Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Nürnberg und Nordbayern

Eine Kammer für vier Regierungsbezirke in Nordbayern

Die Steuerberaterkammer in der Karolinenstraße 28 ist für Mittelfranken, Oberfranken, Unterfranken und die Oberpfalz zuständig. Nach der Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer hatte sie am 1. Januar 2026 genau 5.939 Mitglieder, 1,6 Prozent mehr als ein Jahr zuvor.

Für die Umfrage STAX 2024 hat das Institut für Demoskopie Allensbach die Antworten aus dem Kammerbezirk gesondert ausgewertet, 289 Fragebögen. Einzelkanzleien haben dort im Schnitt 5,7 Beschäftigte, bundesweit 4,5. Rund zwei Drittel der befragten Inhaber und Partner wollten in den beiden Jahren davor Stellen besetzen, auch Ausbildungsstellen. Alle offenen Stellen besetzt haben davon nur 16,4 Prozent, im Bund 23,2 Prozent, und 28,4 Prozent fanden für keine Stelle jemanden. Wer Lücken mit Aushilfen und Werkstudenten füllt, meldet öfter Konten an und wieder ab.

Wer an das beSt darf: was die Verordnung regelt

Die Weitergabe des Postfachzugangs regelt die Steuerberaterplattform- und -postfachverordnung, zuletzt geändert im Dezember 2024. Nach § 16 Abs. 1 StBPPV gewährt der Inhaber Dritten Zugang, indem er ihnen den privaten Schlüssel und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung stellt, das Passwort aber nicht im Klartext. Das Recht, Dokumente mit nicht-qualifizierter Signatur auf dem sicheren Übermittlungsweg zu versenden, kann er nach Abs. 2 nicht übertragen.

Nach Abs. 4 muss er sicherstellen, dass nur die Personen hineinkommen, die er bestimmt hat, und nach Abs. 5 dokumentieren, wem er den Zugang wann gegeben und wieder entzogen hat. Wer den Schlüssel bekommt, darf ihn nach § 20 Abs. 2 nicht weitergeben.

Deshalb raten wir, Schlüssel und Zertifikats-Passwort nicht im Tresor abzulegen, auch nicht im persönlichen Bereich. In einer Sammlung sähen sie Eigentümer und Administratoren, die jede Sammlung sehen, und über die Kontowiederherstellung und den Notfallzugang kämen auch an den persönlichen Bereich Personen heran, die der Inhaber nicht bestimmt hat. In eine Sammlung der Kanzleileitung passt die Übersicht, welche Postfächer es gibt und wer sie betreut. Was sich in einer Steuerkanzlei sonst teilen lässt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Beim Versand muss sich der Berechtigte nach § 18 Abs. 2 mit dem Verfahren seiner Erstanmeldung authentisieren, der Mitgliedsausweis der Kammer reicht dafür nur noch bis zum 31. Dezember 2026. Ein Praxisabwickler sieht nach § 19 Abs. 1 im Postfach nur Absender und Eingangszeitpunkt, weder Betreff noch Text oder Anhänge.

Anmeldungen, die bei einer Person bleiben

Auch das Nutzerkonto auf der Steuerberaterplattform darf der Inhaber nach § 8 Abs. 1 StBPPV niemandem überlassen. Ähnlich persönlich ist das Online-Antragsportal der Steuerberaterkammern: Weil die DATEV ihr Identifizierungsmanagement vereinheitlicht hat, melden sich Nutzer dort seit dem 30. Juni 2025 nur noch mit Personalausweis und BundID an, so die Kammer. Eine persönliche Chipkarte für die Anmeldung an der Kanzleisoftware bleibt samt PIN ebenfalls draußen, bei der Person, der sie zugeordnet ist.

Im Oktober 2026 meldete die Kammer eine Neuordnung bei den Körperschaftsteuerfällen aus dem Bezirk des Finanzamts Forchheim. Die Betroffenen erhalten neue Steuernummern, ihre ELSTER-Zertifikate bleiben gültig. Wie ein Büro festhält, wer welches Zertifikat hat und wann es abläuft, beschreibt der Ratgeber ELSTER-Zertifikat und Mitarbeiter.

Beispiel: eine Einzelkanzlei mit offener Stelle

Ein erfundener Fall: eine Steuerberaterin mit einem angestellten Steuerberater, drei Fachangestellten und einer Auszubildenden. Eine Stelle für Lohn ist seit über einem Jahr frei, eine Werkstudentin hilft zwölf Stunden die Woche bei den Belegen. Eine der Fachangestellten hat sich zur Prüfung zur Fachassistentin Digitalisierung und IT-Prozesse angemeldet, die schriftlich am 17. März 2027 stattfindet, und kümmert sich schon jetzt um die IT-Dienstleister der Kanzlei.

• Kanzleileitung: Domain, Konto beim Mailanbieter, Verwaltung der Kanzleisoftware, Notiz zu den Postfächern und zur Frist für den Mitgliedsausweis. Zugriff: Inhaberin und die Fachangestellte für IT, beide mit Verwaltungsrecht für die Sammlung.
• Mandate je Team: Lesezugänge zu Kassensystemen, Shops und Lohnportalen der Mandanten. Zugriff: das jeweilige Team.
• Büro: Paketdienst, Bürobedarf, Seminarportal der Kammer. Zugriff: alle, auch die Werkstudentin.

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor, die Fachangestellte für IT Administratorin. Mit diesen Rollen kommen beide über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an die der Mandatsteams, und können vergessene Master-Passwörter zurücksetzen. Damit kämen sie auch an die Konten der übrigen Mitarbeiter. Deshalb hat sonst niemand eine dieser Rollen, und aus demselben Grund liegt kein beSt-Schlüssel im Tresor.

Der angestellte Steuerberater, die übrigen Fachangestellten, die Auszubildende und die Werkstudentin haben die Rolle Benutzer und sehen nur die Sammlungen, die ihnen zugewiesen sind. Endet der Vertrag der Werkstudentin, sperrt eine der beiden ihr Konto, und das Team ändert die Zugänge, die sie sehen konnte, wie in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter. Wie Sammlungen zugeschnitten werden, erklärt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit

Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, etwa nach § 62a StBerG, unterschreiben wir auf Wunsch. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Passwörter und Mandantenzugänge können wir nicht lesen, Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer sowie technische Protokolle liegen dagegen lesbar auf dem Server. Aufsicht und Meldeweg für bayerische Kanzleien stehen auf der Seite für Bayern, ein Beispiel für einen Anwalt, der zugleich Steuerberater ist, auf der Seite für Anwälte in der Stadt. Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Ob der Tresor zu Ihrer Kanzlei passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Nürnberg