Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Hannover: beSt, Azubis, Tresor

Kammer für ganz Niedersachsen mit Sitz in der Adenauerallee

Mitglied der Steuerberaterkammer Niedersachsen wird, wer als Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter im Land eine berufliche Niederlassung hat, dazu kommen die Berufsausübungsgesellschaften mit Sitz im Land. Die Kammer sitzt in der Adenauerallee 20 in der Landeshauptstadt, die Aufsicht über sie führt das Niedersächsische Finanzministerium.

Am 1. Januar 2026 hatte sie nach der Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer 8.436 Mitglieder, 1,2 Prozent mehr als ein Jahr zuvor: 7.197 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 66 Steuerbevollmächtigte und 1.140 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften. Auf ihrer eigenen Seite nennt die Kammer 8.504 Mitglieder mit Stand 24.09.2026.

Bei der Ausbildung liegt keine andere Kammer vorn. Zum Stichtag lernten in ihrem Bezirk 2.080 junge Leute den Beruf der Steuerfachangestellten, 12,2 Prozent aller Auszubildenden bundesweit. Gemessen an den Mitgliedern ist das eine Quote von 24,7 Prozent, im Bundesschnitt sind es 16,1 Prozent. Für Kanzleien heißt das: Jedes Jahr kommen neue Konten dazu, und mit jedem Wechsel der Abteilung ändern sich die Zugänge. Was sich in einer Steuerkanzlei teilen lässt, beschreibt die Branchenseite für Steuerkanzleien.

Entwürfe im beSt vom Team, Versand durch den Berufsträger

Wie die Arbeit mit dem beSt im Alltag aussehen kann, beschreibt die Kammer als digitale Unterschriftenmappe. Mitarbeiter legen im beSt-Client einen Nachrichtenentwurf an, suchen die Adresse des Empfängers heraus, etwa die des Finanzgerichts, und hängen die Dokumente an. Dafür brauchen sie keinen Online-Ausweis. Am Ende des Tages sieht der Steuerberater die Entwürfe durch und löst den Versand selbst aus, bestätigt mit seinem Online-Ausweis, den er dabei nie aus der Hand gibt. Das Niedersächsische Finanzgericht sitzt in der Landeshauptstadt. Schriftsätze, Anträge und Erklärungen an die Finanzgerichte gehen laut Kammer seit 2023 über das beSt, die Pflicht zur elektronischen Einreichung steht in § 52d FGO.

Wer Mitarbeitern Zugang zum Postfach gibt, tut das nach § 16 Abs. 1 StBPPV, indem er privaten Schlüssel und Zertifikats-Passwort zur Verfügung stellt, das Passwort nicht im Klartext. Das Recht, Dokumente mit nicht-qualifizierter Signatur zu versenden, bleibt nach Abs. 2 beim Inhaber. Nach Abs. 5 muss er festhalten, wem er wann Zugang erteilt und entzogen hat, das kann auch die Berechtigungsverwaltung einer Fachsoftware übernehmen, in die der Schlüssel importiert ist. Den Mitgliedsausweis der Kammer erlaubt § 18 Abs. 2 zur Anmeldung beim Versand nur noch bis zum 31. Dezember 2026.

Schlüssel, Zertifikats-Passwort und die PIN des Online-Ausweises legen Sie nicht im Tresor ab, auch nicht im persönlichen Bereich. § 16 Abs. 4 verlangt, dass nur die vom Inhaber bestimmten Personen an das Postfach kommen. Im Tresor sähen aber Eigentümer und Administratoren diese Daten in jeder Sammlung, über die Kontowiederherstellung kämen sie auch an den persönlichen Bereich, und nach dem Notfallzugang könnte eine Vertrauensperson an sie gelangen. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Abschnitt nicht.

Dienstleister kontrollieren: Hinweis der Kammer vom September 2026

Am 24.09.2026 hat die Kammer daran erinnert, dass ein Steuerberater für Mandantendaten verantwortlich bleibt, wenn er ein Rechenzentrum, einen Lohnabrechner oder den Anbieter eines Dokumentenmanagements einsetzt. Sie verweist auf ein Urteil des Bundesgerichtshofs vom 11. November 2025 (VI ZR 396/24). Nach ihrer Zusammenfassung muss der Verantwortliche dafür sorgen, dass der Auftragsverarbeiter die Daten nach dem Ende des Auftrags tatsächlich löscht oder zurückgibt. Die Kammer rät, die vereinbarten Schutzmaßnahmen bei der Auswahl, während der Zusammenarbeit und am Ende zu kontrollieren und Nachweise zu dokumentieren.

Auch der Tresor ist ein Fall von Auftragsverarbeitung. Was in den Einträgen steht, verschlüsseln die Apps auf den Geräten Ihres Teams, lesen können wir es nicht. Auf dem Server sehen wir aber Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Der Server läuft auf den Namen der Kanzlei, nach einer Kündigung entfernen wir unseren Zugang und die Daten bleiben bei Ihnen. Haben Sie das Backup-Paket gebucht und kündigen es, laufen die Sicherungen beim zweiten Anbieter mit der normalen Aufbewahrung aus und sind nach 30 Tagen gelöscht. Ohne Backup-Paket sichern wir den Tresor nicht, dann sichert die Kanzlei selbst. Zur Aufsicht über den Datenschutz und zum Meldeweg bei Pannen siehe die Seite für Niedersachsen.

Beispiel: eine Ausbildungskanzlei mit Wechsel der Abteilungen

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberatungsgesellschaft hat zwei Geschäftsführer, beide Steuerberater, eine angestellte Steuerberaterin, sechs Fachangestellte und fünf Auszubildende. Die Auszubildenden wechseln alle vier Monate zwischen Lohn, Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss. Eine Fachangestellte leitet die Ausbildung und hat dafür im Tresor die Rolle Manager mit Verwaltungsrecht an den drei Sammlungen der Abteilungen.

Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen zusätzlich alle Sammlungen. Zum Wechsel nimmt die Ausbildungsleiterin einen Auszubildenden aus der einen Sammlung heraus und weist ihn der nächsten zu. Die Sammlung „Kanzleileitung“ ist ihr nicht zugewiesen. Heran kommt nur, wer in der Organisation Eigentümer oder Administrator ist, und diese Rollen haben in der Kanzlei allein die beiden Geschäftsführer. Weil die De-Mail-Dienste laut Kammer zum 31. Dezember 2026 eingestellt werden, sichert die Kanzlei die Nachrichten, streicht die Adresse aus Impressum und Briefbogen und löscht den Eintrag danach. Wer nach der Prüfung übernommen wird, behält sein Konto. Bei allen anderen sperrt einer der Geschäftsführer das Konto, die Ausbildungsleiterin kann das als Managerin nicht. Danach arbeitet die Kanzlei die Checkliste zum Ausscheiden ab. Die Codes für Portale mit Authenticator-Verfahren liegen beim Eintrag, wie im Ratgeber 2FA im Team teilen beschrieben.

Verschwiegenheit und Erstgespräch

Mit dem Angebot bekommen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wünschen Sie dazu eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG, unterschreiben wir sie. Ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten) führen wir per Video oder am Telefon, dort klären wir auch, wie die Sammlungen Ihrer Kanzlei aussehen könnten.

Anlaufstellen für Steuerberater in Hannover