Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Augsburg: Ausbildung und Team

ZBV Schwaben am Lauterlech und die Bezirksstelle der KZVB

Der Zahnärztliche Bezirksverband Schwaben ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Geschäftsstelle am Lauterlech 41 in Augsburg. Die bayerischen Bezirksverbände organisieren laut Landeszahnärztekammer die Ausbildung der Zahnmedizinischen Fachangestellten. Für eine Praxis in Schwaben ist der ZBV damit der Ansprechpartner für die Ausbildung, und er bietet Kurse für das Praxispersonal an.

Eine Zahnärztin, die neu in einer schwäbischen Praxis anfängt, meldet sich beim ZBV mit Fragebogen, Approbationsurkunde und einer Kopie der Genehmigung an, die die Bezirksstelle Schwaben der KZVB oder der Zulassungsausschuss erteilt hat. Die Bezirksstelle genehmigt auch die Beschäftigung von Assistenten.

347 neue Auszubildende zum 1. August 2026

In einer Pressemitteilung vom 13. August 2026 nennt der ZBV Schwaben die aktuellen Zahlen für seinen Bezirk: 347 junge Menschen haben zum 1. August ihre Ausbildung zur ZFA begonnen, 334 sind im zweiten und 248 im dritten Ausbildungsjahr. Zur Abschlussprüfung im Sommer 2026 hatten sich 196 angemeldet, 179 erhielten die Urkunde.

Viele frisch ausgebildete ZFA verlassen nach Einschätzung des ZBV spätestens nach der Abschlussprüfung die Praxis und wechseln zu Krankenkassen, Versicherungen oder in die Gesundheitswirtschaft. So schreibt es der Verband in seiner Mitteilung zum Quereinstieg vom 19. März 2026. Für eine ausbildende Praxis heißt das: Jeden Sommer kann ein Abschied anstehen, und die Rechte im Tresor ändern sich mit jedem Ausbildungsjahr. Wer im ersten Jahr nur die Telefonanlage braucht, bekommt im dritten vielleicht das Bestellportal des Dentaldepots dazu.

Am letzten Arbeitstag sperrt die Praxisleitung das Tresorkonto. Danach ändert sie die Passwörter der Sammlungen, die die junge Kollegin sehen konnte. Welche Schritte noch dazugehören, steht in der Checkliste, wenn jemand die Firma verlässt.

Quereinsteigerinnen ohne ZFA-Abschluss

Gegen den Fachkräftemangel bietet der ZBV Schwaben einen Intensivkurs für Mitarbeitende ohne ZFA-Abschluss an. Er vermittelt Basiswissen, Assistenz und Verwaltung in drei Modulen zu je zwei Unterrichtstagen, nach einem einheitlichen Konzept der Landeszahnärztekammer.

Arbeitet eine Quereinsteigerin in der Abrechnung, legt die Inhaberin ihr in Meine KZVB einen eigenen Personalzugang an. Laut KZVB sollen Zahnärzte ihre eigenen Zugangsdaten auf keinen Fall weitergeben. Im Tresor bekommt die neue Kollegin ein Konto mit der Rolle Benutzer und die Sammlung für ihren Arbeitsbereich. Wie der erste Tag mit allen Zugängen abläuft, beschreibt der Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter.

Das Kundenkonto im Kursshop des Bezirksverbands

Seine Kurse verkauft der ZBV über einen Online-Shop mit Anmeldung per Benutzername oder E-Mail-Adresse und Passwort. Dort bucht eine Praxis etwa die Aktualisierung der Kenntnisse im Strahlenschutz für ihre ZFA oder den Quereinstiegskurs. Ohne gültigen Nachweis dürfen ZFA laut ZBV in der Praxis nicht röntgen.

Am besten läuft dieses Kundenkonto auf eine Funktionsadresse der Praxis, und der Zugang liegt in der Sammlung „Verwaltung“. Dann kommen Buchungsbestätigungen auch an, wenn die Kollegin, die bisher gebucht hat, gerade nach der Prüfung gegangen ist. Verlässt jemand die Praxis, der den Zugang kannte, bekommt das Kundenkonto ein neues Passwort.

Praxisausweis: PIN mit Freigabe, PUK nie im Tresor

Die KZVB regelt den Praxisausweis in ihren Antrags-, Nutzungs- und Sperrbedingungen (Stand 25.08.2025). Die PIN darf die Praxis Assistenzpersonal und angestellten Zahnärzten bekanntgeben, soweit sie sie für ihre Aufgaben brauchen. Entfällt der Grund oder hat eine nicht berechtigte Person die PIN erfahren, ändert der Kartenverantwortliche sie. Die PUK darf er nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergeben.

Für den Tresor folgt daraus: Die PIN bekommt eine eigene Sammlung, die die Kartenverantwortliche verwaltet und nur den berechtigten Nutzern zuweist. An diese Sammlung kommt außerdem jeder Eigentümer und Administrator der Organisation, diese Rollen erhalten deshalb nur Personen, die die PIN ohnehin nutzen dürfen. Die PUK bleibt draußen, denn über Notfallzugang oder Kontowiederherstellung käme sonst auch jemand an sie heran, der nicht kartenverantwortlich ist.

Hat eine Praxis mehrere Praxisausweise oder steckt einer an mehreren Standorten, muss sie laut KZVB dokumentieren, wo jeder Ausweis eingesetzt wird, etwa über die Kartennummer (ICCSN). Auch mobile Kartenleser gehören in diese Dokumentation. Sie passt als Notiz zum Eintrag mit der PIN. Den persönlichen Login in Meine KZVB und die PINs des eigenen elektronischen Zahnarztausweises legen die Zahnärzte nirgends im Tresor ab, nicht einmal in ihrem persönlichen Tresor: Wer in der Praxis die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme auch dort heran.

Beispiel: eine Praxis, die jedes Jahr ausbildet

Ein erfundener Fall: eine Zahnärztin als Inhaberin und Kartenverantwortliche, ein angestellter Zahnarzt, drei ZFA, je eine Auszubildende im ersten, zweiten und dritten Lehrjahr sowie eine Quereinsteigerin für Empfang und Verwaltung. Die PIN des Praxisausweises stand bisher im Ordner mit der Gerätedokumentation, den jede im Team aufschlagen konnte, auch die Auszubildenden.

Bei der Einführung des Tresors hat die Inhaberin die PIN deshalb geändert. Heute ist die Sammlung „Anmeldung“ mit Telefonanlage und dem gemeinsamen Praxispostfach allen ZFA, der Quereinsteigerin und den drei Auszubildenden zugewiesen. „Material“ mit dem Bestellportal des Dentaldepots kommt für die Auszubildende im dritten Jahr dazu. In „Verwaltung“ mit Kursshop und Laborportal arbeiten die Inhaberin und die Quereinsteigerin. Die Sammlung „Praxisausweis“ verwaltet die Inhaberin selbst und weist sie dem Zahnarzt und zwei ZFA zu. Eigentümerin der Organisation ist nur sie, Administratoren gibt es nicht, alle anderen arbeiten als Benutzer.

Im Juli besteht die Auszubildende aus dem dritten Jahr ihre Prüfung und geht zu einer Krankenkasse. Die Inhaberin sperrt ihr Konto und ändert die Passwörter in „Anmeldung“ und „Material“. Die neue PIN bleibt, weil die junge Kollegin sie nie bekommen hatte. Ihren Notfallzugang hat die Inhaberin dem angestellten Zahnarzt eingeräumt, der die PIN ohnehin nutzen darf. Nach einer Übernahme hätte er ihre Eigentümerrolle, sähe alle Sammlungen und könnte Konten wiederherstellen. Den Ablauf legen wir mit ihr bei der Einrichtung fest, den Hintergrund liefert der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was im Tresor steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, deshalb können wir Ihre Passwörter nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf Wunsch unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht. Einen Überblick über alle Zugänge einer Zahnarztpraxis gibt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen, die Meldewege bei einer Datenpanne die Seite Passwort-Manager für Firmen in Bayern. Ob der Zuschnitt zu Ihrer Praxis passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Augsburg