Passwort-Manager in Baden-Württemberg: Zugänge vor dem Ernstfall ordnen

Kleine Betriebe in Baden-Württemberg in Zahlen

Für das Jahr 2024 weist das Unternehmensregister der Statistischen Ämter für Baden-Württemberg 478.571 rechtliche Einheiten aus. Gezählt werden Firmen, Selbständige und Personengesellschaften mit Sitz im Land. 403.474 davon kamen mit weniger als zehn abhängig Beschäftigten aus, gut 84 von 100. Rechnet man die 60.034 Einheiten mit zehn bis 49 Beschäftigten dazu, sind es knapp 97 Prozent. Die Zahlen stehen in der Antwort der Bundesregierung vom 05.08.2026 (Bundestagsdrucksache 21/7502), Auswertungsstand 24.07.2026.

Zwölf Industrie- und Handelskammern arbeiten im Baden-Württembergischen Industrie- und Handelskammertag (BWIHK) zusammen. Für das Handwerk gibt es im Land acht Handwerkskammern. Ihr Dachverband HANDWERK BW spricht von 145.000 Handwerksbetrieben.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und sein Bericht 2025

Seit dem 1. April 2011 ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) auch Aufsichtsbehörde für Unternehmen und Vereine im Land. Behörden und andere öffentliche Stellen im Land kontrolliert er ebenfalls. Sein 41. Tätigkeitsbericht (Stand Februar 2026) zählt für 2025 insgesamt 4.059 Meldungen von Datenpannen aus all diesen Bereichen, nach 3.559 im Jahr 2024. Nach Firmen und Behörden trennt die Statistik nicht.

Für den Umgang mit Datenpannen sieht die Behörde laut Bericht einen hohen Schulungsbedarf, besonders in der Wirtschaft und im Gesundheitswesen. Ihre Schulung „Grundlagen des Datenpannen-Managements“ war auch 2025 sehr gefragt.

Kostenfreie Schulungen im eigenen Bildungszentrum

Seit 2020 betreibt der LfDI das Bildungszentrum für Datenschutz und Informationsfreiheit (BIDIB). 2025 bot es 71 kostenfreie Schulungen an, für Bürger, Behörden, Unternehmen und Vereine. Für kleine Firmen gibt es den Kurs „Basiswissen im Datenschutz für Klein(st)unternehmen, Selbständige und Start-ups“, 2026 mehrfach im Programm, in Stuttgart und online. Die nächsten Termine stehen in der Veranstaltungsliste des BIDIB.

Was das Meldeformular abfragt

Eine Datenpanne der eigenen Firma meldet die Inhaberin oder eine vertretungsbefugte Person über das Formular „Datenpanne melden“ des LfDI. Gefragt wird unter anderem, wann der Vorfall geschah und wann der Betrieb davon erfuhr, welche Daten wie vieler Personen betroffen sind und ob Strafanzeige erstattet wurde, mit Dienststelle und Aktenzeichen. Wer eine Kopie für die eigenen Akten will, druckt das Formular vor dem Absenden aus.

Die Pflicht dazu regelt Art. 33 DSGVO: Gemeldet wird unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, außer die Panne führt voraussichtlich zu keinem Risiko für die Betroffenen.

Die Digitale Kehrwoche

Mit der „Digitalen Kehrwoche“ lädt der Landesbeauftragte ein, Gespeichertes ab und zu durchzusehen und zu löschen, was niemand mehr braucht. Laut Tätigkeitsbericht richten sich die Aktionen dazu gleichermaßen an Bürger und an verantwortliche Stellen. Wir würden die Zugänge mit auf die Liste setzen: das Konto der Aushilfe vom letzten Sommer, den Testzugang beim Webhoster, den zweiten Login beim Großhändler, den keiner mehr nutzt.

Polizei und Land: ZAC beim LKA und Cyber-Ersthilfe BW

Die Zentrale Ansprechstelle Cybercrime (ZAC) beim Landeskriminalamt Baden-Württemberg nimmt IT-Sicherheitsvorfälle aus der Wirtschaft und von anderen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen entgegen und veranlasst zeitnah die polizeilichen Erstmaßnahmen. Die Hotline lautet 0711 5401-2444, Sprechzeiten nennt die Seite des LKA keine.

Die Cybersicherheitsagentur Baden-Württemberg (CSBW) betreibt dazu die Cyber-Ersthilfe BW unter 0711 137-99999, am Telefon an 365 Tagen rund um die Uhr erreichbar. Wirtschaftsunternehmen mit Sitz im Land gehören ausdrücklich zur Zielgruppe. Nach dem Anruf schickt das Team eine zusammenfassende Erstanalyse, Handlungsoptionen für den Fall und eine Liste der Anlaufstellen per E-Mail. Geben Sie dafür eine Adresse an, die vom Vorfall nicht betroffen ist.

CyberSicherheitsCheck für KMU über IHK und Handwerkskammer

Der CyberSicherheitsCheck für KMU ist eine kostenlose Einstiegsberatung des Landes. Geschulte Beraterinnen und Berater sprechen rund eine Stunde mit der Unternehmensleitung, erheben mit einer Checkliste den Ist-Zustand und leiten daraus konkrete Empfehlungen ab. Im Fokus stehen Firmen mit 10 bis etwa 50 Mitarbeitenden, laut CSBW passt der Check auch für Betriebe mit weniger als zehn.

Den Termin bekommen Sie über Kammern und Verbände. Die CSBW nennt Ansprechpersonen bei allen zwölf IHKs, bei sieben der acht Handwerkskammern und bei einigen Verbänden, etwa der Bauwirtschaft Baden-Württemberg (Stand 14.10.2026).

Beispiel: ein Metallbaubetrieb mit 23 Leuten

Ein erfundener Fall: Ein Metallbaubetrieb mit 23 Beschäftigten, davon 16 in Werkstatt und Montage, hat beim CyberSicherheitsCheck seiner Handwerkskammer einen Termin vereinbart. Zur Vorbereitung schreibt die Geschäftsführerin auf, welche Zugänge der Betrieb hat. Sie kommt auf 41. Bei neun weiß sie nicht, wer das Passwort kennt, drei gehören Leuten, die längst nicht mehr im Betrieb sind. Was im Ernstfall greifbar sein muss, hält sie in einer Übersicht fest:

Zwei Probleme bleiben danach übrig: Die Zugänge stehen in einer Datei auf dem Bürorechner, und nur die Geschäftsführerin kennt sie vollständig. Fällt sie aus, wenn der Rechner verschlüsselt ist, kommt niemand an die Übersicht. Wie man diesen Fall vorbereitet, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Mehr zu Betrieben dieser Art steht auf der Seite Passwort-Manager für Handwerksbetriebe.

Ordnung bei den Zugängen mit einem Passwort-Tresor

Im Tresor legt die Geschäftsführerin Sammlungen an: Geschäftsführung, Büro, Montage und IT. Die Monteure sehen nur die Sammlung Montage, auch auf dem gemeinsam genutzten Tablet, an dem sich jeder an- und abmeldet. Der externe IT-Dienstleister bekommt ein eigenes Konto nur für die Sammlung IT, ohne Aufpreis, weil der Preis nicht an der Zahl der Nutzer hängt. Den Notfallzugang räumt sie dem Werkstattmeister ein, der die Sammlung Geschäftsführung im Alltag nicht sieht. Weil sie Eigentümerin der Organisation im Tresor ist, übernimmt er im Ernstfall nach einer Wartezeit ihr Konto und sieht dann alle Sammlungen, die ihr zugewiesen sind. Wie lange er wartet und wer bestätigt, legen wir bei der Einrichtung mit ihr fest. Die Zugänge zum Onlinebanking legt sie nicht im Tresor ab. Wer Zahlungen erledigt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Für die Kehrwoche bei den Passwörtern helfen die Passwort-Berichte. Die Verantwortlichen im Betrieb sehen darin für alle gemeinsamen Sammlungen, welche Passwörter schwach sind, mehrfach verwendet werden oder in bekannten Datenlecks aufgetaucht sind. Geht jemand, sperrt und entfernt die Geschäftsführerin sein Konto selbst. Die Passwörter, die er kannte, sollte sie trotzdem ändern, die Checkliste dazu steht im Ratgeber Mitarbeiter verlässt die Firma. Bestätigungscodes gemeinsam genutzter Konten liegen beim jeweiligen Eintrag, siehe Bestätigungscodes im Team teilen. Deshalb gilt am Tresor selbst eine Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Den Server für den Tresor mietet Ihre Firma selbst bei netcup. Weil alles darin Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist, sehen wir als Betreuer keine Passwörter. Das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. legt jeden Tag eine verschlüsselte Sicherung an einem zweiten Ort ab. Wer das Paket nicht bucht, sichert selbst: Den verschlüsselten Export zeigen wir bei der Einrichtung, eine Sicherung von uns gibt es dann nicht.

Wie Sie die Zugänge in Ihrem Betrieb ordnen könnten, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Firmen in Baden-Württemberg