Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Essen: beSt und Außenprüfung

Steuerberaterkammer in Düsseldorf, Anwaltskammer in Hamm

Nach § 73 StBerG bilden die Steuerberater eines Oberfinanzbezirks oder eines von der Landesregierung bestimmten Kammerbezirks eine gemeinsame Berufskammer. Die Finanzämter Essen-NordOst und Essen-Süd zählt die Finanzamtszuständigkeitsverordnung des Landes zum Oberfinanzbezirk Düsseldorf. Steuerkanzleien aus der Stadt sind deshalb Mitglied der Steuerberaterkammer Düsseldorf in der Grafenberger Allee 98.

Für Anwälte gilt das nicht. Das Landgericht der Stadt gehört zum Bezirk des Oberlandesgerichts Hamm, und damit ist die Rechtsanwaltskammer Hamm zuständig, wie die Seite für Anwälte in der Stadt erklärt. Wer beide Berufe ausübt, ist also Mitglied in zwei Kammern mit Sitz in zwei verschiedenen Städten und hat mit beA und beSt zwei persönliche Postfächer. Was eine Steuerkanzlei im Tresor teilen kann, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

beSt für Gerichte, ELSTER für das Finanzamt

Nach § 11 Abs. 2 StBPPV dient das beSt nicht der Kommunikation mit der Finanzverwaltung, soweit diese ein anderes sicheres Verfahren anbietet, etwa ELSTER. Im Oktober 2026 gilt die Regel unverändert. Bei einer Veranstaltung der Kammer und des Steuerberaterverbands am 14. Mai 2025, zu der sich rund 150 Mitglieder angemeldet hatten, sagten Vertreter des Finanzministeriums NRW, es gebe keine Bestrebungen, das Postfach als offiziellen Kommunikationsweg zuzulassen. Eine Übersicht der digitalen Wege zu den Finanzämtern finden Mitglieder im internen Bereich der Kammer.

Eine Kanzlei hat es also mit zwei Arten von Zugängen zu tun. Zugang zu seinem beSt kann der Postfachinhaber nach § 16 StBPPV auch anderen geben, über den privaten Schlüssel und das Zertifikats-Passwort, das er nicht im Klartext überlassen darf. Wem er wann Zugang gegeben und wieder entzogen hat, muss er dokumentieren, etwa im Berechtigungsmanagement seiner Fachsoftware. Schlüssel und Zertifikats-Passwort gehören trotzdem in keine Sammlung der Kanzlei und auch nicht in den persönlichen Bereich: Eigentümer und Administratoren sehen alle Sammlungen und kämen über die Kontowiederherstellung auch dorthin. Für die Wege zum Finanzamt nutzt die Kanzlei eigene Zertifikate und Konten, deren Verwaltung der Ratgeber zum ELSTER-Organisationszertifikat beschreibt.

Außenprüfung: Datenzugriff auf die Buchhaltung in der Kanzlei

Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung nutzen. Teilt der Mandant mit, dass seine Daten bei Ihrer Kanzlei liegen, muss die Kanzlei Einsicht gewähren oder die Daten nach den Vorgaben der Behörde auswerten oder übertragen. Ihr Erscheinen muss die Prüferin der Kanzlei in diesem Fall in angemessener Frist ankündigen.

Lässt das Programm es zu, legt ein Verantwortlicher der Kanzlei dem Prüfer für die Einsicht einen eigenen Benutzer an, der nur die Daten dieses Mandanten lesen kann. Die Anmeldung einer Fachangestellten bekommt der Prüfer nicht. Den Verwaltungszugang, mit dem sich solche Benutzer anlegen und nach der Prüfung wieder löschen lassen, führen Sie im Tresor in einer Sammlung nur für die Kanzleileitung und die IT. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Abschnitt nicht.

Beispiel: eine Kanzlei für Praxen und Therapeuten

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberaterin betreut mit einem angestellten Steuerberater, vier Fachangestellten, einer Lohnbuchhalterin in Teilzeit und einem Auszubildenden fast nur Arzt-, Zahnarzt- und Physiotherapiepraxen. Im Gesundheits- und Sozialwesen der Stadt hatten am 30. Juni 2024 laut Statistikamt 50.245 Menschen eine sozialversicherungspflichtige Stelle. Bisher schickten die Praxen der Kanzlei Zugangsdaten per E-Mail, und niemand wusste, wer welche kannte.

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier die Inhaberin, sehen zusätzlich alle Sammlungen. Die Zugänge der Ärztinnen zum Portal ihrer Kassenärztlichen Vereinigung gehören den Personen, auf die sie laufen, und kommen nicht in den Tresor. Ihre Honorarbescheide laden die Praxen stattdessen selbst ins Belegportal. Kündigt das Finanzamt bei einer Gemeinschaftspraxis eine Außenprüfung an, legt die Inhaberin dem Prüfer im Buchhaltungsprogramm einen Lesebenutzer für diesen Mandanten an und löscht ihn nach der Prüfung.

Die Inhaberin ist der Sammlung „Lohn“ mit Verwaltungsrecht zugewiesen. Geht die Lohnbuchhalterin in Urlaub, gibt sie die Sammlung dem angestellten Steuerberater frei und nimmt die Freigabe danach zurück. Den Notfallzugang hat sie, als Eigentümerin der Organisation, ebenfalls ihm eingeräumt. Fällt sie plötzlich aus und läuft die vereinbarte Wartezeit ab, übernimmt er ihr Konto. Damit hat er ihre Rolle als Eigentümer, kommt an alle Sammlungen und kann Konten der Mitarbeiter wiederherstellen. Sie hat ihn gewählt, weil er als Berufsträger der Kanzlei ohnehin an den Mandaten arbeitet. Hintergründe stehen in den Ratgebern Urlaubsvertretung: Zugänge und Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Berufsgeheimnis, Vertrag und Aufsicht

Verschlüsselt wird auf den Geräten Ihres Teams, Ende zu Ende, Ihre Passwörter kann deshalb niemand bei uns lesen. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch zusätzlich. Meldungen zu Datenpannen aus Steuerkanzleien gehen an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, beschrieben auf der Seite für Nordrhein-Westfalen. Ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video, zeigt, ob der Tresor für Ihre Kanzlei taugt.

Anlaufstellen für Steuerberater in Essen