Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Stuttgart: was der Praxis gehört

Weniger Inhaber, mehr angestellte Zahnärzte

Für die Landeshauptstadt hat das Sozialministerium im September 2025 Zahlen zur zahnärztlichen Versorgung im Landtag vorgelegt (Drucksache 17/9365). Sie zeigen eine Verschiebung von der eigenen Praxis zur Anstellung:

Zwischen 2020 und 2024 gingen jedes Jahr 27 bis 31 Zahnärztinnen und Zahnärzte aus der Stadt in den Ruhestand. Gleichzeitig stieg die Zahl der unter 50-Jährigen von 189 auf 240. Mehr Zahnärzte arbeiten also in Praxen, die ihnen nicht gehören. Heilberufsausweis und eigene Portalzugänge nehmen sie beim Wechsel mit, Telefonanlage, Laborportal und Praxis-Postfach bleiben bei der Praxis.

KZV, Landeszahnärztekammer und Bezirkskammer am Albstadtweg 9

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KZV BW), die Landeszahnärztekammer (LZK BW) und die Bezirkszahnärztekammer Stuttgart haben dieselbe Anschrift. Die KZV gibt die Praxisausweise aus und zahlt die Pauschalen für die Telematikinfrastruktur. Für Fragen zur TI hat sie eine eigene Telematik-Hotline.

Den elektronischen Heilberufsausweis bekommen Zahnärzte über die Landeszahnärztekammer, beantragt wird er bei einem von vier Vertrauensdiensteanbietern, die die Kammer nennt. Er dient zugleich als Mitgliedsausweis. Seine PIN kennt nur die Zahnärztin selbst und liegt in keinem Tresor der Praxis, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich. Den können Eigentümer und Administratoren der Organisation über die Kontowiederherstellung öffnen.

Praxisausweis: ein Antrags-PDF mit Passwörtern

Den Praxisausweis (SMC-B) beantragt die Praxis über das Serviceportal der KZV BW, wofür ein persönlicher Zugang des Zahnarztes nötig ist. Am Ende entstehen Antragsunterlagen als PDF. Die KZV schreibt dazu: „Bewahren Sie die Antragsunterlagen (PDF) auf, da dort Ihre Passwörter enthalten sind.“ Gemeint sind Zugangsdaten zum Praxisausweis, nicht zum persönlichen Zahnarztausweis: Die Anleitung der gematik nennt für einen der Hersteller Vorgangsnummer, Passwort und Service-Passwort, mit denen die Praxis die Karte beim Hersteller freischaltet oder sperrt. Getrennt davon schickt der Kartenhersteller den PIN-Brief. Zum Installationstermin müssen laut KZV alle Zugangs- und Aktivierungsdaten der Karte vorliegen.

Für PIN und PUK sind nach den Antrags-, Nutzungs- und Sperrregeln der KZV BW die Kartenverantwortlichen zuständig, also die Zahnärzte, die den Ausweis beantragen dürfen. Die PIN dürfen sie berechtigten Nutzern im Team geben. Die PUK, mit der sich eine gesperrte PIN neu setzen lässt, dürfen sie nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergeben. Deshalb gehören Antrags-PDF und PIN in eine Sammlung „Praxisausweis“, die nur die Kartenverantwortlichen sehen. Die PUK bleibt im verschlossenen Brief außerhalb des Tresors, dort notieren Sie nur, wo er liegt. Die Datei auf dem Rechner am Empfang löscht die Praxis danach.

Je Standort reicht eine Karte, auch bei mehreren Lesegeräten. Für ein mobiles Lesegerät braucht die Praxis einen zusätzlichen Praxisausweis oder einen Heilberufsausweis. Die Karte läuft in der Regel höchstens fünf Jahre, die Folgekarte beantragt die Praxis rechtzeitig wieder im Serviceportal.

Verschwiegenheit nach § 7 der Berufsordnung

Nach § 7 Abs. 4 der Berufsordnung der Landeszahnärztekammer (zuletzt geändert am 20. Juli 2024) muss der Zahnarzt alle in der Praxis tätigen Personen über die Pflicht zur Verschwiegenheit belehren und das dokumentieren. Das gilt auch für Dritte, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken. Ältere Merkblätter der Kammer nennen dafür noch Abs. 3. Seit November 2017 können nach einem Merkblatt der Kammer auch externe Dienstleister als „mitwirkende Personen“ unter die Schweigepflicht des § 203 StGB fallen, wenn sie zum Stillschweigen verpflichtet wurden.

Für uns gilt: Neben dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der zum Angebot gehört, unterschreiben wir auf Ihren Wunsch eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht. Was im Tresor steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Ihr IT-Dienstleister bekommt bei Bedarf ein eigenes Konto, das nur die Sammlung „Technik“ zeigt. Diese Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: aus der Einzelpraxis wird eine Berufsausübungsgemeinschaft

Ein erfundener Fall: Ein Zahnarzt, 61, nimmt seine bisher angestellte Kollegin, 38, als Partnerin auf. Zur Praxis gehören sieben ZFA, eine Auszubildende und eine Abrechnungskraft. Die Zugänge standen bisher in einem Textdokument auf dem Rechner am Empfang, darunter auch die Daten seines persönlichen Zugangs zum Serviceportal.

Die Datei ist gelöscht, der Zahnarzt hat sein Portal-Kennwort geändert, seine Partnerin hat ihren eigenen Zugang. Im Tresor sehen alle ZFA die Sammlung „Empfang“ mit Telefonanlage, Online-Terminbuchung und Praxis-Postfach, die Auszubildende nur mit Leserecht. „Abrechnung“ mit den Portalen des Dentallabors und des Abrechnungsdienstleisters öffnen die Abrechnungskraft und beide Partner. Die Sammlung „Praxisausweis“ sehen nur die beiden Partner als Kartenverantwortliche. Beide sind Eigentümer der Organisation und dürfen Konten wiederherstellen, Administratoren gibt es keine, alle anderen haben die Rolle Benutzer. Dass jeder damit auch an das Konto des anderen käme, haben die Partner vorher besprochen.

Untereinander brauchen die beiden keinen Notfallzugang, denn als Eigentümer kommen sie ohnehin an alle Sammlungen. Fällt einer aus, arbeitet die andere damit weiter, seinen persönlichen Portalzugang braucht sie dafür nicht. Für den Fall, dass beide gleichzeitig ausfallen, hilft der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Das Praxiskonto steht in keiner Sammlung, jeder Partner hat bei der Bank einen eigenen Zugang (Onlinebanking für Mitarbeiter).

Endet die Ausbildung und die junge ZFA verlässt die Praxis, sperrt einer der Partner ihr Konto. Neue Passwörter brauchen nur die Zugänge aus „Empfang“, mehr konnte sie nicht sehen. Die vollständige Liste steht in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter, allgemeine Hinweise zur Branche auf der Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Eingerichtet wird der Tresor per Fernwartung aus Dresden. Ob er zu Ihrer Praxis passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video. Stellen des Landes für Datenpannen und Cyberangriffe stehen auf der Seite Passwort-Manager in Baden-Württemberg.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Stuttgart