Passwort-Manager für Steuerberater in Stuttgart: Karten, Portale, Team

Eine Kammer für ganz Württemberg

Die Steuerberaterkammer Stuttgart in der Hegelstraße 33 ist nach eigener Beschreibung die Kammer für Württemberg. Laut Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer hatte sie am 1. Januar 2026 genau 8.970 Mitglieder, 0,3 Prozent mehr als ein Jahr zuvor: 7.785 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 67 Steuerbevollmächtigte, 1.108 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften und 10 Mitglieder aus Geschäftsführung oder Aufsichtsorgan solcher Gesellschaften ohne eigene Zulassung.

Zum Stichtag waren bei der Kammer 959 Auszubildende zur oder zum Steuerfachangestellten registriert, 333 davon im ersten Lehrjahr. Umschülerinnen und Umschüler gab es nur 41, bundesweit sind es 2.113. Jede neue Auszubildende braucht am ersten Tag eigene Zugänge, und am Ende der Ausbildung muss jemand wissen, welche das waren. Wie man das von Anfang an festhält, beschreibt der Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter.

Steuerberaterplattform und beSt: außerhalb des Tresors

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es die Steuerberaterplattform, mit ihr als erste Ausbaustufe das besondere elektronische Steuerberaterpostfach. Die Kammer beschreibt auf ihrer Seite dazu, dass die Plattform die persönliche digitale Identität jedes Berufsträgers mit dem Berufsträgerattribut aus dem Berufsregister verknüpft. Diese Identität ist Grundlage für das beSt und für Online-Dienste der Verwaltung. Bei Fragen verweist die Kammer auf die Hotline der Bundessteuerberaterkammer unter 0800 3823823.

Was zu dieser Identität gehört, legt niemand im Tresor der Kanzlei ab, auch nicht im persönlichen Bereich des eigenen Kontos: Eigentümer und Administratoren der Organisation können diesen über die Kontowiederherstellung öffnen. Zugang zu seinem beSt kann der Inhaber Kolleginnen nach § 16 StBPPV geben, indem er ihnen den privaten Schlüssel und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung stellt. Das Passwort darf er nicht im Klartext überlassen, und er muss festhalten, wem er wann Zugang gegeben und wieder entzogen hat. Schlüssel und Zertifikats-Passwort gehören trotzdem weder in eine geteilte Sammlung noch in den persönlichen Bereich, denn Eigentümer und Administratoren sehen alle Sammlungen. Mehr zur Verordnung steht auf der Branchenseite für Steuerberater.

Vollmachtsdatenbank nur mit Ausweis oder SmartCard

In die Vollmachtsdatenbank kommen Berufsträger und Mitarbeitende mit Untervollmacht laut Kammerseite nur über den „Ausweis Vollmachtsdatenbank“ oder eine SmartCard, deren User-ID die Kammer im Berufsregister eingetragen hat. Den Ausweis stellt die Kammer für 50 € aus, dazu braucht der Arbeitsplatz ein Kartenlesegerät. Auf die Datenbank selbst hat die Kammer keinen Zugriff und kann dort nach eigener Angabe auch nichts ändern.

Karte und PIN gehören damit zur Person, die sie bekommen hat. Sie wandern nicht in eine Sammlung, auch wenn die Kollegin im Urlaub ist. Verlässt eine Mitarbeiterin mit Untervollmacht die Kanzlei, gehört ihr Ausweis deshalb als eigener Punkt auf die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter, neben den Passwörtern, die sie kannte.

Mitgliederbereich, Fortbildungsportal und Datenschutz

Für den internen Mitgliederbereich ihrer Website gibt die Geschäftsstelle Zugangsdaten an Mitglieder und deren Mitarbeitende heraus. Daneben hat das Fortbildungsportal der Kammer ein eigenes Login, über das Anmeldungen, Arbeitsunterlagen und Teilnahmebescheinigungen laufen. Beide Zugänge braucht im Alltag meist die Kanzleiorganisation, angelegt hat sie aber oft eine einzelne Person. Ein Konto auf dem Postfach der Kanzlei statt auf einer persönlichen Adresse erspart später die Suche.

Zum Datenschutz in der Kanzlei verweist die Kammer auf Muster und Vorlagen der Bundessteuerberaterkammer. Für den Datenschutz in Steuerkanzleien ist der Landesbeauftragte zuständig, Meldeweg und Schulungsangebote seiner Behörde sind auf der Landesseite beschrieben.

Beispiel: eine Lohnkanzlei mit drei Vollmachtsausweisen

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberatungsgesellschaft mit zwei Geschäftsführern betreut vor allem Lohn und Finanzbuchhaltung für mittelständische Betriebe. Von neun Mitarbeitenden arbeiten drei mit Untervollmacht in der Vollmachtsdatenbank, jede mit eigenem Ausweis. Als die Kanzleimanagerin ging, lief das Konto im Fortbildungsportal auf ihre persönliche E-Mail-Adresse, und mit ihm die Teilnahmebescheinigungen des ganzen Teams. Ihre PIN für den Ausweis klebte auf der Unterseite der Tastatur.

Jetzt gibt es im Tresor eine Sammlung „Kammer und Portale“ mit Fortbildungsportal, Mitgliederbereich und den Portalen der Krankenkassen. Alle in der Lohnabteilung können sie öffnen, die Auszubildenden nur lesend. Eine zweite Sammlung „Mandanten Lohn“ trennt die Lesezugänge zur Zeiterfassung der Mandanten nach Team. Wer welchen Vollmachtsausweis hat, steht ohne PIN in einer Notiz in der Sammlung „Geschäftsführung“. Die beiden Geschäftsführer sind die einzigen Eigentümer der Organisation, Administratoren gibt es keine, sonst kämen auch diese über die Verwaltungsansicht an die Notiz.

Für Zugänge der Gesellschaft bei ELSTER gilt ein eigenes Verfahren mit Zertifikatsdatei, das der Ratgeber ELSTER-Organisationszertifikat für Mitarbeiter beschreibt. Wie Sammlungen sinnvoll geschnitten werden, steht unter Passwörter im Team teilen.

Verschwiegenheit, Verschlüsselung und Vertrag

Was im Tresor steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und wird erst auf den Geräten Ihres Teams lesbar, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Mit dem Angebot bekommen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, also nach § 62a StBerG, unterschreiben wir auf Wunsch zusätzlich. Gemietet wird der Server von der Kanzlei selbst bei netcup, die Betreuung läuft aus Dresden über Fernwartung. Ob das für Ihre Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder als Videotermin.

Anlaufstellen für Steuerberater in Stuttgart