Passwort-Manager für Kanzleien in Köln: Vertretung, beA und Tresor

13.433 Kammermitglieder in drei Landgerichtsbezirken

Nach § 60 BRAO bildet jeder Oberlandesgerichtsbezirk eine eigene Rechtsanwaltskammer. Die Kammer mit Sitz in der Riehler Straße 30 ist deshalb für den ganzen Bezirk des Oberlandesgerichts zuständig: die Landgerichte Aachen, Bonn und Köln, dazu 23 Amtsgerichte und laut Gericht über 4,3 Millionen Einwohner.

Die Bundesrechtsanwaltskammer zählte für diese Kammer zum 1. Januar 2026 genau 13.433 Mitglieder. Davon sind 13.028 zugelassene Personen, 2.007 mit zusätzlicher Zulassung als Syndikus und 701 nur als Syndikus. Dazu kommen 371 Berufsausübungsgesellschaften, unter ihnen 232 Partnerschaften mit beschränkter Berufshaftung und 126 Rechtsanwalts-GmbH.

Laut Statistik der Stadt arbeiteten im Stadtgebiet Ende 2024 in der Rechtsberatung 7.628 sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, 1.291 mehr als 2015, und sieben von zehn sind Frauen. Das sind vor allem Fachangestellte und angestellte Anwälte, die mit den Zugängen der Kanzlei arbeiten. Welche davon geteilt werden können und welche bei einer Person bleiben, steht auf der Seite Passwort-Manager für Anwälte.

Gut 13 Prozent der Fachanwälte für Versicherungsrecht gehören zur Kölner Kammer

In der Auswertung der Fachanwaltstitel zum 1. Januar 2026 entfallen auf die Kammer knapp 8 Prozent aller Anwältinnen und Anwälte in Deutschland, aber 204 der 1.537 Titel im Versicherungsrecht, also gut 13 Prozent. Im Urheber- und Medienrecht sind es 45 von 412.

Eine Kanzlei für Versicherungsrecht arbeitet neben Kanzleisoftware und juristischer Datenbank oft mit den Online-Zugängen, über die Rechtsschutzversicherer Deckungsanfragen entgegennehmen. Liegen diese Zugänge in einer gemeinsamen Sammlung, stellt die Fachangestellte die Anfrage, während der Anwalt im Termin sitzt. Für die juristische Datenbank gilt das nur, wenn ihre Lizenz mehrere Nutzer erlaubt. Sonst bekommt jede Person einen eigenen Zugang.

Vertretung nach § 53 BRAO und was ein bestellter Vertreter im beA sieht

Wer länger als eine Woche verhindert ist oder sich länger als zwei Wochen von der Kanzlei entfernen will, muss nach § 53 BRAO für eine Vertretung sorgen. Eine Kollegin oder einen Kollegen soll der Anwalt selbst bestellen. Findet er niemanden, bestellt die Kammer auf Antrag, unterlässt er beides, kann sie von Amts wegen bestellen.

Beim beA macht der Weg einen Unterschied. Bestellt die Kammer, bekommt die Vertretung von der Bundesrechtsanwaltskammer nach § 25 RAVPV nur einen Zugang zur Übersicht der Eingänge: Absender und Eingangszeitpunkt, kein Betreff, kein Text, keine Anhänge. Dasselbe gilt auf Antrag, wenn der Anwalt die Vertretung selbst bestellt, ihr aber keinen Zugang eingeräumt hat. Arbeitsfähig ist eine Vertretung also erst, wenn der Postfachinhaber ihr vorher selbst Rechte in seinem Postfach gibt.

beA-Karte, PIN und Signatur-PIN legen Sie nicht im Tresor ab. Das qualifizierte Signaturzertifikat auf der Karte gehört einer Person, die Kammer führt dafür für ihre Mitglieder das KammerIdent-Verfahren durch. Auch der persönliche Bereich im Tresor ist dafür kein Platz: Wer in der Kanzlei Konten wiederherstellen darf, käme damit an jeden persönlichen Tresor.

Gefälschte Kanzleien und die Aufsicht über den Datenschutz

Auf ihrer Startseite verweist die Kammer auf Hinweise der Bundesrechtsanwaltskammer zu Fake-Kanzleien (Stand April 2025). Danach nutzen Betrüger Namen, Adressen und Registernummern echter Kanzleien, am häufigsten für angebliche Insolvenzverkäufe. Wessen Identität missbraucht wird, dem rät die BRAK zu Anzeige und Strafantrag, zu einem Löschantrag bei der DENIC und zu einer Meldung an den Hoster der falschen Seite. Wer dann auf der eigenen Website schnell einen Warnhinweis setzen will, muss wissen, wer an Domain, Website und Kanzleiprofile kommt. Wie Sie das ordnen, beschreibt der Ratgeber Domain und Website: Zugangsdaten.

Für den Datenschutz in Kanzleien ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig, die Kammer verweist auf ihrer Datenschutzseite nur auf Hinweise von BRAK und DAV. Ihren Meldeweg für Datenpannen beschreibt die Seite für Nordrhein-Westfalen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: eine Einzelkanzlei für Versicherungsrecht mit gegenseitiger Vertretung

Ein erfundener Fall: Eine Fachanwältin für Versicherungsrecht führt ihre Kanzlei allein. Zwei Fachangestellte teilen sich eine Stelle, dazu kommt eine Auszubildende. Mit einem Kollegen aus einer anderen Kanzlei hat die Anwältin vereinbart, dass beide sich im Urlaub und bei Krankheit nach § 53 BRAO vertreten.

Der Kollege hat ein eigenes Konto in ihrem Tresor. Vor dem Urlaub gibt die Anwältin ihm die Sammlung „Vertretung“ frei und räumt ihm im beA Rechte in ihrem Postfach ein, danach nimmt sie beides wieder zurück. Sie ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und sieht damit alle Sammlungen. Für einen Ausfall ohne Vorwarnung hat sie dem Kollegen den Notfallzugang eingeräumt. Übernimmt er nach der vereinbarten Wartezeit ihr Konto, hat er ihre Rolle als Eigentümer, sieht alle Sammlungen und kann auch die Konten der Fachangestellten wiederherstellen. Deshalb liegt in ihren Sammlungen nichts, was er als Vertreter nicht nutzen dürfte, und die persönlichen Bereiche der Angestellten enthalten nur deren dienstliche Zugänge. Wie Zugänge im Team weitergegeben werden, beschreibt Passwörter im Team teilen, Hintergründe zum Ausfall stehen unter Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Mandatsgeheimnis und Vertrag

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Der Server läuft auf den Namen der Kanzlei bei netcup in Deutschland, wir betreuen ihn per Fernwartung aus Dresden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO unterschreiben wir auf Wunsch zusätzlich. Ob der Tresor zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Anwälte in Köln