Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Hannover: Portal, Codes, Karten

559,75 Zahnärzte im Planungsbereich Hannover Stadt, 214,25 davon angestellt

In ihrer Übersicht zur zahnärztlichen Versorgung nach § 99 SGB V nennt die KZV Niedersachsen für den Planungsbereich Hannover Stadt zum 31.12.2025 eine Gesamtzahl von 559,75 Zahnärztinnen und Zahnärzten: 345,50 mit Zulassung und 214,25 in Anstellung. Bei 522.131 Einwohnern (Stand 31.12.2024) ergibt das einen Versorgungsgrad von 131,02 Prozent.

Die Werte sind angerechnete Anteile und keine Köpfe: Nach der Bedarfsplanungs-Richtlinie Zahnärzte zählt eine hälftige Zulassung mit 0,5, angestellte Zahnärzte zählen je nach Wochenarbeitszeit mit 0,25 bis 1,0. Gut 38 Prozent der Gesamtzahl entfallen auf Angestellte. Den Heilberufsausweis bestellt jede Zahnärztin selbst auf ihren Namen, auch die angestellte, und seine PINs gehören nur ihr. Welche Zugänge eine Zahnarztpraxis sonst hat, steht auf der Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

KZVN und Zahnärztekammer in der Zeißstraße

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Niedersachsen (KZVN) sitzt in der Zeißstraße 11, die Zahnärztekammer Niedersachsen (ZKN) gleich nebenan in der 11a. Die Bezirksstelle Hannover der Kammer hat die Hausnummer 11b. Fragen zu Mitgliederportal und Telematik beantwortet die Servicehotline der KZVN unter 0511 8405-395.

Datenschutzverletzungen in der Zahnarztpraxis zeigt die Praxis laut KZVN ausschließlich beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen an, über dessen Meldeformular, siehe Passwort-Manager in Niedersachsen.

Mitgliederportal: Hauptzugang, Zugriffsrechte und Pflicht zum zweiten Faktor

Ins Mitgliederportal der KZVN kommt nur, wer neben Zugangsnummer und Passwort einen zweiten Faktor vorweist. Zur Wahl stehen eine Authentifizierungs-App mit sechsstelligem Einmalcode oder ein Sicherheitsschlüssel. Bei der Einrichtung erzeugt das Portal Wiederherstellungscodes, die Sie speichern oder drucken sollen.

Mitarbeiterinnen bekommen Zugriffsrechte, die die Zahnärztin über ihren Hauptzugang anlegt. Erkennbar sind sie an einer Endung wie „-1“ oder „-2“, und auch für sie gilt die Pflicht zum zweiten Faktor. Hinterlegt eine Mitarbeiterin eine eigene E-Mail-Adresse und bestätigt sie, kann sie ein vergessenes Passwort selbst zurücksetzen. Ohne Adresse muss die Zahnärztin das Zugriffsrecht löschen und neu anlegen.

Was davon in den Tresor gehört

Den Hauptzugang der Zahnärztin samt Wiederherstellungscodes legen Sie nicht im Tresor ab, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich, denn wer in der Praxis Master-Passwörter zurücksetzen darf, käme dort hinein. Die Codes druckt sie aus und verwahrt sie selbst, mehr dazu im Ratgeber Wiederherstellungscodes aufbewahren. Das Passwort eines Zugriffsrechts speichert jede Mitarbeiterin in ihrem eigenen persönlichen Bereich. Wer die Authentifizierungs-App nutzt und kein Diensthandy hat, kann den Schlüssel für die Einmalcodes beim eigenen Eintrag hinterlegen. Dann liegen Passwort und Code an einem Ort, und der Schutz hängt am Tresor, an dem für alle Mitarbeiter ebenfalls die Zwei-Faktor-Pflicht gilt. Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme allerdings auch an diesen persönlichen Bereich. Das ist meist die Inhaberin, die das Zugriffsrecht ohnehin selbst angelegt hat und es jederzeit löschen kann.

Praxisausweis: Regeln der KZVN nur im Mitgliederbereich

Die verbindlichen Regeln für Beantragung, Nutzung und Sperrung des Praxisausweises (SMC-B) stehen laut KZVN in ihrer Vertragsmappe, Fach 3.5.5, Stand 20.09.2021. Lesen kann sie nur, wer sich anmeldet. Andere KZVen veröffentlichen ihre Fassung. Bei der KZV Schleswig-Holstein etwa sind Kartenverantwortliche für PIN und PUK aller Praxisausweise zuständig, und die PUK darf nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergegeben werden. Fast wortgleich steht das in den Regelwerken der KZVen Nordrhein, Hessen, Berlin und Brandenburg, jeweils in Ziffer 4.1.

Wir gehen deshalb davon aus, dass die Fassung der KZVN dieselbe Grenze zieht: Der PIN/PUK-Brief bleibt verschlossen bei der Inhaberin und kommt nicht in den Tresor, auch nicht als Scan. In einer Notiz in der Sammlung der Praxisleitung steht nur, wo er liegt. Lesen Sie Fach 3.5.5 im Mitgliederbereich trotzdem einmal nach, dort steht auch, wem Sie die PIN nennen dürfen.

eZahnarztausweis: Antrag beim Anbieter, PIN und PUK per Post

Mitglieder der ZKN bestellen den elektronischen Heilberufsausweis direkt beim Vertrauensdiensteanbieter ihrer Wahl. Unterbricht sie das Ausfüllen, zeigt der Anbieter einen Vorgangsschlüssel an, den sie ausdruckt oder aufschreibt. Nach der Freigabe durch die Kammer kommt der Ausweis mit PIN und PUK, und die Karte muss vor der Nutzung initialisiert werden. Nichts davon kommt in den Tresor der Praxis.

Beispiel: Die ZMV braucht den Code vom Handy des Chefs

Ein erfundener Fall: ein Zahnarzt mit eigener Praxis, drei angestellte Zahnärztinnen, eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) und sieben ZFA. Die ZMV erledigte die Abrechnung jahrelang über den Hauptzugang des Inhabers. Seit dem zweiten Faktor liegt der Code in der App auf seinem Handy, und an seinem freien Tag rief sie ihn an, um ihn vorlesen zu lassen.

Jetzt hat die ZMV ein eigenes Zugriffsrecht mit dem Code in der App ihres Diensthandys. Ein zweites Zugriffsrecht bekam ihre Urlaubsvertretung, eine ZFA ohne Diensthandy. Den Schlüssel für ihre Einmalcodes hinterlegt die ZFA deshalb bei ihrem Eintrag im persönlichen Bereich des Tresors. Am Tresor selbst meldet sie sich mit einem Code per E-Mail an, der Schutz hängt damit auch an ihrem Postfach. Beide haben eine eigene E-Mail-Adresse bestätigt. Der Inhaber hat sein Portalpasswort geändert, seine Wiederherstellungscodes verwahrt er gedruckt im eigenen Safe.

Der Inhaber ist einziger Eigentümer der Organisation, einen Administrator gibt es nicht. Nur er kommt damit an alle Sammlungen und kann Konten wiederherstellen. Geht die vertretende ZFA, löscht er ihr Zugriffsrecht über den Hauptzugang, sperrt ihr Konto im Tresor und arbeitet die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter ab.

Vertrag, Verschwiegenheit und Preis

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Auf Wunsch unterschreiben wir eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, auch nach einem Muster der KZV oder der Kammer.

Für die Wartung zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne Kosten pro Nutzer, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Der Server bei netcup kostet ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichert den Tresor täglich, ohne dieses Paket machen wir keine Sicherung. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten) führen wir per Video oder am Telefon.

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