Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Dortmund: Praxisausweis und DVT

Kammer und KZV in Münster, Bezirksstelle in Dortmund

Für Zahnarztpraxen in Dortmund sind die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe (ZÄKWL) und die Kassenzahnärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KZVWL) zuständig. Beide sitzen in Münster, die Kammer Auf der Horst 29, die KZVWL nebenan in Nummer 25, wo auch die Geschäftsstelle des Zulassungsausschusses arbeitet.

In der Stadt selbst haben Kammer und KZVWL je eine Bezirksstelle Dortmund. Dort sind Zahnärzte ehrenamtlich ansprechbar, unter anderem als Berater nach § 76 BBiG für die Ausbildung von ZFA. Für Fragen zur Praxis-IT betreibt die KZVWL eine Hotline Informationssicherheit unter 0251 507-393.

ZOD-Portal: Anmeldung mit Kartenleser und Zahnarztausweis

Den Praxisausweis (SMC-B) beantragen Mitgliedspraxen in der Regel im ZOD-Abrechnungsportal der KZVWL. Laut der Anleitung der KZVWL meldet sich die Zahnärztin dort mit Kartenleser und ihrem elektronischen Zahnarztausweis an, den die ZÄKWL ausgibt. Diese Anmeldung hängt also an ihrer persönlichen Karte und deren PINs. Beides gehört nicht in den Tresor, auch nicht in ihren persönlichen Bereich, weil jeder, der in der Praxis Konten wiederherstellen darf, dort hineinkäme.

Drei Monate vor Ablauf des Praxisausweises erinnert das ZOD-Portal an die Neubestellung. Auf der Karte steht die Telematik-ID, an der die KIM-Adresse der Praxis hängt. Die KZVWL rät, bei der Folgekarte dieselbe Telematik-ID zu verwenden und vor dem Tausch alle offenen KIM-Nachrichten abzurufen, denn mit der neuen Karte lassen sie sich nicht mehr entschlüsseln. Ablaufdatum und Telematik-ID gehören als Notiz an den Eintrag des Praxisausweises.

Herausgaberichtlinie der KZVWL: PIN für Berechtigte, PUK für Kartenverantwortliche

Kartenverantwortlich ist nach der Herausgaberichtlinie (Stand April 2026) jede Person, die den Praxisausweis für die Praxis beantragen darf, egal wer ihn tatsächlich beantragt hat. Sie verwaltet PIN und PUK. Assistenzpersonal und angestellten Zahnärzten darf die Praxis das Nutzungsrecht einräumen, etwa indem sie ihnen die PIN nennt. Entzieht sie es wieder, ändert der Kartenverantwortliche die PIN. Die PUK darf nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche gehen, sie ist höchstens zehnmal nutzbar und lässt sich nicht ändern.

Die PIN passt deshalb in eine Sammlung, die der Kartenverantwortliche führt und nur den berechtigten Nutzern zuweist. Außer ihnen kommt nur heran, wer Eigentümer oder Administrator der Organisation ist, also sollten diese Rollen nur Kartenverantwortliche haben. Die PUK legen Sie nicht ab, weil sie sonst über die Kontowiederherstellung erreichbar wäre. Im Eintrag steht nur, wo der Brief verschlossen liegt.

Hat die Praxis mehrere Karten oder nutzt eine in einem mobilen Kartenleser, muss sie laut Richtlinie für jede Karte den Einsatzort dokumentieren, erkennbar an der Kartennummer (ICCSN). Diese Angaben enthalten keine PIN und können als Notiz am Eintrag stehen.

DVT: für die KZVWL ein medizinisches Großgerät

In ihren FAQ zum Webseminar IT-Sicherheit (Stand November 2025) ordnet die KZVWL ein digitales Volumentomogramm (DVT) im Regelfall den medizinischen Großgeräten zu. Als Gründe nennt sie die Vernetzung mit der Praxissoftware, den angeschlossenen Windows-PC und die Fernwartung durch Hersteller oder Techniker. Damit gilt zusätzlich Anlage 4 der IT-Sicherheitsrichtlinie: Herstellerseitig gesetzte Passwörter müssen gewechselt, der Wechsel dokumentiert und das Passwort sicher hinterlegt werden. An die Wartungsschnittstellen dürfen nur vorher festgelegte Mitarbeitende.

Eine eigene Sammlung „DVT“, der nur diese Personen zugewiesen sind, und eine Notiz mit dem Datum jedes Wechsels helfen bei der Umsetzung. Ob das als Dokumentation für Ihre Praxis reicht, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder IT-Dienstleister, dieser Text ist keine Rechtsberatung. Weitere Geräte mit Werkspasswort behandelt der Ratgeber Standardpasswörter an Geräten.

Beispiel: eine oralchirurgische Praxis mit DVT und zwei Auszubildenden

Ein erfundener Fall: ein Oralchirurg als Inhaber und Kartenverantwortlicher, eine angestellte Zahnärztin, eine Praxismanagerin ohne zahnmedizinische Ausbildung, sechs ZFA und zwei Auszubildende im zweiten Lehrjahr. Das Passwort für die Wartungsschnittstelle des DVT stand noch so, wie der Hersteller es eingerichtet hatte, auf einem Etikett am Gerät.

Der Inhaber ist der einzige Eigentümer der Organisation, Administratoren gibt es keine. Er führt die Sammlung „Praxisausweis“ und weist sie der angestellten Zahnärztin und den ZFA am Empfang zu. „DVT“ sehen er und zwei festgelegte ZFA, die das Werkspasswort inzwischen geändert und das Datum notiert haben. Die Fernwartung des Herstellers läuft so, wie es der Wartungsvertrag regelt, das Passwort der Wartungsschnittstelle bleibt bei den festgelegten Mitarbeitenden.

Die Auszubildenden haben eigene Konten ohne Aufpreis und sehen als Benutzer nur „Empfang“ mit Telefonanlage und Online-Terminkalender. Laborportal und Materialbestellung pflegt die Praxismanagerin als Managerin der Sammlung „Verwaltung“. Weil nur der Inhaber Eigentümer ist, kann auch nur er Konten wiederherstellen und Mitarbeitende einladen oder sperren.

Seinen Notfallzugang hat er der angestellten Zahnärztin eingeräumt: Übernimmt sie sein Konto, kommt sie als Eigentümerin an alle Sammlungen, auch an „DVT“, und kann selbst Konten wiederherstellen. Die PIN nutzt sie ohnehin, die PUK liegt nicht im Tresor, und für das DVT hat der Inhaber sie als Vertretung in die Liste der Berechtigten aufgenommen. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter, die Zugänge einer Zahnarztpraxis im Allgemeinen die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Wechselt eine ZFA vom Empfang in eine andere Praxis, sperrt der Inhaber ihr Konto. Weil sie die PIN kannte, ändert er sie und trägt die neue ein, so wie es die Richtlinie beim Entzug des Nutzungsrechts verlangt. Den Rest erledigt das Team mit der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Schweigepflicht und Betrieb des Tresors

Wir richten den Tresor per Fernwartung aus Dresden ein und halten ihn aktuell, auf einem Server, den die Praxis selbst bei netcup mietet. Die gespeicherten Passwörter verschlüsseln die Apps Ende-zu-Ende, wir können sie nicht lesen. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Wunsch unterzeichnen wir außerdem eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, etwa nach dem Muster Ihrer KZV oder Kammer. Ob das zu Ihrer Praxis passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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