Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in München: KZVB und Praxisausweis

KZVB, BLZK und ein eigener Bezirksverband für Stadt und Landkreis

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Bayerns (KZVB) sitzt in der Fallstraße 34, die Bayerische Landeszahnärztekammer (BLZK) in der Flößergasse 1. Die KZVB gibt den Praxisausweis heraus und betreibt das Portal „Meine KZVB“ für Abrechnung und Telematik. Den elektronischen Zahnarztausweis organisiert die BLZK, beantragt wird er bei einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter.

Nach Art. 43 des Heilberufe-Kammergesetzes bilden die Zahnärzte aus Stadt und Landkreis München einen eigenen Bezirksverband. Der ZBV München Stadt und Land hat seine Geschäftsstelle in der Georg-Hallmaier-Straße 6.

Weniger Inhaber, 81 Prozent mehr Angestellte als 2015

Eine Zahl nur für den Bezirksverband veröffentlicht die BLZK auf ihrer Seite „Zahlen und Fakten“ nicht, wohl aber die Entwicklung im ganzen Freistaat. Laut Zahnärztestatistik der Kammer (Stand Ende 2025) gilt für Bayern:

2015 kam auf drei Niedergelassene knapp ein angestellter Zahnarzt, 2025 sind es zwei. Jede Anstellung bringt eigene Konten in Praxisverwaltung, Laborportal und Tresor mit, und am letzten Arbeitstag schließt die Praxis sie wieder.

Meine KZVB: kein Login wird geteilt

Ihre Zugangsdaten sollen Zahnärzte laut FAQ der KZVB auf keinen Fall an eine andere Person weitergeben, für das Team legt die Inhaberin eigene Personalzugänge an. Darüber übermitteln Mitarbeiterinnen im Auftrag der Praxis die Abrechnung und lesen Rundschreiben. Berichtigungen und andere Dokumente sehen sie nur, wenn die Inhaberin das zusätzlich freigibt, das Kontoavis nie. Alle Tätigkeiten im Portal protokolliert die KZVB.

Seit dem 1. August 2025 verlangt die KZVB für jeden Login in Meine KZVB einen zweiten Faktor, auch für Personalzugänge. Jede Person koppelt dafür die KZVB-ID-App per QR-Code mit ihrem Zugang und bestätigt die Anmeldung, indem sie in der App das angezeigte Symbol wählt. Schickt eine ZFA die Abrechnung, verarbeitet die KZVB sie erst, wenn die Inhaberin in ihrer App zugestimmt hat, und zwar innerhalb eines Tages. Die Benachrichtigung dafür gilt zehn Minuten und kommt etwa alle 15 Minuten wieder.

Der Zugang der Zahnärztin gehört deshalb in keine Sammlung und auch nicht in ihren persönlichen Bereich im Tresor: Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme an diesen Bereich heran. Ihren eigenen Personalzugang kann eine ZFA dagegen im persönlichen Bereich ablegen, die Bestätigung bleibt ohnehin in der App auf ihrem Handy. Eine Bestätigung per Symbol kann der Tresor nicht übernehmen, er erzeugt nur zeitbasierte Einmalcodes. Hier bringt er also wenig, und vor dem Urlaub der Inhaberin klärt die Praxis besser, wann die Abrechnung rausgeht.

Praxisausweis: Kartenverantwortliche, PIN und eine PUK für zehn Einsätze

In ihren Antrags-, Nutzungs- und Sperrbedingungen (Stand 25.08.2025) macht die KZVB die Kartenverantwortlichen für PIN und PUK aller Praxisausweise zuständig. Diese Rolle kann nur übernehmen, wer den Ausweis beantragen darf, also etwa die Vertragszahnärztin oder im MVZ der zahnärztliche Leiter. Die PIN darf an berechtigte Nutzer gehen, die PUK nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche. Verliert jemand das Nutzungsrecht, ändert der Kartenverantwortliche die PIN. Die PUK lässt sich höchstens zehnmal nutzen und nicht ändern.

Die PIN kann deshalb in einer Sammlung liegen, die der Kartenverantwortliche verwaltet und den berechtigten Nutzern freigibt. Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme über das Konto eines Nutzers auch an die PIN und sollte deshalb selbst zu den berechtigten Nutzern gehören. Die PUK legen Sie nicht in den Tresor. Wer Konten wiederherstellen darf, käme sonst an sie heran, auch wenn er selbst nicht kartenverantwortlich ist. Der PIN/PUK-Brief bleibt verschlossen beim Kartenverantwortlichen, im Tresor steht nur, wo er liegt und wie oft die PUK schon benutzt wurde. Den elektronischen Zahnarztausweis nennt die KZVB eine personenbezogene Karte wie eine EC-Karte, seine beiden PINs gehören ebenfalls nicht in den Tresor.

Der Notfall-Ordner der BLZK und der Tresor

Für den Ausfall der Inhaberin bietet die BLZK Merkblätter und Formulare für einen Notfall-Ordner an, darunter Formulare für Passwörter sowie für Schlüssel und Chipkarten. Weil der Ordner sensible Daten enthält, nennt die Kammer als Aufbewahrungsort ein Bankschließfach oder die Übergabe an einen Anwalt oder Notar.

Ein Passwort auf Papier stimmt nur bis zur nächsten Änderung. Tragen Sie deshalb ins Formular ein, unter welcher Adresse Ihr Tresor läuft und wer den Notfallzugang hat. Ist die Inhaberin Eigentümerin der Organisation im Tresor, sieht die Vertrauensperson nach der Übernahme ihres Kontos alle Sammlungen, die der Inhaberin zugewiesen sind, also etwa auch die PIN des Praxisausweises. Den Notfallzugang bekommt deshalb nur jemand, der diese Zugänge auch nutzen darf. Die Zugänge zur Bank bleiben auch hier draußen (siehe Onlinebanking mit Mitarbeitern), den Ablauf erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Beispiel: ein zahnmedizinisches MVZ mit kaufmännischer Geschäftsführerin

Ein erfundener Fall: ein MVZ als GmbH mit einem zahnärztlichen Leiter, drei angestellten Zahnärztinnen, elf ZFA und einer kaufmännischen Geschäftsführerin, die selbst keine Zahnärztin ist. Den Praxisausweis beantragt im MVZ laut KZVB der zahnärztliche Leiter, er ist damit auch Kartenverantwortlicher.

Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und sieht „Verwaltung“ mit Lohnportal und Materialbestellung. Der Sammlung „Praxisausweis“ mit der PIN ist der Leiter mit Verwaltungsrecht zugewiesen. Er gibt sie den ZFA am Empfang frei und vor seinem Urlaub zusätzlich seiner Vertreterin, einer der angestellten Zahnärztinnen. Ihren Notfallzugang räumt die Geschäftsführerin dem Leiter ein. Übernimmt er ihr Konto, sieht er dort die Sammlungen, die ihr zugewiesen sind, etwa „Verwaltung“.

Konten wiederherstellen dürfen nur die Geschäftsführerin und der Leiter, den sie dafür zum Administrator der Organisation gemacht hat. Als Administrator kommt der Leiter über die Verwaltungsansicht auch an alle Sammlungen, etwa an „Verwaltung“. Wer Konten wiederherstellen darf, käme außerdem an fremde Konten und damit an die PIN, deshalb zählt der Leiter die Geschäftsführerin zu den berechtigten Nutzern des Praxisausweises. Geht eine ZFA, die die PIN kannte, sperrt die Geschäftsführerin ihr Tresorkonto, der Leiter ändert die PIN und trägt die neue ein. Die weiteren Schritte zeigt die Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters, die Zugänge einer Zahnarztpraxis allgemein die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen. Für ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten) rufen wir Sie an oder verabreden einen Videotermin.

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