Zugänge zwischen Leitstelle, Revier und Personalbüro
Ein Bewachungsunternehmen arbeitet in Schichten, und mit jeder Schicht wechselt, wer welchen Zugang braucht. Typisch sind:
- Leitstelle: die Software für Alarmempfang und Einsatzführung, die Rufumleitungen der Telefonanlage, das Portal für die Ortung der Fahrzeuge, Webportale, über die Auftraggeber Wachberichte abrufen oder Änderungen melden.
- Revier- und Interventionsdienst: die App des Wächterkontrollsystems für Rundgänge, Entsperrcodes der Diensthandys, die Codes der Auftraggeber für Alarmanlagen, Schlüsseltresore und Zutrittssysteme.
- Personal und Planung: Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Krankenkassen, Stellenportale und das Bewacherregister.
- Geschäftsführung: Versicherungen, Vergabeplattformen für Ausschreibungen, Domain und Website.
Die Codes der Auftraggeber verlangen die meiste Sorgfalt. Nach § 17 Abs. 3 der Bewachungsverordnung muss der Gewerbetreibende seine Beschäftigten vor der ersten Bewachungstätigkeit schriftlich verpflichten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse Dritter, die ihnen im Dienst bekannt werden, nicht unbefugt zu offenbaren, auch nach dem Ausscheiden. Wer welchen Code kennt, sollten Sie deshalb jederzeit benennen können.
Bewacherregister: ein Konto je Person
Das Bewacherregister führt nach § 11b GewO das Statistische Bundesamt. Über das Register meldet der Gewerbetreibende jede Wachperson und jede Person, die den Betrieb oder eine Zweigniederlassung leitet, vorab an. Mit Bewachungsaufgaben beschäftigen darf er sie nach § 16 Abs. 1 BewachV erst, wenn er die Mitteilung der zuständigen Behörde oder, bei Personen mit gültiger Registernummer, die Bestätigung des Registers erhalten hat. Änderungen an den Daten einer Wachperson teilt er unverzüglich, spätestens 14 Tage nach Kenntnis, über das Register mit. Abmelden muss er Wachpersonen nach § 11b Abs. 6 GewO sechs Wochen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses, ebenfalls über das Register.
Die Anleitung des Registers zur Nutzerverwaltung beschreibt drei Rollen. Mandant-Administrator ist in der Regel die Person, die den Betrieb registriert hat, und diese Rolle darf nur eine Person haben. Benutzer-Administratoren legen weitere Konten an und vergeben Rechte. Für jedes Konto verlangt das Register Vor- und Nachnamen, Anschrift, E-Mail-Adresse und eine dienstliche Telefonnummer, Pseudonyme und Abkürzungen sind nicht zulässig.
Ihre eigene Anmeldung am Register gehört deshalb in den persönlichen Tresor Ihres Kontos, nicht in eine gemeinsame Sammlung. Geben Sie die Rolle Benutzer-Administration mindestens zwei Personen, etwa der Personalleitung und dem Betriebsleiter. Soll der Mandant-Administrator wechseln, verlangt die Registerbehörde laut ihren häufigen Fragen ein Schreiben mit Unterschrift der Geschäftsführung. In der Sammlung der Geschäftsführung steht als Notiz, wer welche Rolle hat. Diese Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung.
Aus der Reihenfolge im Register folgt auch die Reihenfolge im Tresor: Eine neue Wachperson bekommt die Sammlung ihres Reviers erst freigegeben, wenn die Behörde sie bestätigt hat. Vorher darf sie nicht eingesetzt werden und braucht keinen Objektcode.
Objektcodes in eng begrenzten Sammlungen
Eine Sammlung „Alle Objekte“ öffnet jedem Revierfahrer die Codes von Kunden, die er nie anfährt. Teilen Sie stattdessen nach Revier oder nach Auftrag: Die Fahrer im Revier Nord sehen die Objekte im Revier Nord. Ein Objekt mit fester Besetzung bekommt eine eigene Sammlung für die Stammbesetzung und ihren Objektleiter. Die Einsatzleitung sieht alle Sammlungen, die sie für Vertretungen braucht.
Klären Sie bei Vertragsbeginn mit dem Auftraggeber, ob seine Alarmanlage oder sein Zutrittssystem für jede Wachperson einen eigenen Code vergibt und wer ihn anlegt. Persönliche Codes erleichtern den Abschied einer Wachperson, weil der Kunde dann nur ihren Code löscht. Einen gemeinsamen Code für alle Fahrer sollte der Kunde nach jedem Abgang neu setzen.
Besteht ein Auftraggeber darauf, dass einen persönlichen Code nur die Wachperson selbst kennt, legen Sie ihn nicht im Tresor der Firma ab, auch nicht im persönlichen Bereich. Bei der Einrichtung schalten wir die Kontowiederherstellung ein, damit Verantwortliche bei Ihnen ein vergessenes Master-Passwort zurücksetzen können. Wer diese Berechtigung hat, kommt damit auch an den persönlichen Tresor eines Mitarbeiters.
Ein Auftraggeber kann auf Wunsch selbst ein Konto in Ihrem Tresor bekommen, mit Zugriff nur auf die Sammlung seines Objekts. Ändert er einen Code, trägt er ihn dort selbst ein, und der nächste Fahrer hat ihn ohne Anruf in der Leitstelle.
Leitstelle im Schichtbetrieb
Am selben Arbeitsplatz der Leitstelle sitzen nacheinander Früh-, Spät- und Nachtschicht. Bleibt der Tresor dort mit einem gemeinsamen Konto angemeldet, öffnet jeder, der an den Platz kommt, alles. Jede Disponentin meldet sich deshalb mit ihrem eigenen Konto in der App an und bei der Schichtübergabe wieder ab. In der Sammlung der Leitstelle liegen die Software für den Alarmempfang, die Telefonanlage und die Ortung. Ob die Disponenten auch Objektcodes sehen, entscheidet die Einsatzleitung je Auftrag.
Den Tresor selbst schützt die Zwei-Faktor-Pflicht: Jeder Mitarbeiter braucht neben dem Master-Passwort einen zweiten Faktor, den er vor der Aufnahme einrichtet. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wir richten dafür eine Authenticator-App oder einen Code per E-Mail ein. Die App ist sicherer, gerade wenn das Passwort des Postfachs selbst im Tresor liegt. Verlangt die Leitstellensoftware oder das Ortungsportal einen Code aus einer Authenticator-App, kann der Schlüssel beim Eintrag liegen, wie der Ratgeber Bestätigungscodes für mehrere Mitarbeiter zeigt.
Eine Grenze gehört dazu: Unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, einen Notdienst rund um die Uhr bieten wir nicht an. Nach der Dokumentation des App-Herstellers bleibt eine bereits entsperrte App ohne Verbindung zum Server lesbar, Änderungen sind dann nicht möglich. Für die Nacht sollte die Leitstelle mit ihren Auftraggebern trotzdem einen eigenen Ausweichweg vereinbaren.
Sammlungen eines Bewachungsunternehmens
| Bereich | Typische Zugänge | Wer braucht Zugriff |
|---|---|---|
| Revier Nord, Revier Süd usw. | Alarm- und Schlüsseltresorcodes der Objekte im Revier, Wächterkontrolle | Fahrer dieses Reviers, Einsatzleitung |
| Objekt mit fester Besetzung | Zutrittscodes, Portal des Auftraggebers für Wachberichte | Stammbesetzung, Objektleiter, auf Wunsch der Auftraggeber |
| Leitstelle | Alarmempfang und Einsatzführung, Telefonanlage, Ortung der Fahrzeuge | Disponenten, Leitung der Leitstelle |
| Personal und Planung | Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Krankenkassen, Stellenportale | Personalbüro, Betriebsleitung |
| Geschäftsführung | Versicherungen, Vergabeplattformen, Domain, Notiz zu den Rollen im Bewacherregister | Geschäftsführung |
Wie Sie Zugänge an Kollegen weitergeben, ohne sie per Messenger zu schicken, erklärt der Ratgeber Passwörter im Team teilen. Auftraggeber mit Codes für Reinigungsfirmen und Wachdienst finden ihre Sicht auf das Thema auf der Seite für Gebäudereinigung.
Aushilfen, Veranstaltungen und entliehene Wachpersonen
Für einen Ordnerdienst bei einem Stadtfest braucht eine Aushilfe in der Regel keinen einzigen Objektcode. Ein Konto im Tresor lohnt sich für Personen, die wiederholt Zugänge abrufen: Revierfahrer, Objektleiter, Disponenten, Einsatzleitung. Braucht jemand an einem einzelnen Tag einen Zugang, etwa zur Einsatz-App, schicken Sie ihn als sicheren Link mit Ablaufdatum und begrenzter Zahl von Abrufen. Der Empfänger braucht dafür kein Konto.
Entleihen Sie Wachpersonen im Wege der Arbeitnehmerüberlassung, gelten nach § 16 Abs. 5 BewachV die Absätze 1 und 3 auch für Sie: Bewachungsaufgaben übertragen Sie erst nach der Anmeldung über das Register und deren Bestätigung. Im Tresor können solche Kräfte ein eigenes Konto bekommen und sehen nur die Sammlung ihres Auftrags. Weil wir keinen Preis pro Nutzer berechnen, kostet das nichts extra. Für Firmen, die selbst Personal überlassen, gibt es die Seite für Personaldienstleister.
Wenn eine Wachperson das Unternehmen verlässt
- Tresor: Der Verantwortliche bei Ihnen sperrt das Konto. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen die Person sehen konnte, und damit die Liste der Auftraggeber, die Sie um neue Codes oder das Löschen ihres persönlichen Codes bitten.
- Bewacherregister: Das Personalbüro meldet die Person über das Register ab. Hatte sie dort selbst ein Konto, entzieht ein Benutzer-Administrator die Rolle „Login“ oder löscht das Konto.
- Ausrüstung: Dienstausweis, Schlüssel und Diensthandy zurücknehmen, die Anmeldung in Wächterkontrolle und Zeiterfassung sperren.
Die vollständige Reihenfolge enthält die Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.
Beispiel: Revierdienst mit eigener Leitstelle
Ein erfundener Wach- und Sicherheitsdienst mit 72 Beschäftigten: Objektschutz in einem Logistikzentrum, zwei Reviere in der Nacht, eine Leitstelle mit sechs Disponenten und am Wochenende Aushilfen für Veranstaltungen. Die Codes standen in einer Tabelle auf dem Rechner der Leitstelle, und die Revierfahrer hatten Fotos davon auf ihren Diensthandys. Als ein Fahrer zu einem Mitbewerber wechselte, wusste niemand, welche der Codes er kannte.
Heute hat jedes Revier eine Sammlung, das Logistikzentrum eine eigene. Neun Auftraggeber haben auf Bitte der Einsatzleitung Codes je Person eingerichtet, zwei pflegen ihre Codes selbst mit eigenem Konto. Im Bewacherregister sind die Personalleiterin und der Betriebsleiter Benutzer-Administratoren, Mandant-Administrator ist der Geschäftsführer. Er ist auch Eigentümer der Organisation im Tresor und hat dem Betriebsleiter einen Notfallzugang eingeräumt. Nach einer Übernahme sähe der Betriebsleiter alle Sammlungen des Geschäftsführers. Die PIN fürs Onlinebanking liegt deshalb nicht im Tresor, denn nach den Bedingungen der Banken muss der Geschäftsführer sie geheim halten, wie der Ratgeber zum Onlinebanking mit Mitarbeitern erklärt. Wie dieser im Einzelnen abläuft, haben wir bei der Einrichtung mit ihm festgelegt, mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.
Kosten und Datenschutz
Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Fahrer, Disponenten und Auftraggeber ein Konto haben. Die Einrichtung ist enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Dazu kommt der Server bei netcup auf den Namen Ihres Unternehmens, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Eine tägliche Sicherung an einem zweiten Ort gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht, dann exportieren Sie ihn selbst. Hilfe im Alltag berechnen wir mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.
Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Codes und Passwörter können wir nicht lesen. Auf dem Server sehen wir Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle, dafür schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob der Tresor zu Ihren Revieren passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.
Anlaufstellen
| Erlaubnis für das Bewachungsgewerbe | § 34a GewO |
|---|---|
| Bewacherregister | Statistisches Bundesamt (Registerbehörde) |
| Unterrichtung und Sachkundeprüfung | Industrie- und Handelskammer |
Quellen: § 34a GewO; § 11b GewO (Bewacherregister); § 16 BewachV; § 17 BewachV; Bewacherregister: Nutzerselbstverwaltung für Gewerbebetriebe. Stand: 14.10.2026.