Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Karlsruhe: Karten und Kurse

192 niedergelassene Zahnärzte, Nachtdienst in der Kieferchirurgie

Für 2024 weist das Statistische Jahrbuch der Stadt 192 niedergelassene Zahnärztinnen und Zahnärzte im Stadtkreis Karlsruhe aus, 2023 waren es 191. Auf eine Zahnärztin kamen damit rechnerisch 1.569 Einwohner. Die Zahlen stammen von der Kassenzahnärztlichen Vereinigung, deren Bezirksdirektion Karlsruhe wie die Bezirkszahnärztekammer in Mannheim sitzt.

Den zahnärztlichen Nachtnotdienst der Stadt übernimmt seit 2006 die Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie des Städtischen Klinikums, seit Juli 2017 nach eigener Angabe auch für den Landkreis, täglich von 20 bis 8 Uhr und an den Wochenenden. Verweist die Praxis in ihrer Ansage nach Praxisschluss auf diese Nummer, braucht jemand den Zugang zum Portal der Telefonanlage. Er gehört in die Sammlung für den Empfang.

Akademie für Zahnärztliche Fortbildung: Codes und eigene Konten

Die Akademie in der Lorenzstraße ist eine Einrichtung der Landeszahnärztekammer. Außer Kursen im Hörsaal bietet sie Online-Seminare und On-Demand-Kurse an, manche mit Lernerfolgskontrolle wie die Hygienemodule der Kammer.

Für einen On-Demand-Kurs registriert sich die Teilnehmerin auf der Lernplattform der Akademie und löst einen Code ein, danach ist der Kurs 14 Tage abrufbar. Die Bescheinigung trägt den Namen aus der Registrierung, und je Kauf gibt es nur eine. Zwei ZFA brauchen also zwei Käufe und zwei eigene Anmeldungen. Die noch nicht eingelösten Codes liegen im Tresor in einer Sammlung „Fortbildung“, ihr Konto auf der Lernplattform legt jede ZFA in ihrem persönlichen Bereich ab.

Praxisausweis: was die KZV BW außer der PIN verlangt

Einen Praxisausweis (SMC-B) nutzt eine Zahnarztpraxis in Baden-Württemberg nur, wenn in der Praxis ein elektronischer Heilberufsausweis vorhanden ist. Die Antrags-, Nutzungs- und Sperrregeln der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg (Stand 1. Juli 2020, im Oktober 2026 weiter verlinkt) enthalten zwei Pflichten, die sich gut im Tresor festhalten lassen:

• Hat die Praxis mehrere Praxisausweise oder steckt eine Karte an mehreren Standorten, dokumentiert sie, wo welche Karte eingesetzt wird, erkennbar an der Kartennummer (ICCSN). Auch der Einsatz in einem mobilen Kartenleser gehört dazu, die einzelnen Besuchsorte nicht (Ziffer 4.2).
• Nutzt die Praxis medizinische Anwendungen wie Notfalldaten oder Medikationsplan, weist sie der KZV mindestens einmal im Jahr nach, dass mindestens eine Zahnärztin einen gültigen Heilberufsausweis hat. Scheidet die gemeldete Person aus oder läuft ihr Ausweis ab, folgt ein neuer Nachweis (Ziffer 4.4).

Die PUK darf nach Ziffer 4.1 nur bei der Übergabe an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergegeben werden. Sie bleibt deshalb im verschlossenen Brief außerhalb des Tresors, auch nicht als Scan, denn wer in der Organisation Eigentümer oder Administrator ist, öffnet jede Sammlung. Im Tresor steht nur, wo der Brief liegt. Die PIN darf in eine Sammlung für das Personal, dem die Praxis die Nutzung erlaubt hat (Ziffer 5). Den Heilberufsausweis und seine PIN behält die Zahnärztin für sich.

Beispiel: Praxis mit Zweigpraxis und Besuchen im Pflegeheim

Ein erfundener Fall: Eine Zahnärztin führt ihre Praxis mit einer Zweigpraxis im Landkreis, einem angestellten Zahnarzt, acht ZFA und einer Praxismanagerin. Einmal im Monat behandelt der Kollege in einem Pflegeheim, mit dem ein Kooperationsvertrag besteht, über einen mobilen Kartenleser. Die Praxis nutzt drei Praxisausweise. Wo welche Karte steckte, wusste bisher nur die Praxismanagerin, die ab Januar in Elternzeit geht.

Jetzt hat jede Karte einen Eintrag mit Kartennummer, Einsatzort, Ablaufdatum und dem Ort des PUK-Briefs. Die PINs stehen in der Sammlung „Praxisausweise“, zugewiesen den berechtigten ZFA und dem Kollegen. „Empfang“ mit Telefonanlage, Terminbuchung und Praxispostfach sehen alle ZFA. „Fortbildung“ verwaltet die Praxismanagerin als Managerin, vor der Elternzeit weist sie die Sammlung ihrer Vertreterin zu. „Praxisleitung“ mit Lohnbüro, Verträgen und dem Datum des letzten Nachweises zum Heilberufsausweis ist nur der Inhaberin zugewiesen. Sie ist alleinige Eigentümerin der Organisation, die übrigen Konten sind Benutzer oder Manager.

Den Notfallzugang räumt sie dem angestellten Kollegen ein, der die PINs als berechtigter Nutzer ohnehin verwendet und die Praxis bei ihrem Ausfall weiterführen soll. Übernimmt er nach der Wartezeit ihr Konto, hat er die Eigentümerrolle, sieht alle Sammlungen und kann Konten wiederherstellen (Notfallzugriff auf Firmenpasswörter). Zugänge zum Praxiskonto der Bank stehen nicht im Tresor, jede Person mit Zahlungsaufgaben hat ihren eigenen (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Verlässt eine ZFA mit PIN-Kenntnis die Praxis, sperrt die Inhaberin ihr Tresorkonto, ändert die PIN und trägt die neue ein. Die übrigen Schritte nennt die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter, typische Zugänge einer Praxis die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Schweigepflicht und Betreuung aus Dresden

Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Wunsch zusätzlich eine von uns unterschriebene Verschwiegenheitsvereinbarung nach zahnärztlichem Berufsrecht. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter kann bei uns niemand lesen. Den Server mietet die Praxis auf ihren Namen bei netcup, wir richten ihn per Fernwartung aus Dresden ein und halten ihn aktuell. Meldewege des Landes bei Datenpannen stehen auf der Seite Baden-Württemberg, Ihre Fragen klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Karlsruhe