Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Münster: Kammerzugang und Team

Kammer, KZVWL und Akademie in einer Straße

Die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe (ZÄKWL) hat ihren Sitz Auf der Horst 29 in Münster, die Kassenzahnärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KZVWL) die Hausnummer 25. In derselben Straße steht das eigene Gebäude der Akademie für Fortbildung der Kammer.

Ihre Kurse für Zahnärzte und Praxisteams stellen Akademie und KZVWL in Jahresprogrammen zusammen, gebucht wird online. Wer sich vorher im Servicebereich für Mitglieder anmeldet, bekommt laut Kammer einige Angaben für die Buchung vorausgefüllt. Diese Anmeldung gehört der Zahnärztin, auch wenn die Rezeption die Kurse für das Team heraussucht.

Mitglieder-App der ZÄKWL: ein Zugang nur für die Zahnärztin

Die Kammer bietet eine Mitglieder-App an, im App Store, bei Google Play und als Webversion unter meinezaekwl.de. Mitteilungen der Kammer, Veranstaltungen und die eigenen personenbezogenen Daten sieht die Zahnärztin dort auf einen Blick. Angemeldet wird mit Benutzername und einem Einmalpasswort von der Kammer, danach vergibt sie ein persönliches, 12-stelliges Passwort.

Dieses Passwort gehört allein ihr, genauso wie die Anmeldung im Servicebereich und die PINs ihres elektronischen Zahnarztausweises. Nichts davon legt sie im Tresor der Praxis ab, auch nicht in ihrem persönlichen Bereich. Die Kontowiederherstellung, die Eigentümer und Administratoren der Organisation bedienen, würde auch diesen Bereich öffnen.

Qualifikation zur Digitalisierungsmanagerin, nächster Kurs ab November 2027

Als gemeinsames Angebot von ZÄKWL und KZVWL führt das Fortbildungsheft 2027 für Verwaltungs- und Assistenzberufe die „Qualifikation zum | zur Digitalisierungsmanager | in“. Der Kurs dauert sechs Tage, kostet 1.290 Euro und läuft vom 18. November bis 7. Dezember 2027 in Münster. Zu den Lehrenden gehört der Informationssicherheitsbeauftragte der KZVWL. Am Ende steht eine schriftliche Prüfung.

Auf dem Plan stehen die neue IT-Sicherheitsrichtlinie, die Telematikinfrastruktur, der Umgang mit mobilen Datenträgern und ein eigener Abschnitt zu Passwortsicherheit und Zutrittskontrollen. Jede Teilnehmerin entwickelt einen individuellen Plan für Datenschutz und Informationssicherheit ihrer Praxis. Voraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung, laut Heft eignet sich der Kurs auch für Quereinsteiger.

Für den Abschnitt zu Passwörtern braucht die Teilnehmerin eine Übersicht, welche Zugänge die Praxis hat und wer sie kennt. Im Tresor sieht die Inhaberin als Eigentümerin, welche Sammlungen es gibt und wer welcher zugewiesen ist, dazu die Passwort-Berichte über schwache und mehrfach verwendete Passwörter der ganzen Organisation (mehr unter Funktionen). Was davon in den Praxisplan gehört, legt die Praxis selbst fest.

Praxisausweis: Was mit der abgelaufenen Karte und ihrer PIN geschieht

Nach der Herausgaberichtlinie der KZVWL (Stand April 2026) verwalten die Kartenverantwortlichen PIN und PUK. Die PIN dürfen sie berechtigten Nutzern nennen, die PUK nur neuen oder zusätzlichen Kartenverantwortlichen. Deshalb liegt die PIN in einer Sammlung, der nur die Berechtigten zugewiesen sind, und die PUK bleibt im verschlossenen Brief außerhalb des Tresors. Weil Eigentümer und Administratoren jede Sammlung sehen, bekommen diese Rollen nur Personen, die die PIN kennen dürfen.

Auch für das Ende einer Karte macht die Richtlinie Vorgaben. Nach Ablauf muss der Kartenverantwortliche sicherstellen, dass niemand sie missbraucht, zum Beispiel indem er den Chip zerschneidet, und er darf die Karte nicht zusammen mit PUK, PIN oder Angaben dazu entsorgen. Im Tresor löscht die Kartenverantwortliche den Eintrag mit der alten PIN, sobald die Karte vernichtet ist, und legt für die Folgekarte einen neuen an.

Beispiel: eine Kinderzahnarztpraxis mit Quereinsteigerin in der Verwaltung

Ein erfundener Fall: Eine Zahnärztin mit Schwerpunkt Kinderzahnheilkunde führt eine Einzelpraxis mit einer angestellten Zahnärztin in Teilzeit, sechs ZFA und einer Verwaltungsleiterin, die als Bürokauffrau aus dem Einzelhandel gekommen ist. Für Fortbildungen meldete sich die Rezeption bisher mit dem Kammerzugang der Inhaberin an, das Passwort stand hinten im Terminbuch. Die Verwaltungsleiterin soll im November 2027 die Qualifikation zur Digitalisierungsmanagerin machen.

Die Inhaberin ist Kartenverantwortliche und als Einzige Eigentümerin der Organisation, Administratoren gibt es nicht. Sie lädt neue Mitarbeiterinnen ein und sperrt Konten, und nur sie kommt an jede Sammlung. Die Verwaltungsleiterin führt „Rezeption“, „Verwaltung“ und „Technik“ als Managerin mit Verwaltungsrecht, die PIN braucht sie für ihre Arbeit nicht. Der IT-Dienstleister hat ein eigenes Konto mit der Rolle Benutzer, ohne Aufpreis. Wie die Rezeption Einträge gemeinsam nutzt, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Ihr Kammerpasswort hat die Inhaberin geändert, es steht jetzt nirgends mehr in der Praxis. Kurse für das Team bucht sie jetzt selbst. Geht eine der beiden ZFA mit PIN-Kenntnis, sperrt die Inhaberin ihr Konto und ändert die PIN, die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Vertrag, Schweigepflicht und Erstgespräch

Welche Zugänge eine Zahnarztpraxis allgemein hat, erklärt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen, die Meldewege bei einer Datenpanne in diesem Land stehen unter Nordrhein-Westfalen.

Den Server bestellt Ihre Praxis auf eigenen Namen bei netcup. Wir installieren den Tresor aus der Ferne und halten ihn aktuell, die Inhalte verschlüsseln die Apps Ende-zu-Ende, und Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Wünscht Ihre Praxis zusätzlich zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach zahnärztlichem Berufsrecht, unterzeichnen wir sie. Ob der Zuschnitt aus dem Beispiel zu Ihrer Praxis passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Münster