Passwort-Manager für Kanzleien in Essen: Mandate, Karten, Tresor

Zivilsachen nach Hamm, Arbeitssachen nach Düsseldorf

Das Landgericht Essen gehört zum Bezirk des Oberlandesgerichts Hamm. Zulassung, Vertreterbestellung und Berufsaufsicht laufen deshalb über die Rechtsanwaltskammer Hamm in der Ostenallee 18, obwohl die Stadt zum Regierungsbezirk Düsseldorf gehört. In Arbeitssachen geht der Weg anders: Das Arbeitsgericht Essen gehört zum Bezirk des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf. Und in der Zweigertstraße 54 sitzt das Landessozialgericht für ganz Nordrhein-Westfalen.

Eine Kanzlei mit Zivil- und Arbeitsrecht hat es also mit zwei Obergerichten zu tun. Was sie im Tresor teilen kann und was bei einer Person bleibt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Anwälte.

Streit um Windräder und Solarparks landet am Landgericht

Seit dem 1. Januar 2022 bündelt das Land Rechtsstreitigkeiten aus dem Bereich der erneuerbaren Energien mit einem Streitwert über 100.000 Euro, etwa um Windräder, Solar-, Fernwärme- und Biogasanlagen. Zuständig ist das Landgericht für die Bezirke der Oberlandesgerichte Köln und Düsseldorf, für den eigenen Bezirk und den des Landgerichts Bochum. Für die übrigen Landgerichtsbezirke im Bezirk des Oberlandesgerichts Hamm ist das Landgericht Bielefeld zuständig. Seit dem 3. April 2025 hat das Landgericht außerdem eine Commercial Chamber für diese Streitigkeiten: Vereinbaren die Parteien Englisch als Gerichtssprache, läuft das Verfahren dort vollständig auf Englisch.

Wer solche Mandate führt, braucht Einblick in die Anlagendaten des Mandanten: Portale, in denen der Betreiber Leistung und Erträge seiner Anlagen abliest, Abrechnungen des Direktvermarkters, Gutachten von Sachverständigen. Bitten Sie den Mandanten, Ihnen in seinem Portal einen eigenen Lesezugang anzulegen, statt Ihnen sein Passwort zu schicken. Den Zugang legen Sie in der Sammlung des Mandats ab, die nur das Mandatsteam sieht. Schickt die Kanzlei dem Sachverständigen Unterlagen als verschlüsseltes Archiv, geht das Kennwort über einen sicheren Link mit Ablaufdatum und das Archiv auf einem anderen Weg, wie im Ratgeber Kennwort für eine verschlüsselte PDF übermitteln beschrieben.

Karten der Kammer bleiben bei einer Person

Anwälte, die auch steuerlich beraten, können über die Rechtsanwaltskammer Hamm die Vollmachtsdatenbank nutzen. Damit verwalten sie die Vollmachten ihrer Mandanten elektronisch und rufen die Daten für die vorausgefüllte Steuererklärung bei der Finanzverwaltung ab. Zur Anmeldung braucht es eine Smartcard, etwa die VDB-Zugangskarte, die man bei der Kammer bestellt, für die erste Karte derzeit ohne Gebühr.

Für die beA-Karte mit Signatur übernimmt die Kammer nach Terminvereinbarung die Identifizierung im KammerIdent-Verfahren, alternativ ein Notar. Die PINs beider Karten gehören in keinen Tresor der Kanzlei, auch nicht in den persönlichen Bereich, denn wer in der Kanzlei Konten wiederherstellen darf, käme sonst an sie heran. In eine Notiz der Kanzleileitung passt die Übersicht: wer welche Karte hat und wann sie abläuft. Die Aufsicht über den Datenschutz in Kanzleien führt die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, ihren Meldeweg beschreibt die Seite für Nordrhein-Westfalen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: eine Kanzlei für Energie- und Steuerrecht mit Referendarin

Ein erfundener Fall: Eine Partnerin und ein Partner führen eine Partnerschaft. Sie vertritt Betreiber von Solarparks in Vertragsstreitigkeiten, er ist Fachanwalt für Steuerrecht und nutzt die Vollmachtsdatenbank. Eine angestellte Anwältin verhandelt die englischsprachigen Verfahren, drei Fachangestellte arbeiten im Sekretariat, und für vier Monate ist eine Referendarin in der Anwaltsstation.

Die Referendarin bekommt ein eigenes Konto ohne Aufpreis mit der Rolle Benutzer und sieht nur die Recherche. Datenbanken und Fachzeitschriften stehen dort nur mit Zugängen, deren Lizenz mehrere Nutzer erlaubt. Sind sie je Person lizenziert, bekommt auch die Referendarin einen eigenen Zugang. Am Ende der Station sperrt die Partnerin das Konto, Hinweise dazu stehen in der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters. Seine VDB-Karte verwahrt der Partner selbst, im Tresor steht nur die Notiz, dass er sie hat.

Im Tresor hat die Partnerin die Rolle der Eigentümerin und sieht damit alle Sammlungen, den Notfallzugang hat sie dem Partner eingeräumt. Übernimmt er nach der Wartezeit ihr Konto, hat er ihre Rolle als Eigentümer. Er kommt dann an alle Sammlungen, auch an die Mandate der Solarparks, und kann die Konten der Angestellten wiederherstellen. Sie hat ihn gewählt, weil er als Partner auch in ihren Mandaten tätig werden darf. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Verschwiegenheit und Vertrag

Einträge, Notizen und Anhänge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Der Server läuft auf den Namen der Kanzlei bei netcup in Deutschland, wir betreuen ihn per Fernwartung aus Dresden. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO unterschreiben wir auf Wunsch. Wie das in Ihrer Kanzlei aussähe, besprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) per Telefon oder Video.

Anlaufstellen für Anwälte in Essen