Passwort-Manager in Köln: wer im Notfall an die Zugänge kommt

Fast die Hälfte der Betriebe hat keine Angestellten

Das Amt für Stadtentwicklung und Statistik hat das Unternehmensregister von IT.NRW für das Jahr 2023 ausgewertet. Danach gibt es in der Stadt 58.900 Betriebe. 28.800 davon kommen ohne sozialversicherungspflichtig Beschäftigte aus, weitere 22.900 haben eine bis neun solcher Stellen. Nur rund 350 Betriebe zählen 250 Beschäftigte oder mehr, in ihnen arbeitet aber knapp die Hälfte aller Beschäftigten. Wer allein arbeitet, braucht selten einen gemeinsamen Tresor. Interessant wird er für die rund 30.000 Betriebe mit Beschäftigten, in denen mehrere Leute dieselben Zugänge nutzen.

Fünf Kernbranchen hebt die Statistik der Stadt hervor. Zusammen stellen sie knapp die Hälfte der Arbeitsplätze:

Die IHK führte im Juni 2025 in der Stadt 81.375 Mitgliedsunternehmen, im ganzen Kammerbezirk 151.085. Für das Handwerk ist die Handwerkskammer zu Köln zuständig. In ihrem Bezirk, zu dem auch Bonn gehört, waren zum 31.12.2025 genau 33.596 Betriebe eingetragen.

Das Notfall-Handbuch der IHK und die Frage nach den Passwörtern

Für den Fall, dass die Chefin oder der Chef plötzlich ausfällt, bietet die IHK ein beschreibbares Notfall-Handbuch an. Sie rät zu einem „Notfallkoffer“ mit Vollmachten, Vertretungsplan und einer Dokumentenmappe, in der unter anderem Bankverbindungen und Passwörter liegen. Prüfen soll der Betrieb das Handbuch mindestens einmal im Jahr.

Eine Passwortliste auf Papier stimmt nur bis zur nächsten Änderung, und wer die Mappe in die Hand bekommt, kann alles lesen. Mit einem gemeinsamen Tresor steht im Handbuch stattdessen, unter welcher Adresse der Tresor läuft und welche Vertrauensperson den Notfallzugang hat. Übernimmt diese Person nach der vereinbarten Wartezeit das Konto der Geschäftsführung, sieht sie deren Sammlungen. Das gilt, wenn die Geschäftsführung im Tresor Eigentümerin der Organisation ist. Den genauen Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest. Was sonst in den Notfallplan gehört, beschreibt der Ratgeber IT-Notfallplan: Zugänge.

Workshops mit der Polizei, Beratung bei der Handwerkskammer

Gemeinsam mit der Polizei Köln und dem Landeskompetenzzentrum DIGITAL.SICHER.NRW veranstaltet die IHK regelmäßig die kostenfreie Reihe „Cyberangriffe erkennen und abwehren“ im Digitalen Beratungszentrum des Polizeipräsidiums: Fälle aus der Polizeiarbeit, ein Workshop zum Mitmachen und kurze Trainings. Die aktuellen Termine stehen auf der Seite der IHK. Über ihre Digitalisierungssprechstunde vermittelt sie außerdem kostenfreie Ansprechpartner zu Sicherheitsfragen, etwa aus dem Kompetenzzentrum oder von der Polizei. Die Angebote des Landes stehen auf der Seite für Nordrhein-Westfalen.

Die Handwerkskammer berät ihre Mitgliedsbetriebe kostenfrei und einzeln zu Digitalisierung und IT. Unter IT-Sicherheit und Datenschutz nennt sie Virenschutz und Firewall, sichere Datenverbindungen und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Geräten.

Was die großen Branchen bei Zugängen beachten

Banken und Versicherungen

Allein die Versicherungen kommen laut Unternehmensregister auf 13.676 Beschäftigte. Im Umfeld arbeiten Makler und Agenturen, die sich bei mehreren Gesellschaften anmelden. Eine Kennung, die eine Gesellschaft einer bestimmten Person zuteilt, bleibt bei dieser Person. Teilen lassen sich die Zugänge des Büros. Wie ein Maklerbüro beides trennt, zeigt die Seite für Versicherungsmakler.

IT-Dienstleister

Die Dienstleistungen der Informationstechnologie sind mit 30.643 Beschäftigten die viertgrößte Einzelbranche der Stadt. Bei einem IT-Dienstleister liegen Server, Domains und Cloud-Konten seiner Kunden. Arbeitet ein Freier an einem Projekt mit, bekommt er ein eigenes Konto, das nur die Sammlung dieses Projekts sieht, ohne Aufpreis. Schlüssel von Anwendungen gehören in die Geheimnisverwaltung des Systems, das sie nutzt. In den Tresor kommt der Zugang zum Dashboard, über das sich die Schlüssel erneuern lassen. Mehr dazu auf der Seite für Softwareentwickler.

Gesundheit, Recht und Steuern

Das Gesundheitswesen ist mit 46.592 Beschäftigten die größte Einzelbranche. In einer Praxis bleiben der Heilberufsausweis und seine PIN bei der Person, auf die er ausgestellt ist, wie die Seite für Arztpraxen erklärt. Auf Rechts- und Steuerberatung sowie Wirtschaftsprüfung entfallen 16.527 Beschäftigte. Kammern und Gerichte dieser Berufe stehen auf den Seiten für Anwälte und Steuerberater in der Stadt.

Beispiel: ein Großhandel füllt das Notfall-Handbuch aus

Der Großhandel ist mit 30.837 Beschäftigten die drittgrößte Branche der Stadt. Ein erfundener Fall: Ein Großhändler für Friseurbedarf beschäftigt zwölf Leute, darunter seine Tochter als Prokuristin, vier Kräfte im Lager, drei im Vertrieb und zwei in der Buchhaltung. Beim Ausfüllen des Notfall-Handbuchs merkt der Inhaber, dass er die meisten Passwörter im Kopf hat und der Rest auf Zetteln im Lager klebt.

• Vertrieb: Verwaltung des eigenen B2B-Shops, Händlerkonto auf einem Online-Marktplatz, Versandprogramm für den Newsletter. Zugriff: Vertrieb und Prokuristin.
• Lager: Kundenkonten bei Spedition und Paketdienst, WLAN der Halle, Etikettendrucker. Zugriff: alle Lagerkräfte, an einem gemeinsamen PC, an dem sich jeder mit seinem eigenen Konto an- und abmeldet.
• Geschäftsführung: Domain, Versicherungen, Portal des Leasinggebers für die Lieferwagen. Zugriff: Inhaber.

Das Onlinebanking kommt in keine Sammlung. Prokuristin und Buchhaltung bekommen bei der Bank eigene Zugänge mit Vollmacht, wie es der Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschreibt. Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation und räumt seiner Tochter den Notfallzugang ein. Im Handbuch steht jetzt nur noch, wo der Tresor zu finden ist und dass sie diesen Zugang hat. Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Betreut aus Dresden, betrieben auf Ihrem eigenen Server

Schönfelder EDV hat seinen Sitz in Dresden und richtet den Tresor per Fernwartung ein. Ihr Betrieb mietet dafür einen kleinen Server bei netcup auf den eigenen Namen. Wir halten ihn aktuell und achten darauf, dass er erreichbar bleibt. Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, die Servermiete ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. zahlen Sie direkt an netcup. Wie sich das bei wachsendem Team rechnet, steht unter Was ein Passwort-Manager kostet. Ob es für Ihren Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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