Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Mannheim

Kammer in Heidelberg, zwei Finanzämter in der Donaustraße

Steuerkanzleien aus der Stadt gehören zur Steuerberaterkammer Nordbaden. Sie ist für alle Berufsangehörigen im Bereich Nordbaden der Oberfinanzdirektion zuständig und hat ihre Geschäftsstelle am Kurpfalzring 120 in Heidelberg. Die Branchenseite für Steuerberater erklärt, was eine Kanzlei allgemein bei Portalen, ELSTER und beSt beachten sollte.

Die Finanzämter Mannheim-Stadt und Mannheim-Neckarstadt haben dieselbe Hausanschrift, Donaustraße 34, aber jeweils einen eigenen Bezirk. Einen Teil der Aufgaben erledigt jeweils eines der beiden Ämter für das andere mit:

Erbschaft- und Schenkungsteuer bearbeitet für beide das Finanzamt Mosbach. Konzerne prüft das Zentrale Konzernprüfungsamt Stuttgart.

Gefälschte Prüfungsanordnungen und ELSTER-Mails

Auf der Seite des Finanzamts Mannheim-Stadt steht seit Juli 2026 eine Warnung des Finanzministeriums. Gefälschte E-Mails kündigen Unternehmen eine Betriebsprüfung an, mit einer angeblichen „Prüfungsanordnung gemäß § 193 Abgabenordnung“ als Anhang oder Link. Laut Ministerium sollen solche Anhänge und Links Passwörter und Firmendaten abgreifen, auch wenn als Absender eine echte Adresse der Finanzverwaltung erscheint. Eine echte Prüfungsanordnung erstellt das zuständige Finanzamt, meist auf Papier, mit Umfang, Zeitraum und prüfender Person. Elektronisch kommt sie nur über ELSTER, und nur, wenn der Betrieb dem zugestimmt hat.

Für die meisten Betriebe aus beiden Bezirken der Stadt kommt die echte Anordnung also vom Finanzamt Mannheim-Stadt in der Donaustraße. Leitet Ihnen ein Mandant so eine Mail weiter, klären Sie die Sache über die bekannten Kontaktdaten des Amts und nicht über den Link. Im August 2026 kam ein Hinweis der Oberfinanzdirektion dazu: Mails im Namen von ELSTER versprechen eine Steuererstattung und fragen persönliche Daten ab. Wer auf so einer Seite schon ein Passwort eingetragen hat, findet die nächsten Schritte im Ratgeber Passwort auf einer Phishing-Seite eingegeben.

Gründungen im Pilotversuch: die Ausweis-PIN bleibt beim Mandanten

Seit Ende August 2026 ist die Stadt einer von zehn Pilotstandorten des Bund-Länder-Projekts G24 („Gemeinsam Schneller Gründen“). Das Finanzamt Mannheim-Stadt erprobt mit der Stadt einen digitalen Kombiantrag, der Gewerbeanmeldung und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in einem Verfahren zusammenführt. Er steht Einzelunternehmern offen und läuft über gruenden.gov.de. Dort identifiziert sich die Gründerin mit ihrer BundID, für die sie Online-Ausweis, PIN und AusweisApp braucht, oder mit einem Ausweisdokument.

Diese Anmeldung erledigt die Gründerin selbst. Ihre Ausweis-PIN gehört weder ins Kanzleipostfach noch in den Tresor der Kanzlei. In den Tresor kommt, was später entsteht und was Ihr Team gemeinsam braucht: etwa die Lesezugänge, die die neue Mandantin der Kanzlei für ihre Kasse oder ihren Onlineshop anlegt. Wie die Kanzlei ihre eigenen ELSTER-Zertifikate verwaltet, beschreibt der Ratgeber ELSTER-Organisationszertifikat für Mitarbeiter.

Wer im Tresor Konten verwaltet

Seit 2023 bietet die Kammer die Fortbildungsprüfung zur Fachassistenz Digitalisierung und IT-Prozesse an, die Grundlagen dafür hat sie mit den anderen Steuerberaterkammern im Land geschaffen. Nach ihrer Beschreibung behalten diese Fachkräfte Abläufe, Datenflüsse und Schnittstellen zwischen Kanzlei, Mandanten und Finanzverwaltung im Blick und steuern sie mit der Kanzleileitung, richten aber selbst keine Systeme ein. Im Tresor passt dazu die Pflege der Mandantenbereiche, ohne dass die Fachkraft die Organisation verwaltet.

Als Managerin einzelner Sammlungen ordnet die Fachkraft Kolleginnen den Mandantenbereichen zu und pflegt die Einträge. Einladen, sperren und Master-Passwörter zurücksetzen dürfen nur Eigentümer und Administratoren der Organisation, und beide Rollen sehen alle Sammlungen, auch Lohn und Leitung. Ob die Fachkraft eine dieser Rollen bekommt, entscheidet deshalb die Kanzleileitung.

Beispiel: eine Kanzlei mit vielen Erstgründungen

Ein erfundener Fall: Zwei Steuerberaterinnen führen eine Partnerschaft, die viele Einzelunternehmer im ersten und zweiten Geschäftsjahr betreut, Handwerker, Händler und Dienstleister. Im Team sind fünf Fachangestellte, zwei Auszubildende und eine Kollegin, die sich auf die Fachassistenz Digitalisierung vorbereitet. Bisher schickten Mandanten Zugangsdaten zu Kasse und Shop per Mail, und für eine Gründung hatte jemand im Büro sogar die Ausweis-PIN notiert, um den Antrag zu beschleunigen.

Heute liegen die Zugänge in vier Sammlungen: „Kanzlei“ für das ganze Team, „Mandanten Buchhaltung“ mit den Lesezugängen der Mandanten, „Lohn“ für die zwei Fachangestellten der Lohnabrechnung und „Leitung“ mit dem ELSTER-Organisationszertifikat der Kanzlei und der Domain. Die Kollegin mit der Fortbildung ist Managerin von „Mandanten Buchhaltung“, die Auszubildenden lesen dort nur. Eigentümerinnen sind die beiden Partnerinnen, Administratoren gibt es keine. Einen Notfallzugang untereinander brauchen sie nicht, weil jede als Eigentümerin ohnehin alle Sammlungen erreicht. Endet ein Mandat, löscht die Managerin die Einträge und bittet den Mandanten, die Passwörter zu ändern, wie im Ratgeber Passwörter im Team teilen beschrieben.

Verschwiegenheit und Vertrag

Der Tresor ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, lesen können wir Ihre Passwörter deshalb nicht. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Wunsch unterzeichnen wir außerdem eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG. Den Server bucht die Kanzlei unter eigenem Namen bei netcup, Updates und Einrichtung übernehmen wir per Fernwartung aus Dresden. Datenschutz-Aufsicht ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, mehr dazu auf der Seite für Baden-Württemberg. Fragen zu Ihrer Kanzlei beantworten wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

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