Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Karlsruhe

Die Kammer sitzt in Heidelberg, zuständig für ganz Nordbaden

Steuerkanzleien aus der Stadt gehören zur Steuerberaterkammer Nordbaden. Ihre Geschäftsstelle liegt laut Impressum am Kurpfalzring 120 in Heidelberg, zuständig ist sie für alle Berufsangehörigen im Bereich Nordbaden der Oberfinanzdirektion. Nach der Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer hatte sie am 1. Januar 2026 genau 3.703 Mitglieder, 1,2 Prozent mehr als ein Jahr davor. Darunter sind 3.127 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 17 Steuerbevollmächtigte und 548 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften.

Zum selben Stichtag zählte die Statistik im Kammerbezirk 465 Auszubildende zur Steuerfachangestellten und 122 Umschülerinnen und Umschüler. Was eine Steuerkanzlei allgemein bei ELSTER, beSt und Mandantenportalen beachten sollte, steht auf der Branchenseite für Steuerberater.

Vollmachtsdatenbank: Karte und Transport-PIN kommen getrennt

Für die Vollmachtsdatenbank nennt die Kammer zwei Wege. Entweder lässt ein Berufsträger die User-ID seiner DATEV SmartCard für Berufsträger im Berufsregister eintragen, das dauert laut Kammer im Regelfall höchstens drei Werktage und einen weiteren für die Freischaltung. Oder er beantragt die Zugangskarte der Kammer. Sie kommt mit Anschreiben, die Transport-PIN aus Sicherheitsgründen einen Tag später in einem eigenen Brief.

Karte und PIN gehören dem Mitglied, auf das sie ausgestellt sind. In den Tresor kommen sie nicht, auch nicht als Scan und nicht in den persönlichen Bereich, denn dort kämen Eigentümer und Administratoren der Organisation über die Kontowiederherstellung heran. Fehlt auf einer DATEV SmartCard im Kartentyp der Zusatz „für Berufsträger“, taugt sie laut Kammer nicht für die Vollmachtsdatenbank. Dann beantragt der Berufsträger bei der DATEV einen Funktionswechsel.

Seit Juni 2026 mit Löschprotokoll

Am 1. Juni 2026 hat die Bundessteuerberaterkammer die Vollmachtsdatenbank mit neuer Oberfläche gestartet. In der Kanzleiverwaltung gibt es jetzt ein Löschprotokoll: Für einen frei gewählten Zeitraum lädt der Berufsträger eine CSV-Datei mit allen gelöschten Vollmachten herunter, mit Zeitpunkt und dem angemeldeten Nutzer, der gelöscht hat. Laut Faltblatt der Bundessteuerberaterkammer lassen sich auch Mitarbeiter einer Kanzlei für die Vollmachtsdatenbank berechtigen. Aussagekräftig ist das Protokoll nur, wenn niemand mit der Karte eines anderen arbeitet.

Mitgliederbereich der Kammer: eigene Passwortregeln

Für den geschützten Bereich der Kammer-Website legt jedes Mitglied ein eigenes Konto an. Der Benutzername darf keine E-Mail-Adresse sein, das Passwort braucht mindestens acht Zeichen, und erlaubt sind neben Buchstaben und Ziffern nur bestimmte Sonderzeichen, etwa Klammern, Ausrufe- und Fragezeichen, Prozent, Bindestrich und Unterstrich. Ein Rautezeichen oder ein At-Zeichen steht nicht auf der Liste. Schalten Sie im Passwortgenerator für diesen Eintrag die Sonderzeichen ab und nehmen Sie dafür eine größere Länge, oder erzeugen Sie eine lange Wortfolge, deren Wörter Bindestriche trennen.

Als E-Mail-Adresse verlangt die Kammer die berufliche Adresse aus dem Berufsregister. Gefragt wird nach Vor- und Nachname, ein Sammelkonto für die Kanzlei sieht das Formular nicht vor.

Lohnsteuer-Außenprüfung: Einsicht ins Programm der Kanzlei

Arbeitgeber mit mehr als 300 Beschäftigten aus dem Bezirk des Finanzamts Karlsruhe-Stadt prüft das Finanzamt Karlsruhe-Durlach zentral in der Lohnsteuer. Nach § 147 Abs. 6 AO darf die Außenprüfung in elektronische Unterlagen Einsicht nehmen und das Programm dafür nutzen. Teilt der Arbeitgeber mit, dass die Daten bei einem Dritten liegen, etwa bei der Kanzlei, die den Lohn abrechnet, muss die Kanzlei Einsicht gewähren oder die Daten nach Vorgabe auswerten oder übertragen. Ihr Erscheinen kündigt die Prüferin dann beim Steuerberater an.

Das eigene Login eines Mitarbeiters sollte dafür niemand herausgeben. Wir raten zu einem Lesezugang nur für diesen Mandanten, wenn das Lohnprogramm das erlaubt, angelegt für die Dauer der Prüfung. Im Tresor steht er in der Sammlung „Lohn“ mit dem Datum, an dem er wieder gesperrt wird, und das Passwort geht als sicherer Link mit Ablaufdatum und begrenzter Zahl von Abrufen an die Prüferin.

Beispiel: eine Kanzlei für Software- und Ingenieurfirmen

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberatungsgesellschaft betreut vor allem Softwarehäuser und Ingenieurbüros. Im Stadtkreis arbeiten gut zwölf Prozent der Beschäftigten in Information und Kommunikation (Firmen in Karlsruhe). Neben dem Geschäftsführer arbeiten dort eine angestellte Steuerberaterin, fünf Fachangestellte und zwei Umschülerinnen.

Die DATEV SmartCard der neuen Steuerberaterin hatte den Zusatz „für Berufsträger“ nicht. Bis zum Funktionswechsel nahm sie die Karte des Geschäftsführers, die PIN stand auf einem Zettel. Als im Sommer eine Vollmacht fehlte, zeigte das Löschprotokoll seinen Namen, obwohl er im Urlaub war. Heute arbeiten beide Berufsträger mit ihrer eigenen Karte, und keine PIN steht mehr auf Papier.

Im Tresor gibt es „Kanzlei“ für alle, „Lohn“ mit den Lesezugängen, die Mandanten der Kanzlei in ihrer Zeiterfassung eingerichtet haben, und den befristeten Prüferzugängen, „Buchhaltung“ mit eigenen Lesezugängen der Kanzlei zu Zahlungsdiensten und Shops von Mandanten und „Geschäftsführung“. Die Umschülerinnen lesen in „Lohn“ und „Buchhaltung“ nur.

Eigentümer der Organisation ist allein der Geschäftsführer. Administratoren gibt es keine, weil diese Rolle jede Sammlung sähe, auch „Geschäftsführung“. Die Steuerberaterin ist „Lohn“ und „Buchhaltung“ als Managerin zugewiesen, und ihr hat er den Notfallzugang eingeräumt, weil sie als Berufsträgerin die Kanzlei im Ernstfall weiterführen soll. Übernimmt sie nach der Wartezeit sein Konto, ist sie Eigentümerin: Sie kommt an alle Sammlungen und kann Konten wiederherstellen (Notfallzugriff auf Firmenpasswörter).

Endet eine Umschulung, sperrt der Geschäftsführer das Konto, und das Team ändert die Passwörter nach der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Verschwiegenheit und Vertrag

Den Inhalt des Tresors verschlüsseln die Geräte Ihres Teams Ende-zu-Ende, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch zusätzlich.

Die Kanzlei mietet den Server auf eigenen Namen bei netcup, wir betreuen ihn per Fernwartung aus Dresden. Ob das zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

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