Passwort-Manager für Kanzleien in Mannheim: beA, CMS und Team

Patentstreitsachen aus ganz Baden-Württemberg

Nach § 14 der Zuständigkeitsverordnung Justiz gehen Patent-, Gebrauchsmuster-, Topographieschutz- und Sortenschutzstreitsachen aus allen Gerichtsbezirken des Landes an das Landgericht Mannheim. Laut Geschäftsverteilungsplan (Stand 1. Januar 2026) bearbeiten sie dort die Zivilkammern 2 und 14, zusammen mit Streitigkeiten über Arbeitnehmererfindungen. In der Berufung ist der 6. Zivilsenat des Oberlandesgerichts Karlsruhe zuständig, für diese Sachen aus den Bezirken beider Oberlandesgerichte des Landes.

Dazu kommt eine Lokalkammer des Einheitlichen Patentgerichts. Sie sitzt in der Schubertstraße 11, unter derselben Anschrift wie der Verwaltungsgerichtshof Baden-Württemberg. Wer Patentsachen führt, arbeitet damit in zwei Systemen: mit dem beA gegenüber dem Landgericht und mit dem Case Management System (CMS) gegenüber dem Patentgericht. Was eine Kanzlei allgemein teilen darf und was persönlich bleibt, steht auf der Branchenseite für Anwälte.

Das CMS des Patentgerichts: eigenes Konto, eigener Code

Seit dem 23. September 2025 laufen Klagen, Anträge, Schutzschriften, Opt-outs und die Registrierung als Vertreter über das neue CMS des Gerichts. Per Post nimmt das Gericht Schriftsätze laut seinen Fragen und Antworten zum CMS nur ausnahmsweise an, wenn das System nicht verfügbar ist. Eine Chipkarte braucht man zur Anmeldung nicht mehr. Jede Person meldet sich mit Benutzername, Passwort und einem Einmalcode aus einer Authenticator-App auf dem Handy an, bei jeder Anmeldung neu. Schriftsätze müssen dort weiter qualifiziert signiert sein.

Für die Zusammenarbeit legt eine Kanzlei im CMS eine Organisation an und lädt Kolleginnen und Kollegen mit eigenen Konten ein. Rollen wie Entwerfen, Zahlen, Senden und Signieren vergibt sie je Mitglied. Die Rolle als Vertreter vor dem Gericht gibt es nur über eine förmliche Registrierung. Dokumente, die die Gegenseite als vertraulich eingestuft hat, sehen in der Organisation nur Mitglieder, die als Vertreter registriert sind. Für besonders vertrauliche Eingaben rät das Gericht, aus dem eigenen Einzelkonto statt aus der Organisation einzureichen.

Was davon in den Tresor gehört und was nicht

Weil das CMS für jede Person ein eigenes Konto mit eigenem Code vorsieht, muss niemand ein CMS-Passwort mit Kollegen teilen. Vertretung und Zuarbeit regelt die Organisation im CMS. Bei gemeinsam genutzten Konten anderer Dienste kann der geheime Schlüssel für die Codes beim Eintrag liegen (Bestätigungscodes im Team teilen). Für das CMS braucht es das nicht, sein Schlüssel kommt in keine Sammlung.

Bei registrierten Vertretern raten wir außerdem, die CMS-Anmeldung auch nicht im persönlichen Bereich des Tresors abzulegen. Ein Verbot dazu haben wir in den Unterlagen des Gerichts nicht gefunden. Eigentümer und Administratoren der Organisation im Tresor können aber den persönlichen Bereich eines Mitglieds über die Kontowiederherstellung öffnen, und nur das Konto eines registrierten Vertreters zeigt Dokumente, die die Gegenseite als vertraulich eingestuft hat.

Für beA-Karte und PIN ist die Lage eindeutig: Nach § 26 Abs. 1 RAVPV darf der Inhaber das Zertifikat keiner weiteren Person überlassen und muss die PIN geheim halten. Beides bleibt deshalb außerhalb des Tresors, ebenso die Signaturkarte. In den Tresor gehört, was das Büro gemeinsam nutzt: Postfächer, Kanzleisoftware, Telefonanlage, Fachdatenbanken. Bei Fachdatenbanken gilt das nur, wenn die Lizenz mehrere Nutzer erlaubt, sonst bekommt jede Person einen eigenen Zugang. Dazu passt eine Notiz in einer Sammlung der Partner, wer im CMS welche Rolle hat, ohne Passwörter.

Kammer, Gerichtsbezirk und Datenschutz-Aufsicht

Zuständig ist die Rechtsanwaltskammer Karlsruhe in der Reinhold-Frank-Straße 72. Ihr Bezirk umfasst im Oberlandesgerichtsbezirk Karlsruhe die Landgerichtsbezirke Heidelberg, Karlsruhe, Mannheim und Mosbach. Von den 21 Mitgliedern ihres Vorstands haben sieben ihre Kanzlei im Landgerichtsbezirk Mannheim. Aufsicht über den Datenschutz in Kanzleien führt der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, mehr dazu auf der Seite für Baden-Württemberg.

Beispiel: zwei Partner für Patentverletzungsverfahren

Ein erfundener Fall: Zwei Partner einer Partnerschaft führen fast nur Patentverletzungsverfahren, vor dem Landgericht und vor der Lokalkammer. Mit ihnen arbeiten eine angestellte Anwältin, drei Fachangestellte und ein Patentanwalt aus einer anderen Kanzlei, der in vielen Verfahren mitwirkt. Im alten CMS hatte jeder Partner seine Karte, die Zugänge zu den Datenräumen der Mandanten lagen in einer Tabelle, die alle öffnen konnten.

Im CMS haben jetzt alle sechs aus der Kanzlei ein eigenes Konto in der Organisation. Die Partner und die angestellte Anwältin sind als Vertreter registriert, die Fachangestellten entwerfen und senden. Die Rolle zum Signieren hat die Kanzlei bei ihnen entfernt. Im Tresor gibt es die Sammlungen „Kanzlei“ für alle, „Verfahren“ mit den Datenräumen, die Mandanten der Kanzlei als Ganzes freigegeben haben, „Partner“ mit Domain, Verwaltung der Kanzleisoftware und der Rollennotiz zum CMS sowie „Gemeinsame Mandate“ nur mit den Datenräumen der Verfahren, in denen der Patentanwalt mitwirkt.

Der Patentanwalt hat ein eigenes Tresorkonto ohne Aufpreis, als Benutzer nur in „Gemeinsame Mandate“. Eigentümer sind nur die Partner, Administratoren gibt es keine, denn diese Rollen sehen alle Sammlungen. Geht eine Fachangestellte, sperrt ein Partner ihr Tresorkonto, entfernt sie aus der CMS-Organisation, und das Büro ändert die Passwörter nach der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter. Wie Sammlungen sinnvoll geschnitten werden, zeigt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Verschlüsselung, Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit

Der Inhalt des Tresors ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO unterschreiben wir auf Wunsch zusätzlich. Die Kanzlei mietet den Server selbst bei netcup, Schönfelder EDV betreut ihn per Fernwartung aus Dresden. Ob das für Ihr Team passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

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