Passwort-Manager für Speditionen: Dispo-Zugänge für jede Schicht

Zugänge in Disposition, Fuhrpark und Zollabwicklung

In einer Spedition arbeitet die Disposition in mehreren Schichten an denselben Portalen, der Fuhrpark verwaltet Karten und Geräte, und wer exportiert, braucht einen Zugang zum Zoll. Typisch sind:

• Disposition: Frachtbörsen, das Portal des Telematik- und Ortungssystems, Kundenportale der Verlader zum Buchen von Rampenzeitfenstern, die Transportmanagement-Software.
• Maut: das Kundenkonto beim Mautbetreiber, die Buchung ohne Bordgerät über Website oder App, Konten für ausländische Mautsysteme.
• Fahrtenschreiber: die Software zum Auslesen und das Archiv der Fahrer- und Fahrzeugdaten, dazu der Ablageort der Sicherheitskopien.
• Zoll: das Geschäftskundenkonto im Zoll-Portal, über das unter anderem Ausfuhranmeldungen laufen.
• Betrieb: Tankkartenportal, Werkstattportale der Fahrzeughersteller, Lohnabrechnung, E-Mail.

Seit dem 1. Juli 2024 gilt die Lkw-Maut in Deutschland schon für Fahrzeuge über 3,5 Tonnen. Ohne Bordgerät muss die Maut nach Angaben des Bundesamts für Logistik und Mobilität vor Fahrtantritt über die Website oder die App des Mautbetreibers bezahlt werden. Für Betriebe, die nur Fahrzeuge zwischen 3,5 und 7,5 Tonnen einsetzen, war das 2024 der erste Mautzugang. Gebraucht wird er von der Disposition, die früh um vier die Touren freigibt.

Fahrerkarte und Unternehmenskarte gehören nicht in den Tresor

Die Fahrerkarte ist nach Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 persönlich und nicht übertragbar. Ein Fahrer darf nur eine gültige Karte besitzen und nur seine eigene benutzen. Mit dem Tresor hat sie deshalb nichts zu tun.

Die Unternehmenskarte wird an den Unternehmer oder seine gesetzlichen Vertreter ausgegeben, und der Unternehmer sorgt für ihre ordnungsgemäße Verwendung. So steht es in § 9 der Fahrpersonalverordnung, ebenso, dass der Unternehmer sie zu Beginn und am Ende des Fahrzeugeinsatzes in den Fahrtenschreiber eingeben lässt. Sie gilt fünf Jahre. Nach § 4 FPersV darf die Erneuerung frühestens sechs Monate vor Ablauf beantragt werden, und den Verlust einer Fahrtenschreiberkarte meldet der Inhaber unverzüglich der Stelle, die sie ausgegeben hat.

Was in den Tresor gehört, ist das Drumherum: die Zugänge zur Auslese- und Archivsoftware, beim Eintrag der Unternehmenskarte eine Notiz mit Kartennummer, Ablaufdatum und ausgebender Stelle. Dann weiß auch die Vertretung, wann der Antrag fällig ist.

Zoll-Portal: Hauptbenutzer, Benutzer und Zoll-Ident

Firmen nutzen das Zoll-Portal über ein Geschäftskundenkonto. Das erste Benutzerkonto, das bei der Registrierung entsteht, ist das Hauptbenutzerkonto. Es braucht ein ELSTER-Organisationszertifikat auf das Unternehmen, erhält automatisch Zugriff auf alle Verwaltungsleistungen im Portal und kann weitere Benutzer hinzufügen und deren Rechte festlegen. So beschreibt es eine Information der Generalzolldirektion mit Stand Dezember 2021. Seit Juni 2024 gibt es für die Anmeldung die App Zoll-Ident, die mit einem QR-Code und Gesichtserkennung oder Fingerabdruck arbeitet. ELSTER muss damit laut Zoll nicht mehr für jeden Benutzer bereitstehen.

Zertifikatsdatei und Passwort des Hauptbenutzers liegen als Eintrag mit Anhang in einer Sammlung nur für Geschäftsführung und Zollsachbearbeitung. Nach derselben Information kann ein Geschäftskundenkonto auch mehrere Hauptbenutzer haben. Eine zweite Person mit eigenen Hauptbenutzerrechten ist deshalb die bessere Vertretung, als dass zwei Leute dieselbe Datei verwenden.

Die Mitarbeiter, die Ausfuhren anmelden, bekommen eigene Benutzer im Geschäftskundenkonto. Eine Anmeldung über Zoll-Ident hängt am Handy der jeweiligen Person und gehört in keinen Tresor. Wie eine Firma Organisationszertifikate je Person vergibt und Kopien ablegt, beschreibt die Seite ELSTER-Organisationszertifikat für Mitarbeiter.

Disposition im Schichtbetrieb

Die Frühschicht übergibt um 14 Uhr an die Spätschicht, nachts sitzt vielleicht nur eine Person am Telefon. Wer dann ein Passwort braucht, kann den Kollegen nicht fragen, ohne ihn zu wecken. Deshalb liegt in manchen Betrieben eine Liste unter der Tastatur, oder alle Disponenten kennen dasselbe Sammelkonto.

Im Tresor sieht jede Schicht dieselbe Sammlung „Disposition“, aber jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an. Ändert die Frühschicht das Passwort einer Frachtbörse, hat die Nachtschicht es beim nächsten Abruf. Wo eine Frachtbörse oder ein Verladerportal Benutzer je Disponent vergibt, nutzen Sie diese Möglichkeit, denn dann bleibt nachvollziehbar, wer welches Angebot abgegeben hat.

Fragt ein Portal beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App ab, kann der Schlüssel beim Zugang im Tresor liegen. Dann ruft der Disponent der Nachtschicht den Code selbst ab, statt das Diensthandy der Tagschicht zu suchen. SMS-Codes kann der Tresor nicht empfangen, sie bleiben an die Rufnummer gebunden. Am Tresor selbst gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Mehr dazu im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, einen Notdienst nachts oder am Wochenende gibt es nicht. Nach der Hilfe des App-Herstellers lässt sich eine entsperrte App auch ohne Verbindung zum Server lesend nutzen, ändern lässt sich dann nichts. Am geteilten Dispo-Rechner meldet sich jede Person am Schichtende ab, und eine neue Anmeldung braucht den Server. Wer nachts allein sitzt, sollte die App deshalb zusätzlich auf dem eigenen Diensthandy angemeldet haben.

Sammlungen für Dispo, Fuhrpark, Zoll und Fahrer

Für das Geschäftskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.

Die PINs der Tankkarten bleiben draußen. Nach den Bedingungen von Tankkartenanbietern darf die PIN nur kennen, wer die Karte nutzen soll, und manche verbieten ausdrücklich, sie im Fahrzeug aufzubewahren. Lesen Sie dazu die Bedingungen Ihres Anbieters. In den Tresor gehört der Zugang zum Tankkartenportal, über das die Fuhrparkleitung eine Karte sperren kann.

Fahrer brauchen nicht unbedingt ein Konto im Tresor. Sinnvoll ist es, wenn sie unterwegs Tor- und Hallencodes abrufen, die sich sonst per Messenger verbreiten. Wie Sie Zugänge im übrigen Team weitergeben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: Kühltransporte mit Zweischicht-Dispo

Ein erfundener Betrieb mit 14 Kühlzügen und vier Transportern: der Inhaber, eine Betriebsleiterin, drei Disponenten in Früh- und Spätschicht, eine Buchhalterin in Teilzeit, die auch die Ausfuhren in die Schweiz anmeldet, und 22 Fahrer. Das Zertifikat für das Zoll-Portal lag nur auf ihrem Rechner. Als sie zwei Wochen im Urlaub war, standen zwei Exportaufträge.

Heute liegt das Zertifikat in der Sammlung „Zoll und Ausland“, die Buchhalterin und Betriebsleiterin sehen, und die Betriebsleiterin hat im Zoll-Portal eigene Hauptbenutzerrechte. Die Disponenten teilen sich „Disposition“ und „Fuhrpark und Maut“. Sechs Fahrer im Fernverkehr haben ein Konto mit der Sammlung „Unterwegs“, die übrigen holen sich Codes bei der Dispo. Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass er ausfällt, hat er der Betriebsleiterin einen Notfallzugang eingeräumt, denn sie vertritt ihn ohnehin im Betrieb. Übernimmt sie sein Konto, hat sie danach die Eigentümerrolle, kommt über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an „Geschäftsführung“, und kann Konten wiederherstellen. Den Ablauf haben wir bei der Einrichtung mit ihm festgelegt, Einzelheiten im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn ein Disponent oder Fahrer aufhört

1. Tresor: Der Inhaber oder wer im Tresor die Rolle Administrator hat, sperrt das Konto. Dann ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die die Person sehen konnte, bei Disponenten vor allem Frachtbörsen und Mautkonto. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen das waren.
2. Zoll-Portal: Der Hauptbenutzer entfernt den Benutzer der Person aus dem Geschäftskundenkonto.
3. Fahrer: Lesen Sie die Fahrerkarte am letzten Arbeitstag aus. Danach kommen Sie an die Karte nicht mehr heran. Die Karte selbst nimmt der Fahrer mit. Tankkarten und deren PINs sperren oder ändern Sie beim Anbieter.

Alle weiteren Schritte stehen in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Preis für eine Spedition

Ob drei Disponenten oder dreißig Fahrer den Tresor nutzen, der Preis bleibt gleich: 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung, 12 Monate Mindestlaufzeit, die Einrichtung ist enthalten. Dazu mietet Ihre Firma einen Server bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine Sicherung des Tresors gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportieren Sie den Tresor selbst. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Rechenbeispiele für verschiedene Teamgrößen stehen im Ratgeber Was ein Passwort-Manager kostet.

Für Betriebe, die Fahrzeuge nicht nur fahren, sondern verkaufen oder reparieren, gibt es die Seite für Autohäuser und Werkstätten. Ob der Tresor zu Ihrem Betrieb passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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