Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Düsseldorf

Die zweitgrößte Steuerberaterkammer mit 10.024 Mitgliedern

Nach der Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer gehörten der Steuerberaterkammer in der Grafenberger Allee 98 am 1. Januar 2026 genau 10.024 Mitglieder an, 0,5 Prozent mehr als ein Jahr zuvor. Nur die Kammer München ist größer. Im Bezirk sind 8.756 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 52 Steuerbevollmächtigte und 1.180 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften eingetragen.

Ausgebildet wird im Verhältnis weniger als im Bundesschnitt. Zum Stichtag waren 1.226 Ausbildungsverhältnisse zum Steuerfachangestellten registriert, eine Ausbildungsquote von 12,2 Prozent, gemessen an den Mitgliedern. Bundesweit kommen 17.081 Auszubildende auf 105.953 Mitglieder, gut 16 Prozent. Was eine Steuerkanzlei teilen kann und was nicht in den Tresor gehört, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Vollmachtsdatenbank: Anmeldung mit dem Ausweis der Kammer

Für die Vollmachtsdatenbank in Steuersachen meldet sich ein Mitglied mit dem Mitgliedsausweis der Kammer an oder mit einer Smartcard für Berufsträger. Den Ausweis gibt die Kammer beim ersten Mal kostenlos aus, ein Ersatz nach Verlust kostet Geld. Registrieren muss sich jeder selbständige Steuerberater oder seine Kanzlei gesondert. Bei einer Berufsausübungsgesellschaft genügt einer der vertretungsberechtigten Berufsträger, die übrigen werden mitregistriert, wenn sie im Berufsregister mit der Gesellschaft eingetragen sind.

Seit Juni 2026 hat die Datenbank eine neue Oberfläche mit Änderungshistorie und Löschprotokoll. Ausweis und Smartcard gehören einer Person, ihre PINs kommen nicht in den Tresor der Kanzlei. Das gilt auch für den persönlichen Bereich, denn wer in der Kanzlei die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme an diesen Bereich heran.

Ein Urteil des Finanzgerichts zum beSt

Wie streng die elektronische Form genommen wird, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 4. Juli 2024 (14 K 463/23 E). Eine Steuerberatungsgesellschaft hatte im März 2023 eine Klage per Fax und Brief eingereicht, das beSt war noch nicht eingerichtet. Die Steuerberaterin hatte den Registrierungsbrief Ende Februar erhalten und sich erst später um die Einrichtung gekümmert. Die Klage über das beSt kam nach Ablauf der Frist.

Das Gericht wies die Klage ab. Nach seiner Begründung müssen Steuerberater und Berufsausübungsgesellschaften seit dem 1. Januar 2023 nach § 52d Satz 2 FGO über das beSt einreichen. Eine verzögerte Einrichtung sei keine vorübergehende technische Störung, die ein Fax erlauben würde. Krankheit im Team und Arbeitsüberlastung entschuldigten die Verspätung nicht.

Die Revision hat das Gericht zugelassen, eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs in dieser Sache war bis Oktober 2026 nicht veröffentlicht. Dass Berufsausübungsgesellschaften das beSt seit dem 1. Januar 2023 nutzen müssen, hat der Bundesfinanzhof in einem anderen Verfahren bestätigt (Urteil vom 7. Oktober 2025, IX R 19/23). Diese Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung.

Eine Kanzlei legt deshalb fest, wer welches Postfach bedient und wer im Urlaub übernimmt, bevor eine Frist läuft. Nach § 16 StBPPV kann der Postfachinhaber anderen Zugang geben, indem er ihnen privaten Schlüssel und Zertifikats-Passwort zur Verfügung stellt, das Passwort aber nicht im Klartext. Wem er wann Zugang erteilt und wieder entzogen hat, muss er dokumentieren, und Dokumente mit einfacher Signatur versendet nur er selbst, bei einer Gesellschaft nur die vertretungsberechtigten Berufsträger.

Schlüssel und Zertifikats-Passwort legt die Kanzlei nicht in den Tresor, auch nicht in einen persönlichen Bereich, weil Eigentümer und Administratoren alle Sammlungen sehen und Notfallzugang und Kontowiederherstellung den persönlichen Bereich öffnen würden. Im Tresor steht, wer welches Postfach vertritt und wie der Ablauf im Urlaub ist, als Notiz ohne die Zugangsdaten.

Datenschutz: Arbeitshilfen im Mitgliederbereich

Im Mitglieder-Informationssystem, also erst nach Anmeldung, führt die Kammer eigene Rubriken mit Arbeitshilfen und Hinweisen zur DSGVO sowie ein Online-Seminar zum Datenschutz. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in den Kanzleien ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Wie eine Meldung an sie abläuft, beschreibt die Seite für Nordrhein-Westfalen.

Beispiel: eine Lohnkanzlei für ausländische Niederlassungen

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberaterin führt eine Einzelpraxis mit einem angestellten Steuerberater, drei Lohnbuchhalterinnen, zwei Fachangestellten und einer zweisprachigen Assistentin. Fast alle Mandanten sind deutsche Töchter ausländischer Unternehmen mit wenigen Beschäftigten, deren Lohn und Reisekosten die Kanzlei abrechnet. Bisher lagen die Zugänge der Mandanten in einer Tabelle auf dem Server, die alle öffnen konnten.

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier die Inhaberin, sehen zusätzlich alle Sammlungen. Den Mitgliedsausweis für die Vollmachtsdatenbank verwahrt die Inhaberin selbst. Das Kennwort für eine verschlüsselte Lohnauswertung schickt die Assistentin einem Mandanten im Ausland über einen sicheren Link mit Ablaufdatum, die Datei selbst auf einem anderen Weg (Kennwort für eine verschlüsselte PDF übermitteln).

Für einen Ausfall hat die Inhaberin, im Tresor die einzige Eigentümerin, ihren angestellten Kollegen als Vertrauensperson für den Notfallzugang bestimmt. Nach Ablauf der Wartezeit kann er ihr Konto übernehmen und kommt so an die Praxisleitung, er ist selbst Steuerberater und darf diese Zugänge nutzen. Administratoren gibt es im Tresor sonst keine, denn sie kämen über die Verwaltungsansicht ebenfalls an die Praxisleitung. Nach welchen Regeln eine Kanzlei Sammlungen zuschneidet, beschreibt Passwörter im Team teilen, mehr zum plötzlichen Ausfall der Chefin der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung

Einträge und Anhänge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, die Apps auf den Geräten Ihres Teams ver- und entschlüsseln sie. Lesen können wir Ihre Passwörter deshalb nicht. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch. In einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) per Telefon oder Video sehen wir uns gemeinsam an, ob der Tresor zu Ihrer Praxis passt.

Anlaufstellen für Steuerberater in Düsseldorf