Passwort-Manager für Kanzleien in Dortmund

Die Kammer sitzt in Hamm und ist für zehn Landgerichtsbezirke zuständig

Nach § 60 BRAO hat jede Rechtsanwaltskammer ihren Sitz am Ort des Oberlandesgerichts. Für Kanzleien in Dortmund ist das die Rechtsanwaltskammer für den Oberlandesgerichtsbezirk Hamm in der Ostenallee 18. Zum Bezirk gehören die Regierungsbezirke Arnsberg, Detmold und Münster sowie die Stadt Essen, mit 10 Landgerichten und 77 Amtsgerichten, darunter das Landgericht Dortmund.

Laut Mitgliederstatistik der Bundesrechtsanwaltskammer hatte die Kammer am 1. Januar 2026 genau 13.533 Mitglieder, 13.010 davon zugelassene Personen. Unter den 385 Berufsausübungsgesellschaften sind 289 Partnerschaften mit beschränkter Berufshaftung und 78 Rechtsanwalts-GmbH. Welche Zugänge eine Kanzlei teilen kann und welche bei einer Person bleiben, steht auf der Branchenseite für Anwälte.

1.104 Anwaltsnotare und die elektronische Veräußerungsanzeige

Etwa jedes zwölfte zugelassene Mitglied ist zugleich Notar. Die Bundesrechtsanwaltskammer zählt im Bezirk 1.104 Anwaltsnotarinnen und Anwaltsnotare, im ganzen Bundesgebiet 3.999, und nennt diese Zahlen ohne Gewähr, weil ein zweiter Beruf nicht gemeldet werden muss. Gut ein Viertel aller Anwaltsnotare gehört damit zu dieser einen Kammer. In vielen Kanzleien arbeiten Notariat und Anwaltsbüro also unter einem Dach, mit getrennten Aufgaben für die Mitarbeiterinnen.

Der KammerReport, den die Rechtsanwaltskammer gemeinsam mit der Westfälischen Notarkammer herausgibt, beschreibt in Ausgabe 4/2026 den Zeitplan des eNoVA-Gesetzes. Seit dem 1. Oktober 2026 müssen Notare die Veräußerungsanzeige nach § 18 GrEStG elektronisch übermitteln, ab dem 1. Januar 2027 auch die Mitteilungen an die Gutachterausschüsse. Für die Veräußerungsanzeige braucht das Notariat ein ELSTER-Organisationszertifikat, das in XNP hinterlegt wird. Die Ausstellung kann laut Notarkammer ein bis zwei Wochen dauern.

Signaturkarte und PIN des Notars bleiben bei ihm und haben im Tresor keinen Platz, auch nicht im persönlichen Bereich seines Kontos. Wer in der Kanzlei die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme sonst daran. In eine Notiz für das Notariat gehört dagegen, welches Zertifikat für die Anzeigen hinterlegt ist, wann es abläuft und wer die Verlängerung beantragt. Wie Firmen mit diesen Zertifikaten umgehen, beschreibt der Ratgeber zum ELSTER-Organisationszertifikat. Das Notaramt mit seinen eigenen Pflichten behandelt diese Seite nicht.

Was die Kammer zu Dienstleistern und Verschwiegenheit schreibt

Im selben Heft gibt die Kammer Hinweise zum Einsatz künstlicher Intelligenz in der Kanzlei. Die Verschwiegenheitspflicht gilt danach uneingeschränkt auch im digitalen Raum. Bei der Auswahl eines KI-Anbieters zählen für sie die Zuverlässigkeit des Dienstleisters, der Standort der Server und die Vertragsbedingungen. Mit dem Anbieter sei eine eigene Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO zu schließen, ein Standardvertrag zur Auftragsverarbeitung reiche allein nicht aus.

§ 43e BRAO selbst verlangt für den Vertrag mit einem Dienstleister die Textform. Darin wird der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt, er darf sich nur die Kenntnis verschaffen, die er für den Auftrag braucht, und der Vertrag legt fest, ob er weitere Personen heranziehen darf. Die Aufsicht über den Datenschutz in Kanzleien führt die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, deren Meldeweg die Seite für Nordrhein-Westfalen erklärt. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Im Tresor sind die Inhalte Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Sichtbar sind für uns als Betreiber die Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO unterschreiben wir auf Wunsch. Ob das für Ihre Kanzlei genügt, entscheiden Sie selbst.

Beispiel: eine Partnerschaft mit Notariat im selben Flur

Ein erfundener Fall: Eine Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung hat zwei Partner. Er ist Anwaltsnotar, sie Fachanwältin für Arbeitsrecht. Dazu kommen ein angestellter Anwalt, drei Notarfachangestellte, zwei Rechtsanwaltsfachangestellte und eine Auszubildende. Bisher hing im Sekretariat ein Ordner mit allen Kennwörtern, den jede Kollegin öffnen konnte, gleich ob sie im Notariat oder für die Arbeitsrechtlerin arbeitete.

Die Kanzlei will ein KI-Werkzeug für Recherchen einführen. Jede Anwältin bekommt dort ein eigenes Konto, das Verwaltungskonto liegt in der Sammlung „Partner“. Die Verschwiegenheitsvereinbarung mit dem Anbieter des Werkzeugs schließt die Partnerschaft selbst. Auch die juristische Datenbank bleibt nur dann ein gemeinsamer Eintrag im Anwaltsbüro, wenn ihre Lizenz mehrere Nutzer erlaubt. Sonst bekommt jede Person einen eigenen Zugang. Wie man Sammlungen zuschneidet, erklärt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beide Partner sind Eigentümer der Organisation im Tresor. Damit kommen beide über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an die des Notariats, und deshalb entscheidet der Notar, was dort liegt. Angestellte haben die Rolle Benutzer und sehen nur ihre Sammlungen. Für ihre persönlichen Tresore haben sich die Partner gegenseitig den Notfallzugang eingeräumt, den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest (mehr im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter). Kündigt eine Notarfachangestellte, sperrt ein Partner ihr Konto und arbeitet die Checkliste für den Weggang ab.

Server auf den Namen der Kanzlei

Den Server mietet die Kanzlei bei netcup in Deutschland, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir richten den Tresor per Fernwartung aus Dresden ein und halten ihn aktuell, für 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, unabhängig davon, wie viele Personen ihn nutzen. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Eine Sicherung gibt es nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir nicht. Hilfe im Alltag ist nicht im Preis und läuft nach Aufwand (74,99 € je Stunde inkl. MwSt.). Ob der Tresor zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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