiben wir auf Wunsch. Die Einträge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wir können sie nicht lesen. Ob das Ihre Pflichten erfüllt, beurteilen Sie selbst, dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Daneben steht dort eine Prüfliste der Bundessteuerberaterkammer zum Datenschutz im Homeoffice. Sie fragt unter anderem, ob es eine Passwortregelung für Logins gibt und ob für Logins die Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt wird. Am Tresor gilt bei uns die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wie eine schriftliche Regel aussehen kann, beschreibt der Ratgeber Passwortrichtlinie für Unternehmen.

Beispiel: eine Steuerberatungs-GmbH mit nur einer Berufsträgerin

Ein erfundener Fall: Die Gesellschafterin ist zugleich einzige Geschäftsführerin und einzige Steuerberaterin der GmbH. Für sie arbeiten drei Steuerfachangestellte, eine Lohnbuchhalterin in Teilzeit und eine Auszubildende. Die Zugangsdaten für den Notfall lagen bisher in einem verschlossenen Umschlag im Safe, zuletzt 2022 aktualisiert. Der Steuerberater, der sie vertreten soll, wusste nur, dass es den Umschlag gibt.

Für den Antrag auf das Vorsorgeprädikat ordnet sie die Zugänge neu. Die Sammlung „Kanzlei“ mit Telefonanlage, Router, Website und der Verwaltung der Kanzleisoftware sehen sie und eine Steuerfachangestellte. Die Sammlung „Lohn“ öffnen die Lohnbuchhalterin und sie. Eine dritte Sammlung nur für die Geschäftsführerin enthält das Portal der Berufshaftpflichtversicherung, das Konto beim Domain-Anbieter und den Mietvertrag der Kanzlei als Anhang. Sie ist Eigentümerin der Organisation im Tresor. Deshalb kommt ihr Kollege mit dem Notfallzugang im Ernstfall an alle drei Sammlungen. Das beSt gehört nicht dazu. Nicht übertragbar ist nach § 16 Abs. 2 StBPPV das Recht, Dokumente mit nicht-qualifizierter elektronischer Signatur für die GmbH zu versenden, es steht ihr als vertretungsberechtigter Steuerberaterin zu. Zugang zum Postfach darf sie Mitarbeiterinnen nach Abs. 1 geben, das Zertifikats-Passwort aber nicht im Klartext, und nach Abs. 5 hält sie fest, wem sie ihn wann erteilt und entzogen hat. Smartcard, PIN, Schlüssel und Zertifikats-Passwort des beSt verwahrt sie trotzdem außerhalb des Tresors.

Beim jährlichen Gespräch, das der Fragebogen vorsieht, geht sie mit ihm die Liste der Einträge durch. Öffnen kann er sie erst nach einer Übernahme, dann allerdings auch die Kontowiederherstellung für ihre fünf Mitarbeiterinnen nutzen. Auch das gehört zum Gespräch, denn im Ernstfall führt er die Kanzlei weiter. Den Umschlag im Safe gibt es nicht mehr. Wie Sie Einträge beim Umzug sauber aufteilen, zeigt der Ratgeber Passwörter im Team teilen. Wir betreuen den Tresor per Fernwartung aus Dresden, alles Weitere klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Frankfurt am Main