Passwort-Manager für Lohnbüros: Mandantenzugänge getrennt halten

Die Befugnis des Büros legt fest, welche Zugänge es braucht

Ein selbständiges Buchhaltungs- oder Lohnbüro darf nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG vier Dinge: Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung machen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen. Das Anlegen von Kontenplänen ist erst seit dem 01.09.2026 dabei. Verantwortlich muss eine Person mit kaufmännischer Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung sein, die danach mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden im Buchhaltungswesen gearbeitet hat.

Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss und Steuererklärungen stehen nicht in dieser Liste. Die macht der Steuerberater des Mandanten. Ein Lohnbüro verwaltet deshalb viele fremde Lohn- und Bankzugänge, Steuerkonten seiner Mandanten aber in der Regel nicht. Wie eine Steuerkanzlei ihre eigenen Zugänge ordnet, steht auf der Seite Passwort-Manager für Steuerberater. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Was in einem Büro mit vierzig Mandanten zusammenkommt

Mühsam sind die Zugänge, die jeder Mandant mitbringt und die bei einem Wechsel an ihn zurückgehen.

• Eigene Software: Buchhaltungs- und Lohnprogramm mit einem Benutzer je Mitarbeiterin, das Kundenkonto beim Hersteller, das Rechenzentrum, über das Meldungen laufen.
• ELSTER: die Organisationszertifikate des Büros für die Lohnsteuer-Anmeldungen, je Person eine Datei mit Passwort.
• SV-Meldeportal: der Zugang des Büros, über den es Meldungen und Beitragsnachweise abgibt und Arbeitsunfähigkeitsdaten abruft, falls es nicht alles aus dem Lohnprogramm sendet.
• Je Mandant: ein Benutzer in dessen Cloud-Buchhaltung oder Belegportal, manchmal ein Konto im Zeiterfassungs- oder Kassensystem für die Stunden der Aushilfen.

Bei vierzig Mandanten sind das schnell weit über hundert Einträge. Steht das in einer Tabelle, liest jede Kollegin alles, auch die Zugänge von Mandanten, die sie nie betreut. Mehr dazu im Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.

Bankzugänge der Mandanten: eigene Vollmacht statt fremder PIN

Manche Mandanten geben ihrem Buchhaltungsbüro einfach die eigenen Zugangsdaten zum Onlinebanking. Die Sonderbedingungen für das Onlinebanking, die wir dazu gelesen haben, verbieten das. In einer Fassung vom Oktober 2025 heißt es etwa, die PIN sei geheim zu halten, dürfe weder mündlich noch per E-Mail oder Messenger mitgeteilt und nicht ungesichert elektronisch gespeichert werden. Kunde und Bevollmächtigte heißen dort gemeinsam „Teilnehmer“, und die PIN ist etwas, das nur der jeweilige Teilnehmer weiß. Was für Ihren Mandanten gilt, steht in den Bedingungen seiner Bank.

Bitten Sie den Mandanten deshalb, bei seiner Bank eine Vollmacht für die Kollegin einzurichten, die seine Umsätze abruft, und eine eigene für ihre Vertretung (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). Fragen Sie dabei, ob die Bank den Zugang auf das Abrufen der Umsätze beschränken kann. Auch die PIN aus der Vollmacht soll nur ihre Inhaberin kennen. Sie gehört deshalb nicht in den Tresor des Büros, auch nicht in den persönlichen Bereich: Wer bei Ihnen die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme sonst daran. In der Sammlung des Mandanten steht nur, wer bei welcher Bank eine Vollmacht hat. Endet das Mandat, widerruft der Mandant die Vollmachten bei der Bank, seine eigene PIN hat Ihr Büro nie gekannt.

ELSTER-Zertifikat und SV-Meldeportal: Das Büro meldet mit eigenem Zugang

Persönliche Zertifikate soll man laut ELSTER nie an Dritte weitergeben, auch nicht an jemanden, den man mit der Übermittlung beauftragt. Ein Einzelunternehmer mit persönlichem Zertifikat schickt Ihnen also weder Datei noch Passwort. Nach § 87d AO darf der Arbeitgeber einen Dritten mit der Übermittlung beauftragen, und das Büro sendet die Lohnsteuer-Anmeldung dann mit einem eigenen Zertifikat. Vorher muss es sich Gewissheit über Person und Anschrift des Auftraggebers verschaffen und diese Angaben fünf Jahre aufbewahren.

Das Organisationszertifikat des Büros darf laut ELSTER an Mitarbeiter gehen, kontrolliert und nur an vertrauenswürdige Personen. Nach dem Leitfaden von Mein Unternehmenskonto (Version 2.0, Stand 09/2026) übergibt ein Administrator einzelne Zertifikate an ausgewählte Mitarbeitende und hebt Kopien davon auf. Wir raten deshalb: Beantragen Sie für jede Lohnbuchhalterin, die Anmeldungen abgibt, ein eigenes Zertifikat, und legen Sie die Kopien in eine Sammlung, die nur die Inhaberin und ihre Vertretung sehen. Was zu jeder Kopie gehört und wie Sie ein Zertifikat beim Weggang erneuern, beschreibt der Ratgeber ELSTER-Zertifikat im Team.

Am SV-Meldeportal meldet man sich nur mit einem ELSTER-Organisationszertifikat an, so steht es in den Fragen und Antworten der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (Stand 08.09.2025). Für Dienstleister, die für mehrere Arbeitgeber abrechnen, gibt es dort eine Mandatsverwaltung. Der Arbeitgeber überträgt Ihnen ein Mandat für einen Zeitraum, den er festlegt, und kann es jederzeit widerrufen. Antworten auf Meldungen, zum Beispiel eine A1-Bescheinigung oder Daten zur Arbeitsunfähigkeit, liegen dort bis zu drei Monate zum Abruf bereit. Legen Sie deshalb vor dem Urlaub fest, wer sie in dieser Zeit abholt und mit welchem Zertifikat.

Feste Abgabetage im Lohnbüro

Zwei Termine kommen regelmäßig, egal wer krank ist. Die Lohnsteuer-Anmeldung muss nach § 41a EStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Betriebsstättenfinanzamt sein, per Datenfernübertragung. Anmeldungszeitraum ist der Kalendermonat, bei wenig Lohnsteuer im Vorjahr das Quartal oder das Jahr. Den Beitragsnachweis übermittelt der Arbeitgeber nach § 28f Abs. 3 SGB IV zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge, und fällig sind sie nach § 23 SGB IV am drittletzten Bankarbeitstag des Monats. Kommt der Nachweis zu spät, darf die Einzugsstelle das Entgelt schätzen.

Meldet nur die Inhaberin mit ihrem Zertifikat, hängen diese Termine an einer Person. Hat eine zweite Lohnbuchhalterin ein eigenes Zertifikat und Zugriff auf die Sammlungen der Mandanten, die sie vertritt, kann sie übernehmen. Fällt die Inhaberin länger aus, hilft der Notfallzugang, den wir bei der Einrichtung mit Ihnen festlegen, wenn sie Eigentümerin der Organisation im Tresor ist. Nach der Übernahme sieht die Person mit Notfallzugang alle Sammlungen, auch „Zertifikate“ und die Sammlungen der Mandanten. Räumen Sie ihn deshalb nur einer Person ein, die diese Zugänge auch nutzen darf, etwa der Vertretung der Inhaberin. Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Eine Sammlung je Mandant, benannt nach der Mandantennummer

Jede Sammlung trägt die Mandantennummer aus Ihrem Lohnprogramm statt des Firmennamens. Wer die Liste der Sammlungen sieht, erfährt so nicht, für wen das Büro arbeitet.

Fragt die Cloud-Buchhaltung eines Mandanten bei der Anmeldung einen Bestätigungscode ab und liegt der geheime Schlüssel beim Eintrag, holt sich die Vertretung den Code selbst, statt die Kollegin anzurufen, siehe 2FA-Codes im Team teilen. Weil Passwort und Code dann im selben Tresor liegen, meldet sich am Tresor jeder Mitarbeiter mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an, diese Pflicht richten wir ein. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Personalunterlagen hängen Sie nicht als Anhang an, die bleiben im Lohnprogramm.

Beispiel: Lohnbüro mit Saisonbetrieben

Ein erfundenes Lohnbüro: eine Bilanzbuchhalterin als Inhaberin und zwei Lohnbuchhalterinnen in Teilzeit, die vor allem Ausflugslokale und Campingplätze abrechnen. Von April bis Oktober kommen bei diesen Mandanten Aushilfen dazu, und die Zahl der Abrechnungen verdoppelt sich. Im Juli und August hat abwechselnd eine der drei Urlaub.

Bisher wussten nur Inhaberin und eine Kollegin das Passwort des ELSTER-Zertifikats. Die Bankzugänge lagen in einer Tabelle, viele davon mit der persönlichen PIN des Wirts. Für die Ferienzeit bucht die Inhaberin eine freiberufliche Kollegin, die bisher alles per Telefon erfragt hat.

Heute hat jeder der 38 Mandanten eine eigene Sammlung mit seiner Nummer. Die Tabelle gibt es nicht mehr, für die Banken haben die Wirte den beiden Lohnbuchhalterinnen Vollmachten eingerichtet. Inhaberin und Lohnbuchhalterinnen haben je ein eigenes ELSTER-Zertifikat, die Kopien liegen in „Zertifikate“. Die freiberufliche Kollegin bekommt ein eigenes Konto im Tresor und für den Sommer die Sammlungen der Mandanten, die sie vertritt, die Meldungen schickt weiter das Büro ab. Im September entzieht die Inhaberin ihr die Freigaben wieder.

Wenn ein Mandant wechselt oder eine Kollegin geht

Kündigt ein Mandant, widerruft er das Mandat im SV-Meldeportal und die Vollmacht bei seiner Bank, und er entfernt Ihren Benutzer aus seiner Cloud-Buchhaltung. Danach löschen Sie seine Sammlung im Tresor. Haben Sie für ihn einen Zugang angelegt, den er selbst nicht kennt, geben Sie ihm diesen über einen sicheren Link aus dem Tresor zurück, der nur befristet abrufbar ist.

Verlässt eine Lohnbuchhalterin das Büro, sperrt die Inhaberin ihr Konto im Tresor. Danach ändert sie die Passwörter in den Sammlungen, die die Kollegin sehen konnte, der Tresor zeigt, welche das waren. Ihr Organisationszertifikat erneuert die Inhaberin über „Login wieder ermöglichen“, dann funktioniert die alte Datei nicht mehr, und das Postfach bleibt erhalten. Ihre Bankvollmachten widerrufen die Mandanten. Was sonst noch dazugehört, steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Kosten für ein Buchhaltungsbüro

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, die Einrichtung ist enthalten. Der Preis bleibt gleich, ob im Tresor drei Personen arbeiten oder im Sommer eine freie Kollegin dazukommt. Dazu kommt der Server, den Ihr Büro auf den eigenen Namen bei netcup mietet, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Für eine Sicherung buchen Sie das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. dazu. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Sie exportieren den Tresor selbst. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wir können weder Mandantenzugänge noch Zertifikatspasswörter lesen. Ob der Tresor zu Ihrem Büro passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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