Passwort-Manager für Ferienwohnungen: Portale, Schlösser, Reinigung

Gewerbliche Vermieter mit mehreren Wohnungen

Passwortheld schließt Verträge nur mit Unternehmern. Nach § 14 BGB ist das, wer bei Abschluss des Vertrags in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Ob Ihre Vermietung so einzuordnen ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Wer eine einzige Wohnung allein betreut, kommt mit dem eigenen Kopf und einem guten Passwort für das Postfach meist aus. Ein gemeinsamer Tresor rechnet sich, sobald andere Menschen an die Zugänge müssen: eine Reinigungsfirma, ein Hausmeister, der Partner, der die Buchhaltung macht, oder eine Mitarbeiterin im Büro, die Anfragen beantwortet.

Mehrere Portale hängen an einem Postfach

Wer mehrere Wohnungen vermietet, inseriert meist auf mehr als einem Buchungsportal. Dazu kommen eine Vermietungssoftware oder ein Channel-Manager, der die Kalender abgleicht, die eigene Website mit Buchungskalender und ein Zahlungsdienst für Direktbuchungen, außerdem Bewertungsprofile und das Postfach, über das die Gäste schreiben.

Steht bei all diesen Diensten dasselbe Postfach als Anmeldename, kann jemand, der dieses Postfach übernimmt, über „Passwort vergessen“ die anderen Konten zurücksetzen. Sichern Sie deshalb zuerst das Postfach ab, mit einem langen, nur dort genutzten Passwort und einem zweiten Faktor. Kann ein Portal Codes per Authenticator-App erzeugen, legen Sie den geheimen Schlüssel im Tresor ab, dann bekommt auch die Kollegin im Büro den Code. Codes per SMS bleiben an der Rufnummer hängen, die kann kein Tresor empfangen. Wie das im Team funktioniert, steht im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Weil dann auch die Codes im Tresor liegen, muss der Tresor selbst gut verschlossen sein. Jeder Mitarbeiter meldet sich dort mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an, diese Pflicht schalten wir bei der Einrichtung ein. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wie Angreifer die Partnerkonten von Unterkünften übernehmen und Gäste mit echten Buchungsdaten anschreiben, beschreibt die Seite für Hotels und Pensionen.

Schlüsselboxen und smarte Schlösser: drei Arten von Codes

Bei Ferienwohnungen mit Selbst-Check-in stecken die heikelsten Geheimnisse in der Tür. Es lohnt sich, sie nach ihrer Lebensdauer zu trennen.

1. Das Verwaltungskonto des Schlosses: die App oder Weboberfläche des Herstellers, mit der Sie Codes anlegen, löschen und Schlösser hinzufügen. Wer dieses Konto hat, öffnet jede Tür. Es gehört in eine Sammlung, die nur Inhaber und Stellvertretung sehen, und braucht einen zweiten Faktor, wenn der Hersteller einen anbietet.
2. Dauerhafte Codes für das Personal: der Code für die Reinigung, der Zahlencode der mechanischen Schlüsselbox, der Code des Technikraums. Sie gelten Monate oder Jahre und gehören in die Sammlung der jeweiligen Wohnung.
3. Gästecodes: gelten nur für einen Aufenthalt und entstehen in der Schloss-App oder in der Vermietungssoftware. Im Tresor haben sie nichts zu suchen, weil sie nach der Abreise wertlos sind.

An jeden Eintrag lassen sich Notizen hängen: wo die Box hängt, wo der Notschlüssel liegt, welche Batterie das Schloss braucht. Wiederherstellungscodes des Herstellerkontos und die Anleitung als PDF passen als Anhang dazu.

Reinigungskräfte und Hausmeister im Tresor

Die Reinigungsfirma braucht die Codes der Wohnungen, die sie betreut, und sonst nichts. Sie kann ein eigenes Konto im Tresor bekommen, das genau diese Sammlungen sieht, auf Wunsch nur zum Lesen. Sie laden die Firma per E-Mail ein wie einen eigenen Mitarbeiter. Weil es keine Nutzergrenze gibt, kostet auch das Konto für den Hausmeister nichts extra.

Geht es nur um einen einzelnen Code für eine Vertretung, reicht ein sicherer Link aus dem Tresor. Er ist verschlüsselt und nach der eingestellten Frist nicht mehr abrufbar, anders als eine WhatsApp-Nachricht, die auf dem Handy der Aushilfe bleibt.

Endet die Zusammenarbeit, sperren Sie das Konto. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen die Firma sehen konnte, und alle dauerhaften Codes darin sollten Sie danach neu setzen. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn jemand den Betrieb verlässt.

Meldeschein, Kurabgabe und Registrierungsnummer

Die Meldepflicht in § 29 BMG gilt für Beherbergungsstätten. Das Gesetz versteht darunter Einrichtungen, die der gewerbs- oder geschäftsmäßigen Aufnahme von Personen dienen. Wo das zutrifft, unterschreiben ausländische Gäste einen Meldeschein, deutsche Gäste seit dem 01.01.2025 nicht mehr.

Kurabgabe und Gästebeitrag regelt jede Gemeinde in ihrer eigenen Satzung, in manchen zieht der Vermieter das Geld ein. Ein Informationsblatt des Amts Mecklenburgische Kleinseenplatte von Januar 2020 beschreibt das für Mirow und Priepert: Vermieter nehmen die Kurabgabe ihrer Übernachtungsgäste zwischen 1. April und 31. Oktober ein und können Meldeschein und Kurkarte in einem Online-System erfassen, dessen Zugangsdaten das Amt vergibt.

Einen solchen Zugang braucht jeder, der bei Ihnen Gäste anmeldet. Legen Sie ihn in die Sammlung der Wohnung oder des Ortes, dann kommt auch die Kollegin daran, die am Wochenende die Übergaben macht.

Neu ist die Registrierungsnummer. Die EU-Verordnung 2024/1028 zur Kurzzeitvermietung gilt seit dem 20.05.2026, und seit dem 01.07.2026 betreibt die Bundesnetzagentur die Datendrehscheibe für den Austausch zwischen Plattformen und Behörden. Eine Nummer brauchen Sie nur dort, wo Land oder Kommune ein Registrierungsverfahren eingeführt haben, und dann für jede Unterkunft eine eigene. Vergeben wird sie von der zuständigen Behörde des Landes oder der Kommune, nicht von der Bundesnetzagentur. Die Nummer selbst steht in jedem Inserat und ist kein Geheimnis. Den Zugang zum Registrierungsportal und den Bescheid als Anhang legen Sie in die Sammlung für Ämter.

Kann Ihr Betrieb mindestens zehn Gäste gleichzeitig unterbringen, prüfen Sie außerdem, ob Sie der monatlichen Statistikmeldung unterliegen. Das Beherbergungsstatistikgesetz zählt Ferienunterkünfte ausdrücklich zu den erfassten Betrieben. Wie die Meldung abläuft, steht auf der Seite für Hotels und Pensionen. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung, verbindlich sind Gesetz, Satzung und Ihr Amt.

Sammlungen nach Wohnung und nach Aufgabe

Bei Ferienwohnungen schneiden Sie den Tresor am besten zweifach: eine Sammlung je Wohnung oder Haus für alles, was mit der Tür und der Technik dort zu tun hat, und wenige Sammlungen für die Verwaltung.

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Für jede Sammlung legen Sie fest, ob jemand nur lesen oder auch ändern darf. Den Vorschlag passen wir bei der Einrichtung an Ihren Bestand an. Wie Sie Zugänge künftig über den Tresor statt über eine Chatgruppe weitergeben, erklärt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Ein Beispiel: zwei Schwestern, sieben Wohnungen

Ein erfundener Familienbetrieb an der Ostsee: zwei Häuser mit zusammen sieben Wohnungen, geerbt und gemeinsam vermietet. Die eine Schwester wohnt 300 Kilometer entfernt und kümmert sich um Portale und Buchhaltung, die andere wohnt im Ort und macht die Übergaben. Die Reinigung macht eine Firma mit wechselnden Kräften, kleine Reparaturen übernimmt ein Hausmeister auf Minijob-Basis.

Bisher standen alle Türcodes in einer Chatgruppe mit elf Mitgliedern, darunter drei Reinigungskräfte, die längst woanders arbeiten. Heute hat jedes Haus seine Sammlung. Die Vorarbeiterin der Reinigungsfirma hat ein eigenes Konto, das beide Häuser lesen darf, und gibt den Kräften für jeden Einsatz nur den Code der Wohnung weiter. Der Hausmeister sieht nur das ältere Haus mit der Ölheizung. Die Schwestern haben die Chatgruppe gelöscht und alle Dauercodes einmal neu gesetzt. Beide Schwestern sind Eigentümerinnen der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass beide gleichzeitig ausfallen, haben sie dem Ehemann der einen einen Notfallzugang eingeräumt. Wie so ein Zugang gedacht ist, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Tresor für Ihre Ferienwohnungen kostet

Für die Wartung zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich wie viele Wohnungen, Mitarbeiter oder Dienstleister im Tresor sind. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, eingerichtet wird ohne Aufpreis. Der Server läuft auf Ihren Namen bei netcup und kostet dort ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Im Beispiel arbeiten vier Konten regelmäßig im Tresor: 20,68 € im Monat, rund 5,17 € je Konto.

Eine Sicherung gibt es nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir den Tresor nicht, Sie exportieren ihn dann selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde.

Welche Funktionen die Apps sonst mitbringen, zeigt die Seite Funktionen im Überblick. Ob sich der Tresor für Ihren Bestand lohnt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.

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