Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Nürnberg: Team und Praxisausweis

Zahnärztehaus am Laufertorgraben: KZVB-Dienststelle und Bezirksverband

Im Zahnärztehaus am Laufertorgraben 10 betreibt die KZVB ihre Dienststelle Nürnberg, laut eigener Seite der Kontakt für nordbayerische Zahnärzte. Sie betreut unter anderem den Zulassungsausschuss Nordbayern, Prothetik-Ausschüsse und die Wirtschaftlichkeitsprüfung für den Norden des Freistaats. Im selben Haus arbeitet die Bezirksstelle Mittelfranken: Sie koordiniert den Notdienst, führt das Zahnarztregister und hilft bei Anträgen für Assistenten und Vertreter. Vertrauliche Unterlagen nimmt sie über ihre KIM-Adresse entgegen.

Unter derselben Anschrift sitzt der Zahnärztliche Bezirksverband Mittelfranken, gegründet 1897, der nach eigener Angabe, ohne Stichtag, rund 2.300 Mitglieder vertritt. Mitglied in einem Bezirksverband ist nach Angabe der Bayerischen Landeszahnärztekammer jeder Zahnarzt in Bayern. Die Bezirksverbände führen das Mitgliederverzeichnis, achten auf die Berufsordnung und organisieren die Ausbildung der Zahnmedizinischen Fachangestellten.

Genehmigung aus Nordbayern, Einladung in den Tresor

Angestellte Zahnärzte genehmigt der Zulassungsausschuss Nordbayern, die Beschäftigung von Assistenten die Bezirksstelle. Liegt die Genehmigung vor, lädt die Praxisleitung die neue Kollegin in den Tresor ein. Die Einladung gilt fünf Tage. Vor dem ersten Blick in eine Sammlung richtet die Kollegin ihren zweiten Faktor ein, und wir raten ihr, den Wiederherstellungscode ihres Kontos auszudrucken.

Ihren eigenen Login in Meine KZVB legt sie nicht im Tresor ab. Benutzername und Passwort kennt nach den Hinweisen der KZVB nur, wer sich registriert hat, und dazu passt kein Eintrag, an den ein Verantwortlicher über die Kontowiederherstellung herankäme, auch nicht im persönlichen Bereich. Dasselbe gilt für die PINs ihres elektronischen Zahnarztausweises.

Über ihren eigenen Login regeln Vertragszahnärzte auch den Notdienst: Die Einteilung für 2027 sehen sie eingeloggt in Meine KZVB und tauschen Dienste dort mit Kollegen. Endet eine Anstellung, sperrt die Praxisleitung das Tresorkonto und ändert die Passwörter, die die Kollegin kannte, Schritt für Schritt nach der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

Phishing mit Absendern anderer KZVen

Die KZVB warnt auf ihrer Seite IT-Sicherheit und Datenschutz vor Phishing-Mails, die Adressen von Kassenzahnärztlichen Vereinigungen als Absender tragen, genannt wird die KZV Bremen. Ziel der Absender sind die Zugangsdaten zum Abrechnungskonto. Die KZVB rät, weder den Link anzuklicken noch Anhänge zu öffnen.

Für die Zugänge, die im Tresor liegen, etwa Laborportal, Bestellportal des Dentaldepots oder die Verwaltung der Praxis-Website, schlagen die Apps Zugangsdaten nur auf der passenden Domain vor. Auf einer nachgebauten Anmeldeseite fehlt der Vorschlag, und das fällt auf. Das hilft, verhindert aber nicht jeden Fehlklick. Den Login der KZVB ruft die Zahnärztin über ein eigenes Lesezeichen auf.

Für die übrige Praxis-IT verweist die KZVB auf die IT-Sicherheitsrichtlinie, den Leitfaden „Datenschutz und IT-Sicherheit“ von KZBV und BZÄK und eine Kurzbroschüre des BSI mit Selbstcheck. Ob die Praxis diese Vorgaben erfüllt, klärt sie mit ihrem IT-Dienstleister. Der Tresor ist dabei nur der Ort für die Passwörter. Wohin eine Praxis eine Datenpanne meldet, steht auf der Seite Passwort-Manager für Firmen in Bayern.

Praxisausweis: PIN für berechtigte Nutzer, PUK beim Kartenverantwortlichen

In ihren Antrags-, Nutzungs- und Sperrbedingungen (Stand 25.08.2025) erlaubt die KZVB die Weitergabe der PUK nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche. Die PUK kommt deshalb nicht in den Tresor, denn wer Konten wiederherstellen darf, käme sonst an sie heran. Die PIN darf an berechtigte Nutzer gehen. Sie kann in einer Sammlung liegen, der die Kartenverantwortliche mit Verwaltungsrecht zugewiesen ist und die sie den Berechtigten freigibt. An diese Sammlung kommen außerdem alle Eigentümer und Administratoren der Organisation, sie sollten deshalb selbst zu den berechtigten Nutzern gehören.

Ist ein Praxisausweis gesperrt oder abgelaufen, macht die Kartenverantwortliche ihn nach denselben Bedingungen unbrauchbar und entsorgt ihn nicht zusammen mit PIN, PUK oder Angaben dazu. Den alten PIN-Eintrag im Tresor löscht sie, sobald die Karte vernichtet ist.

Beispiel: eine kieferorthopädische Praxis mit zwei Auszubildenden

Ein erfundener Fall: eine Kieferorthopädin als Inhaberin, ein angestellter Zahnarzt, eine Praxismanagerin, drei ZFA und zwei Auszubildende, die im Januar 2027 vor Teil 2 der Abschlussprüfung stehen. Eine dritte Auszubildende hat im Sommer den Ausbildungsbetrieb gewechselt. Sie kannte das Passwort des Laborportals, weil es auf einem Zettel am Empfang stand.

Heute sehen alle ZFA und die Auszubildenden die Sammlung „Empfang“ mit Telefonanlage und Online-Terminbuchung, mit Leserechten und verborgenen Passwörtern. Das schützt nur bedingt: Wer ausfüllen kann, kommt mit Aufwand an das Passwort. Laborportal und Dentaldepot liegen in „Material und Labor“ für die Praxismanagerin und den Zahnarzt. Die Inhaberin ist Kartenverantwortliche, verwaltet die Sammlung „Praxisausweis“ und gibt die PIN dem Zahnarzt und der Praxismanagerin frei. Der IT-Dienstleister hat ein eigenes Konto nur für „Technik“. Außer der Inhaberin haben alle die Rolle Benutzer.

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation und hat ihren Notfallzugang dem angestellten Zahnarzt eingeräumt. Konten wiederherstellen darf bis dahin nur sie. Übernimmt er ihr Konto, kommt er mit ihrer Eigentümerrolle an alle Sammlungen und kann danach selbst Konten wiederherstellen. Weil er ohnehin zu den berechtigten Nutzern der PIN gehört, passt das. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Grundsätzliches steht im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Ihre Passwörter können wir nicht lesen, die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Sie bekommen von uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und auf Wunsch eine unterschriebene Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht. Die Zugänge einer Zahnarztpraxis im Überblick zeigt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen. Den Zuschnitt für Ihre Praxis besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Nürnberg