Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Köln: KZV, Kammer, Team

568 Zahnarztpraxen im Jahr 2024, 76 weniger als 2015

Laut Statistischem Jahrbuch der Stadt Köln 2025 gab es 2024 in der Stadt 568 Zahnarztpraxen. 2015 waren es 644. Gezählt sind Betriebe im Unternehmensregister von IT.NRW, nicht einzelne Zahnärztinnen.

Wer dort arbeitet, verschiebt sich ebenfalls. Im ganzen Kammerbereich Nordrhein sank die Zahl der niedergelassenen Mitglieder der Zahnärztekammer von 4.859 Ende 2024 auf 4.781 Ende 2025, die der angestellten stieg von 3.929 auf 4.209. Jede angestellte Zahnärztin braucht ihren eigenen Ausweis und eigene Zugänge, das Team teilt sich den Rest. Welche Zugänge eine Zahnarztpraxis allgemein hat, steht auf der Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

KZV und Kammer unter einer Adresse an der Aachener Straße

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein hat ihre Hauptverwaltung in der Lindemannstraße in Düsseldorf, die Zahnärztekammer Nordrhein sitzt in Neuss. In Köln teilen sich beide ein Haus: An der Aachener Straße 201 liegen die Verwaltungsstelle der KZV und die Bezirksstelle der Kammer. Bei Fragen zu myKZV, Online-Abrechnung und Telematik hilft die technische Hotline der KZV unter 0211 9684-180.

Im Rheinischen Zahnärzteblatt 03/2026 fasst die KZV die IT-Sicherheitsrichtlinie für den Praxisalltag zusammen. Für den Umgang mit Zugängen stehen darin vier Punkte: Administrationszugänge sicher verwahren, Zuständigkeiten und Vertretungen im IT-Bereich festlegen, beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin sämtliche Zugänge sofort sperren und externen IT-Dienstleistern nur die nötigen Rechte geben. Die Richtlinie selbst legen die Bundesvereinigungen nach § 390 SGB V fest.

myKZV: persönliche Karte oder myKZV-ID

Ins Serviceportal myKZV kommt die Zahnärztin laut KZV mit ihrer persönlichen Signaturkarte und ihrer persönlichen Karten-PIN. Angenommen werden Karten mit dem Berufsattribut „Zahnarzt“, also der elektronische Zahnarztausweis. Statt der Karte kann sie die App myKZV-ID nutzen, die sie zuerst mit ihrem Ausweis verknüpft und die zwei getrennte Geräte braucht, etwa Smartphone und Rechner.

Einen eigenen Zugang für das Team beschreibt die KZV auf ihrer Seite zu myKZV nicht. Im Tresor bekommt myKZV deshalb keinen Eintrag, weder in einer Sammlung noch im persönlichen Bereich. Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme sonst auch an den persönlichen Bereich der Zahnärztin (siehe Master-Passwort).

Praxisausweis und eZahnarztausweis: PIN und PUK nie an Dritte

Für den Praxisausweis (SMC-B) schreibt die KZV: PIN und PUK sicher und getrennt von der Karte aufbewahren und niemals an Dritte weitergeben. Die Karte gilt bis zu fünf Jahre. Kommt die neue, muss sie im Konnektor neu eingerichtet werden, und die alte Karte lässt die Praxis umgehend sperren, bei der KZV oder beim Kartenanbieter. Dasselbe gilt bei Diebstahl, Verlust oder vorzeitiger Praxisaufgabe.

Der Praxisausweis gehört der Praxis, nicht einer Person. Wer PIN und PUK kennen darf, legt das Regelwerk der KZV zum Praxisausweis (Stand 01.04.2026) fest: Die PIN geht nach Ziffer 5 an Mitarbeiterinnen, die sie für ihre Aufgaben brauchen. Die PUK verwalten nach Ziffer 4.1 die Kartenverantwortlichen, weitergeben dürfen sie sie nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche.

Im Tresor steht deshalb nur die PIN, in einer Sammlung für diese Mitarbeiterinnen. In die Sammlung Ihres IT-Dienstleisters gehört sie nicht, er ist ein Dritter. Den PIN/PUK-Brief scannt die Inhaberin nicht ein, sie verwahrt ihn verschlossen und getrennt von der Karte. Ehrlich dazu: Wer Eigentümer oder Administrator der Organisation ist, öffnet über die Verwaltungsansicht jede Sammlung und käme so auch an einen Scan der PUK.

Den elektronischen Zahnarztausweis gibt die Zahnärztekammer Nordrhein aus, und laut KZV braucht jede Zahnärztin der Praxis einen eigenen, auch Vertreter und Assistenten. Seine PINs und die PUK stehen aus demselben Grund wie bei myKZV nirgends im Tresor der Praxis.

Bei KIM, dem Maildienst der TI, wählt die Praxis zwischen einer praxisgebundenen Adresse, auf die mehrere Mitarbeiterinnen zugreifen, und einer personengebundenen nur für die Inhaberin des Ausweises. Den Brief des KIM-Anbieters mit den Zugangsdaten hängen Sie als Datei an einen Eintrag in der Sammlung der Praxisleitung. Bei einem Anbieterwechsel muss die Praxis laut KZV vorher alle Nachrichten abrufen und das KIM-Konto aus der Praxissoftware entfernen.

Beispiel: eine Praxis tauscht ihren Praxisausweis

Ein erfundener Fall: eine Zahnärztin mit eigener Praxis, eine angestellte Zahnärztin, eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin und vier ZFA. Nach fünf Jahren läuft der Praxisausweis ab. Beim Tausch zeigt sich, dass PIN und PUK der alten Karte seit der Einrichtung im Ordner „TI“ des IT-Dienstleisters liegen, und in einer Textdatei auf dem Rechner der Verwaltungsassistentin ebenfalls.

Die Inhaberin lässt die alte Karte sperren, trägt die PIN der neuen in „Verwaltung“ ein, legt den neuen PIN/PUK-Brief in den Praxissafe und löscht die Textdatei. Den Eintrag im Ordner des IT-Dienstleisters löscht sie ebenfalls. Warum solche Dateien ein Risiko sind, beschreibt der Ratgeber Passwörter in Excel. In „Praxisleitung“ hängt der Zugangsbrief für die praxisgebundene KIM-Adresse, daneben steht eine Notiz, wo der PIN/PUK-Brief liegt. „Technik“ mit Router und Konnektor-Verwaltung sehen Inhaberin und IT-Dienstleister, er arbeitet mit eigenem Konto ohne Aufpreis. „Verwaltung“ mit Portal des Dentallabors, Materialbestellung, Online-Terminvergabe und Praxis-Postfach bearbeitet die Verwaltungsassistentin, die ZFA am Empfang haben dort Leserechte. Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation und allen drei Sammlungen zugewiesen. Konten wiederherstellen darf nur sie.

Die angestellte Zahnärztin hat ihren eigenen Ausweis, ihre PIN kennt nur sie. Fährt die Verwaltungsassistentin in Urlaub, gibt die Inhaberin einer ZFA für zwei Wochen Bearbeitungsrechte an „Verwaltung“ und stellt danach wieder auf Lesen um. Verlässt jemand die Praxis, sperrt die Inhaberin das Konto im Tresor und ändert die Passwörter der Sammlungen, die diese Person sehen konnte, nach der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

Aufsicht, Vertrag und Verschwiegenheit

Ansprechpartnerin bei Fragen zur DSGVO ist laut KZV die Zahnärztekammer Nordrhein, die Aufsicht über Praxen im Land führt die LDI NRW. Mehr zu ihr und zum Meldeweg bei Datenpannen steht auf der Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Ihre Passwörter können wir nicht lesen, die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot, und auf Wunsch unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, auch nach einem Muster der KZV oder der Kammer. Wie Sie die Sammlungen in Ihrer Praxis schneiden, klären wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Köln