Finanzgericht und Steuerberaterkammer in einer Stadt
Das Finanzgericht Münster an der Warendorfer Straße ist für die Regierungsbezirke Arnsberg, Detmold und Münster zuständig. Fragen aus dem Berufsrecht der Steuerberater entscheidet dort ein eigener Senat, laut Jahresbericht 2023/2024 der 4. Senat.
In der Erphostraße 43 sitzt die Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe. Ihre Mitgliederzahlen und ihren Leitfaden zum unbefugten Zugriff auf das beSt beschreibt die Seite für Steuerberater in Dortmund. Welche Zugänge eine Steuerkanzlei überhaupt im Team teilen kann, steht auf der Seite Passwort-Manager für Steuerberater.
Postwege zum Gericht: beSt und Computerfax
Auf seiner Seite zum elektronischen Rechtsverkehr weist das Gericht darauf hin, dass Steuerberater, denen das beSt zur Verfügung steht, seit 2023 ihre Schriftsätze nach § 52d FGO elektronisch einreichen müssen. Klagen, die dagegen verstoßen, sind unzulässig. In die andere Richtung schickt das Finanzgericht seine Schreiben, Ladungen und Entscheidungen außer Urteilen regelmäßig per Computerfax.
Nach § 16 StBPPV darf die Steuerberaterin Mitarbeitern Zugang zu ihrem beSt geben, indem sie ihnen den privaten Schlüssel und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung stellt. Das Passwort darf sie dabei nicht im Klartext überlassen. Sie muss dokumentieren, wem sie wann Zugang erteilt und entzogen hat, und Dokumente ohne qualifizierte Signatur versendet nur sie selbst über den sicheren Übermittlungsweg.
In einer Sammlung des Tresors könnten alle das Zertifikats-Passwort lesen, denen sie zugewiesen ist, dazu Eigentümer und Administratoren, die jede Sammlung sehen. Schlüssel und Passwort gehören deshalb nicht hinein, auch nicht in den persönlichen Bereich ihres Kontos, an den Eigentümer und Administratoren über die Kontowiederherstellung kämen. Dasselbe gilt für ihren Online-Ausweis mit PIN. In eine Sammlung gehören dagegen die Anmeldung am Faxdienst, falls Faxe dort und nicht am Gerät ankommen, und das Postfach, an das die Gerichte schreiben, damit auch eine Vertretung jede Ladung findet.
Ein Klageauftrag im Postfach einer einzelnen Mitarbeiterin
Den Fall hat der 5. Senat am 20. Juni 2024 entschieden (5 K 150/24 U). Wir kennen ihn nur aus der Zusammenfassung im Jahresbericht 2023/2024 des Gerichts, nicht aus dem Volltext des Urteils. Am 22. Dezember 2023 schickte eine Mitarbeiterin der Kanzlei die Einspruchsentscheidung über ihre personalisierte E-Mail-Adresse an die Mandantin. Die antwortete noch am selben Tag nach Büroschluss mit einem Klageauftrag an genau diese Adresse. Die Mitarbeiterin hatte zwischen den Feiertagen Urlaub, der Prozessbevollmächtigte in der ersten Januarwoche. Die Klage kam am 26. Januar 2024, vier Tage nach Ablauf der Frist.
Wiedereinsetzung gab es nicht. Stellt eine Mitarbeiterin ihre personalisierte Adresse für Mandanten zur Verfügung, braucht die Kanzlei laut dieser Zusammenfassung Regeln, wie solche Postfächer genutzt und weitergeleitet werden, und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit. Technisch kann sie ein gemeinsames Postfach für Mandantenpost einrichten, dessen Anmeldung in einer Sammlung für die Vertretung liegt, und die personalisierten Adressen verweisen in ihrer Abwesenheitsnotiz dorthin. Diese Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung.
Duales Studium: drei Tage Kanzlei, je ein Tag Hochschule und Berufskolleg
Seit Herbst 2015 bietet die Kammer mit Partnern, darunter die FH Münster, den dualen Studiengang „BWL und Steuern“ an. Die FH nimmt weiter Bewerbungen an, zuletzt für das Wintersemester 2026/27. Seit dem Schuljahr 2017/18 gehört das Hansa-Berufskolleg in Münster mit einer eigenen Profilklasse dazu. Während der zweieinhalb Jahre Ausbildung arbeiten die Studierenden in der Regel drei Tage in der Kanzlei, danach studieren sie zwei Tage und arbeiten drei, insgesamt acht Semester.
Im Tresor bekommen dual Studierende die Rolle Benutzer und sehen nur die Sammlungen, die ihnen zugewiesen sind. Im ersten Jahr reicht oft ein Leserecht für die Zugänge zu Beleg- und Lohnportalen der Mandanten, nach der Prüfung zum Steuerfachangestellten kommt das Bearbeitungsrecht dazu. Ändern kann diese Rechte nur, wer an der Sammlung Verwaltungsrecht hat oder Eigentümer oder Administrator der Organisation ist.
Beispiel: eine Einzelkanzlei mit zwei dual Studierenden
Ein erfundener Fall: Eine Steuerberaterin beschäftigt einen angestellten Steuerberater, vier Fachangestellte und zwei dual Studierende. Die eine ist im zweiten Semester, der andere hat die Prüfung zum Steuerfachangestellten hinter sich. Faxe des Finanzgerichts landen in einem Faxportal, Mandantenpost kam bisher an sechs personalisierte Adressen.
| Sammlung | Zugänge | Wer Zugriff hat |
|---|---|---|
| Posteingang | Faxportal, gemeinsames Postfach für Mandantenpost | angestellter Steuerberater, Fachangestellte |
| Mandanten | Zugänge der Kanzlei zu Beleg- und Lohnportalen der Mandanten | Fachangestellte bearbeiten, Studentin liest, Student bearbeitet |
| Inhaberin | Domain, Berufshaftpflicht, Leasing der Kanzleifahrzeuge | Inhaberin |
Die Inhaberin ist die einzige Eigentümerin der Organisation. Sie lädt neue Leute ein, sperrt Konten und kommt über die Verwaltungsansicht an jede Sammlung. Ihr Kollege hat die Rolle Manager mit Verwaltungsrecht an „Posteingang“ und „Mandanten“, alle anderen sind Benutzer und sehen nur ihre zugewiesenen Sammlungen. Nach der Prüfung stellt der Kollege das Recht des Studenten an „Mandanten“ von Lesen auf Bearbeiten um.
Den Notfallzugang hat die Inhaberin ihrem Kollegen eingeräumt, der für den Notfall auch eine Vollmacht für die Kanzlei hat. Übernimmt er nach der vereinbarten Wartezeit ihr Konto, hat er ihre Eigentümerrolle, kommt an alle Sammlungen samt „Inhaberin“ und kann Konten wiederherstellen. Mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Endet ein Ausbildungsverhältnis, hilft die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.
Verschwiegenheit und Kosten
Einträge, Notizen und Anhänge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch.
Die Kanzlei mietet ihren Server bei netcup auf eigenen Namen, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Einrichtung und Wartung kosten 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, ohne Aufpreis für zusätzliche Nutzer. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Ohne das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag berechnen wir mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. Ob das zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.
Anlaufstellen für Steuerberater in Münster
| Datenschutz-Aufsicht für Firmen | Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen |
|---|---|
| Polizei bei Cyberangriffen auf Firmen | Zentrale Ansprechstelle Cybercrime im Cybercrime-Kompetenzzentrum des LKA NRW |
| Steuerberaterkammer | Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe, Erphostraße 43, Münster |
| Finanzgericht | Finanzgericht Münster, zuständig für die Regierungsbezirke Arnsberg, Detmold und Münster |
| Dualer Studiengang | BWL und Steuern, mit FH Münster und Hansa-Berufskolleg |
Für die Einrichtung muss niemand anreisen: Wir richten den Tresor per Fernwartung aus Dresden ein und halten ihn aus der Ferne aktuell. Das Erstgespräch mit Firmen in Münster führen wir am Telefon oder per Video.
Quellen: Finanzgericht Münster: Elektronischer Rechtsverkehr; Finanzgericht Münster: Jahresbericht 2023/2024 (PDF); Finanzgerichtsordnung, § 52d Nutzungspflicht für Rechtsanwälte, Behörden und vertretungsberechtigte Bevollmächtigte; Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe: Ausbildungsintegrierter dualer Studiengang; Steuerberatungsgesetz, § 62a Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Stand: 14.10.2026.