Verschlüsselte PDF oder ZIP verschicken: wie das Kennwort sicher ankommt

Datei per E-Mail, Kennwort auf einem zweiten Weg

Eine ZIP-Datei oder PDF mit Kennwort verschicken Sie in drei Teilen: Sie verschlüsseln die Datei mit AES-256, hängen sie an die E-Mail und teilen das Kennwort getrennt mit, am Telefon oder per SMS an eine Nummer, die Sie schon vorher hatten. In dieselbe Mail gehört das Kennwort nie, auch nicht als Antwort im selben Verlauf. Wer eines der beiden Postfächer mitliest, hätte sonst Datei und Schlüssel zusammen.

Das BSI beschreibt diesen Fehler im IT-Grundschutz-Baustein CON.9 Informationsaustausch (Edition 2023): Als Beispiel nennt es Mitarbeitende, die den Schlüssel gemeinsam mit den Daten auf demselben Datenträger verschicken, und Schlüssel, die zu leicht zu erraten sind. Einfacher als Anhang plus Anruf ist ein sicherer Link. Dabei liegt die Datei verschlüsselt auf einem Server, der Empfänger lädt sie im Browser herunter, und nach der eingestellten Frist ist sie dort gelöscht.

ZIP-Archiv: AES-256 statt der alten ZIP-Verschlüsselung

Das ZIP-Format kennt mehrere Verfahren. Die ursprüngliche Verschlüsselung gilt laut der ZIP-Spezifikation von PKWARE, dem Erfinder des Formats, nach heutigen Maßstäben als schwach. Sie ist dort nur für geringe Schutzanforderungen oder für ältere ZIP-Programme vorgesehen (APPNOTE, Fassung 6.3.10 vom 01.11.2022). Wählen Sie im Packprogramm deshalb ausdrücklich AES-256. Das kostenlose Programm 7-Zip verschlüsselt laut Hersteller mit AES-256 und leitet den Schlüssel aus dem Kennwort ab.

Zwei Dinge schützt die Verschlüsselung nicht. Die Dateinamen im Archiv bleiben beim üblichen ZIP lesbar, nur der Inhalt ist verschlüsselt. Laut Spezifikation verbirgt erst eine eigene Erweiterung für das Inhaltsverzeichnis auch die Namen. Nennen Sie die Datei also „Unterlagen_Oktober.pdf“ und nicht „Kündigung_Weber.pdf“. Und die unverschlüsselten Originale liegen weiter auf Ihrem Rechner, oft im Download-Ordner oder auf dem Desktop.

Klären Sie vor dem ersten Versand, ob der Empfänger ein AES-verschlüsseltes Archiv öffnen kann. Das BSI führt die Prüfung, ob Sende- und Empfangssystem zusammenpassen, im selben Baustein als eigene Anforderung (CON.9.A6).

PDF mit Kennwort aus Word

Für ein einzelnes Dokument brauchen Sie kein Archiv. Word speichert eine PDF direkt mit Kennwort: Datei, Speichern unter oder Kopie speichern, als Format PDF wählen, dann „Weitere Optionen“ und „Optionen“. Dort setzen Sie den Haken bei „Verschlüsseln des Dokuments mit einem Kennwort“. Nach „OK“ öffnet Word das Fenster „PDF-Dokument verschlüsseln“ und fragt das Kennwort zweimal ab. So beschreibt es Microsoft in der Hilfe für Word für Microsoft 365 und Word 2016 bis 2021, abgerufen am 15.10.2026.

Vorher lohnt ein Blick in das Word-Dokument selbst. Kommentare, alte Fassungen eines Absatzes oder eine Kundenliste in einer ausgeblendeten Tabelle wandern sonst mit. Das BSI sieht in CON.9.A5 vor, Dateien vor der Weitergabe auf solche Restinformationen zu prüfen und sie zu entfernen.

Ein Kennwort, das niemand erraten kann

Bei einer verschlüsselten Datei gibt es keine Sperre nach drei Fehlversuchen. Wer die Datei hat, kann in Ruhe Kennwörter durchprobieren. Die ZIP-Spezifikation selbst nennt Angriffe mit Wörterbüchern und mit systematischem Durchprobieren als Schwäche von Kennwörtern. Für ein Dateikennwort taugt deshalb nur die lange Variante, die das BSI für gute Passwörter nennt: mindestens 25 Zeichen, etwa fünf bis sechs zufällig gewählte Wörter mit Leerzeichen.

Das Geburtsdatum des Empfängers, die Kundennummer oder die Postleitzahl scheiden aus. Das BSI nennt Geburtsdaten ausdrücklich als ungeeignet, und Kundennummern stehen auf Rechnungen und Lieferscheinen, die viele Leute in der Hand hatten. Vergeben Sie für jeden Empfänger ein eigenes Kennwort. Ein Firmenkennwort, das seit Jahren für alle Anhänge gilt, kennen auch Mitarbeiter, die längst nicht mehr im Betrieb sind.

Den Passwortgenerator der Tresor-Apps können Sie dafür direkt nutzen. Er erzeugt auf Wunsch eine Wortfolge, die sich am Telefon gut vorlesen lässt.

Welcher Weg für das Kennwort passt

Für den regelmäßigen Austausch mit einer anderen Firma sieht das BSI in CON.9.A4 eine förmliche Vereinbarung vor. Für einen kleinen Betrieb reicht eine kurze Abstimmung mit der Kanzlei oder dem Lohnbüro: welcher Weg, welches Kennwort, wer es auf beiden Seiten kennt und wann es geändert wird.

Sicherer Link: Datei mit Ablaufdatum

Bei einem sicheren Link verschicken Sie nur noch eine Adresse. In den Apps eines Tresors heißt die Funktion Send. Sie legen darin einen Text oder eine Datei an, die Apps verschlüsseln den Inhalt schon auf Ihrem Gerät, und der Server speichert nur das verschlüsselte Ergebnis. Laut Dokumentation der Apps steht der Schlüssel im Teil des Links hinter dem Zeichen #, und diesen Teil schickt der Browser nicht an den Server.

Zu jedem Link stellen Sie ein, wie lange er lebt. Standard ist eine Löschung nach sieben Tagen, kürzer geht auch. Dazu kommen eine Höchstzahl an Abrufen und auf Wunsch ein Kennwort, das der Empfänger vor dem Öffnen eingeben muss. Abschalten oder löschen können Sie den Link jederzeit, etwa wenn Sie ihn an die falsche Adresse geschickt haben.

Auch hier gilt die Trennung. Den Link schicken Sie per Mail, das Kennwort des Links sagen Sie am Telefon. Ein abgefangener Link allein öffnet dann nichts, und nach Ablauf der Frist ist er wertlos, auch wenn er noch Jahre im Postfach liegt. Was der Empfänger heruntergeladen hat, bleibt allerdings bei ihm und liegt dort so sicher, wie er es ablegt.

Fehler, die im Büro immer wieder passieren

• „Kennwort folgt in separater Mail“. Die zweite Mail geht an dasselbe Postfach wie die erste. Wer dort mitliest, hat Datei und Kennwort zusammen. Wie so ein Fremdzugriff abläuft, zeigt die Seite Firmen-E-Mail gehackt.
• Das Kennwort in der Mailvorlage. Wer für den Versand eine Vorlage nutzt, prüft, dass dort kein festes Kennwort im Text oder im Betreff steht.
• Antwort an alle. Der Empfänger fragt im Verlauf nach dem Kennwort, die Kollegin antwortet hilfsbereit, und ab da steht es in jedem Postfach in Kopie.
• Das Kennwort im Notizzettel am Bildschirm. Weil es für alle Anhänge an die Kanzlei gleich ist, klebt es dort seit dem letzten Wechsel. Warum lose Listen für Firmen riskant sind, steht unter Passwörter in Excel.
• Die alte Verschlüsselung aus Gewohnheit. Das Packprogramm merkt sich die letzte Einstellung. Prüfen Sie beim nächsten Archiv, ob dort AES-256 steht.

Was die Datenschutz-Aufsicht zu E-Mails sagt

Die Datenschutzkonferenz hat ihre Orientierungshilfe zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail am 27.05.2021 beschlossen (Stand 16.06.2021). Den stärksten Schutz der Inhalte bietet danach die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit S/MIME oder OpenPGP. Für Nachrichten mit hohem Risiko für die Betroffenen verlangt sie in der Regel diese Verschlüsselung zusammen mit einer qualifizierten Transportverschlüsselung. Lassen sich die Anforderungen per E-Mail nicht erfüllen, ist ein anderer Kommunikationsweg zu wählen.

Inhalte, die schon vorher nach dem Stand der Technik so verschlüsselt sind, dass nur der Empfänger sie entschlüsseln kann, behandelt die Orientierungshilfe nicht weiter. Ob ein AES-verschlüsseltes Archiv mit getrenntem Kennwort für Ihre Daten reicht, hängt also vom Inhalt und vom Risiko ab. Berufsgeheimnisträger müssen das Risiko laut Orientierungshilfe besonders prüfen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Was Lohnbüros und Steuerkanzleien im Alltag mit Mandantenzugängen beachten, behandeln die Seiten für Buchhaltungsbüros und Steuerberater.

Beispiel: Lohnunterlagen eines Zeltverleihs

Ein erfundener Verleih für Festzelte beschäftigt von April bis September rund 30 Aushilfen. Die Lohnabrechnungen gingen bisher als PDF per Mail, Kennwort war jeweils das Geburtsdatum. Das Datum steht auch im Personalbogen, den drei Leute im Büro sehen, und mancher Kollege kennt es vom Geburtstagskuchen.

Heute bekommt jede Aushilfe zum Saisonstart einen Zettel mit einem eigenen Kennwort aus fünf zufälligen Wörtern, ausgedruckt und persönlich übergeben. Die Bürokraft hinterlegt die Kennwörter im Tresor in einer Sammlung „Lohn“, die nur sie und der Inhaber sehen. Für die Unterlagen an die Steuerkanzlei nutzt sie einen sicheren Link mit drei Tagen Laufzeit. Das Kennwort dafür hat sie einmal mit der Kanzlei am Telefon vereinbart und ändert es, wenn auf einer Seite jemand wechselt.

Bei Passwortheld

Sichere Links sind bei jedem Passwortheld-Tresor eingeschaltet, für Texte und für Dateien. Die vereinbarten Kennwörter für Empfänger legen Sie in einer Sammlung ab, die nur die Personen sehen, die den Versand übernehmen. Ist die Bürokraft im Urlaub, findet ihre Vertretung das Kennwort für die Kanzlei dort und muss niemanden anrufen. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wir können weder die Kennwörter noch die Dateien in den Links lesen. Welche Funktionen der Tresor sonst hat, zeigt die Seite Funktionen.

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. als Festpreis ohne Kosten pro Nutzer, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Dazu kommt die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine Sicherung gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. je angefangener Viertelstunde. Ob das für Ihren Versand passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.