Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Essen: Röntgen und Rechner

398 volle Stellen für Zahnärzte, rund ein Achtel im Stadtkern

Rechnet man Teilzeit in volle Stellen um, arbeiteten Ende 2024 in Essen 398,3 Vertragszahnärzte und angestellte Zahnärzte. 2020 waren es 376,5. Die Zahlen liefert die KZV Nordrhein, veröffentlicht hat sie das Statistikamt der Stadt, die Werte für 2023 und 2024 noch als vorläufig. Am stärksten wuchs der Stadtkern, von 31,3 auf 48,5 volle Stellen.

Mitglied der KZV wird eine angestellte Zahnärztin schon, wenn sie mindestens zehn Stunden in der Woche in einer Praxis in Nordrhein arbeitet. Ihr elektronischer Heilberufsausweis ist laut KZV eine personenbezogene Chipkarte. Mit jeder Teilzeitkraft arbeiten mehr Personen an denselben Rechnern und Portalen. Die typischen Zugänge einer Zahnarztpraxis zählt unsere Seite für Zahnarztpraxen auf.

Verwaltungsstelle und Bezirksstelle an der Schnabelstraße

Die KZV Nordrhein hat ihren Sitz in Düsseldorf, die Zahnärztekammer Nordrhein in Neuss. Für Praxen in der Stadt arbeiten beide an der Schnabelstraße 1: die Verwaltungsstelle Essen der KZV und die Bezirksstelle Essen der Kammer, mit derselben Büroleitung und derselben Telefonnummer 0201 230988.

Röntgenbild per E-Mail: das Kennwort kommt am Telefon

Ob eine Praxis Röntgenbilder und Rechnungen per E-Mail an Patienten schicken darf, beantwortet die Zahnärztekammer Nordrhein in einem Beitrag ohne Datum auf ihrer Seite zum Datenschutz. Röntgenbilder enthalten Gesundheitsdaten, deshalb gehört die Datei verschlüsselt. Das Kennwort zum Entschlüsseln gibt die Praxis dem Patienten am besten telefonisch durch, und es sollte lang und komplex genug sein. An welche Adresse die Bilder gehen, sollte der Patient schriftlich mitteilen. Verzichtet er auf die Verschlüsselung, geht ein Datenverlust laut Kammer trotzdem in der Regel zu Lasten der Praxis, weil sie die Beweislast für den sicheren Versand trägt.

Für das Kennwort braucht die ZFA keine Liste. Sie erzeugt es mit dem Passwortgenerator der App als Wortfolge aus mehreren Wörtern, die sich am Telefon gut durchsagen lässt, und nimmt für jede Sendung ein neues. Wie Sie Kennwort und Datei getrennt übermitteln, beschreibt der Ratgeber Verschlüsselte PDF und Kennwort übermitteln. Dieser Abschnitt gibt die Kammer wieder und ist keine Rechtsberatung.

Neue Rechner nach Windows 10: gespeicherte Passwörter nicht vergessen

Mit der Fassung der IT-Sicherheitsrichtlinie, die am 2. Juli 2025 in Kraft trat, dürfen Betriebssysteme ohne Sicherheitsupdates nicht einfach weiterlaufen. Laut KZV Nordrhein sind sie abzuschalten, zu ersetzen oder vom Netz zu trennen, als Beispiel nennt sie das Support-Ende von Windows 10 am 14. Oktober 2025. Umgesetzt sein mussten die neuen Anforderungen bis zum 2. Januar 2026.

Vor dem Tausch lohnt ein Blick in den Browser der alten Empfangsrechner, denn dort können Zugänge wie das Portal des Dentallabors oder die Materialbestellung gespeichert sein. Diese Zugänge trägt die Praxis in die passende Sammlung ein und löscht sie danach im Browser, bevor der IT-Dienstleister den alten Rechner löscht. Warum der Browser kein guter Ort für Firmenpasswörter ist, steht im Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser. Das Übertragen selbst ist nicht im Preis enthalten. Wird ein Kartenterminal verkauft, nimmt die Praxis laut KZV vorher die Gerätekarte heraus und setzt das Terminal auf Werkseinstellungen zurück.

Beispiel: eine Praxis im Stadtkern mit vier Teilzeit-Zahnärztinnen

Ein erfundener Fall: ein Zahnarzt als Inhaber, vier angestellte Zahnärztinnen mit zusammen zweieinhalb vollen Stellen, eine Praxismanagerin, eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin und neun ZFA. Weil die Zahnärztinnen an unterschiedlichen Tagen arbeiten, wechseln die Rechner in den Behandlungszimmern ständig die Hand. Anfang 2026 tauschte die Praxis sieben Rechner mit Windows 10 aus. Auf den alten Empfangsrechnern lagen 31 Zugänge im Browser, einige davon doppelt mit unterschiedlichen Passwörtern.

Heute gibt es drei Sammlungen. „Empfang“ mit Online-Terminvergabe, Telefonanlage und Praxis-Postfach nutzen alle ZFA. „Labor und Material“ mit Portal des Dentallabors und Bestellportalen bearbeitet die Verwaltungsassistentin, die Zahnärztinnen haben Leserecht. „Technik“ mit Router und Konnektor-Verwaltung sehen Inhaber und IT-Dienstleister, Letzterer mit eigenem Konto als Benutzer ohne Aufpreis. Als Eigentümer der Organisation ist der Inhaber jeder der drei Sammlungen zugewiesen, Konten wiederherstellen darf nur er. Die PINs der Zahnarztausweise speichert niemand im Tresor, auch nicht im persönlichen Bereich, denn über die Wiederherstellung käme der Inhaber dorthin.

Am Behandlungsrechner meldet sich jede Zahnärztin mit eigenem Master-Passwort am Tresor an. Am Ende ihrer Sprechzeit nimmt sie ihren Ausweis aus dem Kartenterminal, wie es die KZV rät, und meldet sich im Tresor ab. Hört eine von ihnen auf, sperrt der Inhaber ihr Konto, und die Verwaltungsassistentin ändert die Passwörter in „Labor und Material“ nach der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Verschwiegenheit und Betrieb des Tresors

Den Tresor betreiben wir per Fernwartung auf einem Server, den Ihre Praxis bei netcup auf den eigenen Namen mietet. Die Einträge darin sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für uns nicht lesbar. Neben dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der zum Angebot gehört, unterzeichnen wir auf Wunsch eine Verschwiegenheitsvereinbarung, die sich nach Ihrem Berufsrecht richtet. Wer im Land die Aufsicht über den Datenschutz führt und wie eine Datenpanne gemeldet wird, steht auf unserer Seite für Nordrhein-Westfalen.

Welche Sammlungen zu Ihrer Praxis passen, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder als Videotermin.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Essen