Passwort-Manager für Maklerbüros: Extranets, Rechner und Pool im Griff

Extranets, Rechner und Pool: die Zugänge eines Maklerbüros

Ein Makler ist an keinen Versicherer gebunden und arbeitet deshalb mit vielen. Für jede Gesellschaft, mit der eine Courtagevereinbarung besteht, kommt mindestens eine Kennung dazu. Dazu kommen Werkzeuge, die über alle Gesellschaften hinweg arbeiten:

• Extranets der Versicherer: Bestandsübersicht, Antragsstrecken, Schadenmeldung, Courtageabrechnung und der digitale Postkorb.
• Gemeinsames Login der Branche: ein Konto, über das sich Makler an den Portalen mehrerer Versicherer anmelden.
• Maklerverwaltungsprogramm: Kundenakten, Verträge und Dokumente, ein Benutzer je Person und ein Administratorkonto. Dazu das Zertifikat oder die Zugangsdaten, mit denen das Programm die Post der Versicherer automatisch abholt.
• Vergleichsrechner und Tarifsoftware: Lizenzen für Sach-, Kranken- und Vorsorgetarife, je nach Anbieter für einen Arbeitsplatz, eine Person oder das ganze Büro.
• Maklerpool oder Verbund: Wer darüber Verträge einreicht, hat dort ein weiteres Portal mit Rechnern, Antragsweg und eigener Abrechnung.
• Büro: Verwaltung von Kundenportal oder Kunden-App, E-Mail-Postfächer, Website, Telefonanlage.

Manche dieser Konten vergibt der Anbieter an das Büro, andere an eine einzelne Person. Was gilt, steht in den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Portals. Lesen Sie dort nach, bevor Sie ein Konto in eine gemeinsame Sammlung legen.

Branchen-Login: ein Konto für viele Gesellschaften

Versicherer und Maklerverbände tragen gemeinsam einen Verein, der ein Anmeldeverfahren für ungebundene Vermittler anbietet. Mit einem Konto steigt der Makler in die Portale der angeschlossenen Gesellschaften ein. Nach der Kurzvorstellung der Initiative (Stand 31.08.2026) sind das bis zu 54 Versicherer, für ungebundene Vermittler ist das Konto kostenlos. Angemeldet wird mit zweitem Faktor, als Code per SMS (mobileTAN) oder über eine App mit zeitbasierten Codes. Für das Verwaltungsprogramm gibt es ein digitales Zertifikat, mit dem es laut Kurzvorstellung Daten von bis zu 15 Versicherern abholt.

Wer dieses Konto hat, kommt also an die Bestände vieler Gesellschaften. Läuft der zweite Faktor als SMS auf das Diensthandy des Inhabers und ist er gerade beim Kunden, muss der Innendienst ihn für jede neue Anmeldung anrufen. Ein Passwort-Tresor kann keine SMS empfangen. Der Code bleibt an die Rufnummer gebunden, egal wo das Passwort liegt.

Klären Sie deshalb zuerst beim Maklerservice des Verfahrens und bei Ihren Gesellschaften, ob Ihre Mitarbeiter eigene Konten bekommen können. Wen ein Versicherer für sein Portal freischaltet, legt jede Gesellschaft selbst fest. Danach lohnt die Umstellung des zweiten Faktors von der SMS auf eine App, wo das angeboten wird. Zeigt der Anbieter dabei den geheimen Schlüssel an, kann er beim Zugang im Tresor liegen. Dann ruft jede berechtigte Person den Code selbst ab. Was das für die Sicherheit bedeutet, beschreibt der Ratgeber Bestätigungscodes im Team teilen. Am Tresor selbst meldet sich jeder Mitarbeiter mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an, das richten wir als Pflicht ein. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Erlaubnis, Register und Weiterbildung sind Sache der Personen

Wer gewerbsmäßig Versicherungen vermittelt, braucht nach § 34d GewO eine Erlaubnis der Industrie- und Handelskammer. Darin steht, ob sie einem Vertreter oder einem Makler erteilt ist. Nach Absatz 10 lassen Sie sich und die Personen, die bei Ihnen für die Vermittlung leitend verantwortlich sind, unverzüglich in das Vermittlerregister eintragen. Ändern sich die gespeicherten Angaben, melden Sie das ebenfalls unverzüglich. Das Register ist öffentlich und über die Registrierungsnummer abrufbar.

Absatz 9 verlangt 15 Stunden Weiterbildung im Jahr, von Ihnen selbst und von den Beschäftigten, die unmittelbar an der Vermittlung mitwirken. § 7 der Versicherungsvermittlungsverordnung regelt die Nachweise: Name, Datum, Umfang, Inhalt und Bezeichnung der Maßnahme sowie Anbieter. Sie sammeln diese Nachweise für sich und Ihre Beschäftigten und bewahren sie fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger in den Geschäftsräumen auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Maßnahme.

Für die Zugänge folgt daraus zweierlei. Das Konto bei einem Weiterbildungsportal, auf dem die Stunden einer Person gesammelt werden, gehört dieser Person und nicht in eine Sammlung des Büros. Die Nachweise selbst gehören in die Ablage, die fünf Jahre hält. Der Tresor ist für Zugangsdaten gedacht und ersetzt diese Ablage nicht. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Kundendaten bleiben im Verwaltungsprogramm

In einem Maklerbüro liegen Angaben, die Kunden sonst kaum jemandem geben: Einkommen für die Vorsorge, Vorerkrankungen aus dem Antrag zur Berufsunfähigkeit, Inventarlisten von Betrieben. Diese Unterlagen gehören in das Verwaltungsprogramm und nicht als Anhang in den Tresor. Im Tresor liegen die Schlüssel zu den Systemen, in denen diese Daten stehen.

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Sie werden erst auf den Geräten Ihres Teams entschlüsselt, wir als Betreiber können weder Passwörter noch Notizen oder Anhänge lesen. Sichtbar sind für uns Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Der Server läuft auf den Namen Ihres Büros in einem deutschen Rechenzentrum von netcup. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot.

Sammlungen nach Sparten und Aufgaben

Im Tresor liegen Zugänge in Sammlungen, und für jede Sammlung legen Sie fest, wer sie öffnet. Im Maklerbüro passt eine Einteilung nach Sparten und nach Aufgaben besser als nach Abteilungen, die es bei vier Personen ohnehin nicht gibt.

Zugangsdaten, PIN und TAN-Verfahren fürs Onlinebanking legen Sie nicht im Tresor ab. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Den Vorschlag passen wir bei der Einrichtung an Ihr Büro an. Wie Sie Zugänge danach über den Tresor statt per E-Mail weitergeben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: Gewerbemakler mit einem freien Untervermittler

Ein erfundenes Büro, das vor allem Handwerksbetriebe versichert: der Inhaber, eine Kollegin für Fuhrparks und Kfz-Flotten, ein Kollege für Betriebshaftpflicht und Inhaltsversicherung, eine Auszubildende. Dazu kommt ein selbständiger Untervermittler, der Kunden aus seinem Netzwerk bringt und mit den Rechnern des Büros arbeitet.

Bisher lief das Branchen-Login über das Diensthandy des Inhabers. Die Passwörter der Rechner standen in einer Tabelle, die der Untervermittler per E-Mail bekommen hatte. Warum Tabellen dafür ungeeignet sind, erklärt der Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.

Nach der Umstellung hat der Inhaber bei den Gesellschaften, die das anbieten, eigene Kennungen für seine beiden Fachleute beantragt. Die Kollegin für Fuhrparks öffnet „Versicherer Sach und Gewerbe“ und „Rechner und Pool“, die Auszubildende nur „Büro und Kunden“. Der Untervermittler hat ein eigenes Konto im Tresor und sieht ausschließlich „Rechner und Pool“. Dass die Lizenzen der Rechner auch für ihn gelten, hat der Inhaber vorher bei den Anbietern geklärt. Endet die Zusammenarbeit, sperrt der Inhaber dieses Konto.

„Inhaber und Technik“ öffnet nur der Inhaber selbst, er ist Eigentümer der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass er länger ausfällt, hat er der Kollegin für Fuhrparks einen Notfallzugang eingeräumt. Wie so ein Zugang abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn jemand aus dem Innendienst geht

1. Tresor: Der Verantwortliche in Ihrem Büro sperrt das Konto. Passwörter, die die Person kannte, ändern Sie trotzdem. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte.
2. Versicherer, Pool und Rechner: Eigene Kennungen der Person lassen Sie bei jeder Gesellschaft und beim Pool deaktivieren. Jedes Portal hat dafür einen eigenen Weg, deshalb hilft eine Liste der Gesellschaften, bei denen sie eine Kennung hatte.
3. Verwaltungsprogramm: Den Benutzer deaktivieren und prüfen, ob auf ihn Abrufe oder Wiedervorlagen eingerichtet waren.
4. Register: War die Person im Vermittlerregister als leitend verantwortlich eingetragen, ist ihr Weggang eine Änderung der Registerdaten, die Sie Ihrer IHK unverzüglich melden.
5. Nachweise: Die Weiterbildungsnachweise der Person bleiben die fünf Jahre in der Ablage des Büros.

Die Schritte für alle übrigen Zugänge stehen in der Checkliste für Passwörter, wenn ein Mitarbeiter geht.

Kosten für das Maklerbüro

Ob zwei oder zwölf Personen und Untervermittler im Tresor arbeiten, der Preis bleibt gleich: 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung, 12 Monate Mindestlaufzeit, die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet Ihr Büro selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportiert Ihr Büro den Tresor selbst. Hilfe im Alltag ist nicht im Preis, wir rechnen sie mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. ab, je angefangener Viertelstunde.

Mit Portalen und Kundendaten arbeiten auch Immobilienmakler, ihre Seite zeigt die Aufteilung dort. Ob der Tresor zu Ihrem Büro passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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