Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Mannheim: ZA-Online und Tresor

KZV-Bezirksdirektion und Bezirkskammer im Zahnärztehaus

Für den Bezirk Karlsruhe sitzen beide zahnärztlichen Körperschaften in Mannheim: die Bezirksdirektion Karlsruhe der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg (KZV BW) und die Bezirkszahnärztekammer Karlsruhe, beide im Zahnärztehaus in der Joseph-Meyer-Straße 8-10. Zur Bezirksdirektion gehört laut KZV die Kreisvereinigung Mannheim Stadt- und Landkreis. Die Bezirksdirektion mit dem Namen Karlsruhe hat ihre Zentrale deshalb unter einer Mannheimer Nummer, 0621 38000-0.

Die Bezirkszahnärztekammer vertritt nach eigener Angabe rund 3.400 Zahnärztinnen und Zahnärzte im Bezirk Nordbaden (Stellenanzeige vom Mai 2025).

ZA-Online: Haupt-Account, Zertifikat und Konten mit pm-

Abrechnungsdaten lädt die Praxis über ZA-Online der KZV BW hoch. Für den Bereich mit Upload und Dokumentencenter braucht es neben Benutzername und Kennwort ein Zertifikat, das die KZV mit einem elektronischen Ausweis vergleicht. Benutzername und Kennwort bekommt die Zahnärztin mit Zulassung, der Zugang gilt für alle Abrechnungsnummern, für die sie zugelassen ist. Die Zertifikatsdatei kommt alle vier Jahre per E-Mail, das Installationskennwort aus Sicherheitsgründen getrennt per Post.

Installiert wird die Datei auf jedem Rechner, über den die Praxis ZA-Online nutzt. Für Mitarbeiterinnen legt die Praxis eigene Konten an, die immer mit „pm-“ beginnen. Ein neues Zertifikat registrieren lässt sich damit nicht, das geht nur mit dem Haupt-Account. Seit April 2024 stellt die KZV abrechnungsbezogene Dokumente im Dokumentencenter bereit und meldet per KIM-Nachricht, dass etwas bereitliegt. Wer nur Uploadrechte hat, sieht diese Dokumente laut KZV nicht, die Einsicht muss die Praxis ausdrücklich erlauben.

Im Tresor legt jede Abrechnungskraft ihr pm-Konto in ihrem persönlichen Bereich ab. Die Inhaberin könnte über die Kontowiederherstellung dort hinein, sie richtet diese Konten in ZA-Online aber ohnehin selbst ein. Haupt-Account, Zertifikatsdatei und Installationskennwort gehören dagegen zur Zahnärztin. Unser Rat: Diese drei legen Sie nicht in den Tresor, auch nicht in Ihren persönlichen Bereich. Die KZV verbietet das nicht ausdrücklich, sie verschickt aber Datei und Kennwort bewusst getrennt, und wer Konten wiederherstellen darf, käme an den persönlichen Bereich heran. In der Sammlung der Praxisleitung steht nur, wo der Brief liegt und wann das Zertifikat abläuft.

PIN des Praxisausweises: ändern, wenn jemand geht

Nach den Antrags-, Nutzungs- und Sperrregeln der KZV BW (Stand 01.07.2020, laut KZV-Seite im Oktober 2026 die gültige Fassung) darf die Praxis Assistenzpersonal und angestellten Zahnärzten die Nutzung des Praxisausweises einräumen, etwa indem sie ihnen die PIN nennt. Fallen die Gründe dafür weg, muss sie die Berechtigung wieder entziehen, und zwar indem die Kartenverantwortliche die PIN ändert. Die PUK darf nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche gehen, sie bleibt deshalb im Brief außerhalb des Tresors.

Im Tresor liegt die PIN in einer Sammlung „Praxisausweis“, die die Kartenverantwortliche den berechtigten Nutzern zuweist. Wem sie zugewiesen ist, sieht die Kartenverantwortliche in den Einstellungen der Sammlung. Verlässt eine berechtigte Person die Praxis, ändert die Kartenverantwortliche die PIN und trägt die neue ein. Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen die Sammlung ebenfalls, sie sollten deshalb selbst zu den berechtigten Nutzern gehören.

Röntgenstelle: alle drei Jahre Unterlagen

Die Zahnärztliche Stelle Röntgen ist eine Abteilung der Bezirkszahnärztekammer Karlsruhe. Laut Praxishandbuch der Landeszahnärztekammer prüft eine Zahnärztliche Stelle jeden, der in der Praxis als Strahlenschutzverantwortlicher röntgt, im Regelfall alle 36 Monate, nach Inbetriebnahme eines DVT-Geräts schon nach 18 Monaten. Angefordert werden unter anderem Aufzeichnungen der Konstanzprüfungen und Patientenaufnahmen mit den Daten zur Strahlenexposition.

Bis zur nächsten Anforderung hat die ZFA fürs Röntgen womöglich gewechselt, und jemand anderes holt die Unterlagen aus der Röntgensoftware. Legen Sie den Verwaltungszugang dieser Software und das Servicekonto beim Gerätehersteller deshalb in eine Sammlung, der zwei Personen zugewiesen sind.

Beispiel: eine kieferorthopädische Praxis mit Fernröntgen

Ein erfundener Fall: Eine Kieferorthopädin führt ihre Praxis mit einer angestellten Fachzahnärztin, einer Zahnärztin in Weiterbildung, neun ZFA und einer Abrechnungskraft. Geröntgt wird mit Panorama- und Fernröntgengerät. Bisher lud die Abrechnungskraft die KFO-Abrechnung mit dem Haupt-Account der Inhaberin hoch, und der Brief mit dem Installationskennwort lag im Schreibtisch. Die ZFA, die die Konstanzprüfungen machte, ist gegangen, kurz bevor die Röntgenstelle Unterlagen anforderte.

Heute hat die Abrechnungskraft ein eigenes pm-Konto mit Uploadrecht und Einsicht ins Dokumentencenter, die Inhaberin hat das Kennwort ihres Haupt-Accounts geändert. Im Tresor sieht das ganze Team „Empfang“ mit Telefonanlage, Terminbuchung und Recall-Postfach. „Röntgen“ ist zwei ZFA und der Fachzahnärztin zugewiesen, „Praxisausweis“ mit der PIN fünf Personen einschließlich der Fachzahnärztin. „Praxisleitung“ mit Lohnbüro, Wartungsverträgen und dem Ablaufdatum des Zertifikats ist nur der Inhaberin zugewiesen. Sie ist alleinige Eigentümerin der Organisation, alle anderen haben die Rolle Benutzer.

Den Notfallzugang räumt sie der Fachzahnärztin ein. Übernimmt diese nach der Wartezeit ihr Konto, hat sie die Eigentümerrolle, sieht alle Sammlungen und kann Konten wiederherstellen. Haupt-Account und Zertifikat liegen nicht im Tresor. Wie die Abrechnung in einer Vertretung weiterläuft, klärt die Inhaberin vorher mit der Bezirksdirektion. Das Praxiskonto bei der Bank steht in keiner Sammlung (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Geht eine ZFA mit PIN-Kenntnis, sperrt die Inhaberin ihr Tresorkonto, ändert die PIN und lässt die Passwörter aus „Empfang“ neu setzen. Die übrigen Punkte stehen in der Checkliste, wenn eine Mitarbeiterin geht. Wie sich Konten von Mitarbeitern zurücksetzen lassen und wer das darf, erklärt der Ratgeber zum Master-Passwort.

Verschwiegenheit und Betreuung aus Dresden

Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf Wunsch unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, etwa nach dem Muster Ihrer Kammer. Was im Tresor liegt, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Typische Zugänge einer Praxis beschreibt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen, die Stellen des Landes für Datenpannen die Seite Baden-Württemberg. Wir richten den Tresor per Fernwartung aus Dresden ein, das kostenlose Erstgespräch (15 Minuten) führen wir am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Mannheim