Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Düsseldorf: Notfall und Team

KZV an der Lindemannstraße, Kammer inzwischen in Neuss

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein hat ihre Landesgeschäftsstelle in fünf Häusern an der Lindemannstraße in Düsseldorf. In der Stadt hat sie außerdem eine Verwaltungsstelle an der Werftstraße 23. Dort ist auch die Bezirksstelle Düsseldorf der Zahnärztekammer Nordrhein zu erreichen.

Die Kammer selbst ist umgezogen. 2021 beschloss die Kammerversammlung, in der Hauptsatzung den Sitz „Düsseldorf“ durch „Neuss“ zu ersetzen, das Ministerialblatt veröffentlichte die Änderung im Februar 2022. Heute steht im Impressum der Hammfelddamm 11 in Neuss.

Laut Jahresbericht 2025 hatte die Kammer am 31.12.2025 genau 12.596 Mitglieder. Die Zahl der Mitglieder mit einer weiteren Praxis stieg im Lauf des Jahres von 106 auf 120, die der Zweitpraxen von 87 auf 95. Alle Zahlen gelten für den ganzen Kammerbereich Nordrhein, nicht für die Stadt. Ein zweiter Standort bringt eigene Zugänge mit, etwa für Telefonanlage und Internetanschluss. Welche Zugänge eine Zahnarztpraxis allgemein hat, steht auf der Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Neue Pflichten der IT-Sicherheitsrichtlinie seit Januar 2026

Die aktualisierte IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung wurde am 1. Juli 2025 veröffentlicht. Die KZV Nordrhein fasst in ihrer Meldung vom 03.07.2025 zusammen, was neu ist: Schulungen und regelmäßige Sensibilisierung des Teams, etwa mit Phishing-Simulationen, benannte Verantwortliche für die Datensicherung und Wiederherstellungstests, die durchgeführt und dokumentiert werden. Neue oder geänderte Anforderungen sind ab dem 2. Januar 2026 umzusetzen.

Auch für den Tresor sollte feststehen, wer ihn sichert. Mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir ihn täglich verschlüsselt an einen zweiten Ort und testen die Rücksicherung einmal im Quartal. Ohne dieses Paket sichern wir den Tresor nicht. Vor Updates legen wir nur eine Kopie auf demselben Server an, sie ersetzt keine Sicherung. Dann exportiert die Praxis den Tresor selbst verschlüsselt, wie das geht, zeigen wir bei der Einrichtung. Ob Ihre Praxis die Richtlinie damit erfüllt, beurteilt dieser Text nicht.

Notfallplan: Kundennummern auf Papier, PINs vertraulich

In einer Übersicht vom 04.12.2025 zur IT-Sicherheitsrichtlinie rät die KZV, im Notfallplan wichtige Telefonnummern, Kundennummern und die Ansprechpartner des IT-Dienstleisters auf Papier griffbereit zu haben. Für die Telematikinfrastruktur schreibt sie, dass Zugangsdaten, Zertifikate und PINs vertraulich aufzubewahren sind. Einen Hackerangriff zeigt die Praxis bei der Polizei an. Scheidet jemand aus, muss das nach der Richtlinie geordnet und dokumentiert geschehen.

Papier und Tresor ergänzen sich dabei. Die Kundennummern von Internetanbieter, IT-Dienstleister und Anbieter der Praxissoftware stehen als Einträge in einer eigenen Sammlung, und die Praxisleitung druckt daraus einmal im Quartal die Liste für den Ordner aus. Der Tresor läuft auf einem eigenen Server bei netcup, nicht im Praxisnetz. Fallen die Praxisrechner aus, öffnet die Praxisleitung ihn deshalb mit der App auf ihrem Handy, wenn sie die App vorher eingerichtet hat, das Handy ins Internet kommt und der Server erreichbar ist. Was in so einen Plan gehört, beschreibt der Ratgeber IT-Notfallplan und Zugänge.

Zum Praxisausweis (SMC-B) wird die KZV auf ihrer Kartenseite konkret: PIN und PUK sicher und getrennt von der Karte aufbewahren und nie an Dritte weitergeben. Wer was wissen darf, steht in ihrem Regelwerk zum Praxisausweis (Stand 01.04.2026). Nach Ziffer 4.1 verwalten die Kartenverantwortlichen PIN und PUK, das sind die Personen, die den Ausweis für die Praxis beantragen dürfen. Die PUK dürfen sie nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergeben, die PIN nach Ziffer 5 an Assistenzpersonal und angestellte Zahnärzte, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Den PIN/PUK-Brief scannen Sie deshalb nicht ein. Er liegt verschlossen bei der Inhaberin, getrennt von der Karte, und im Tresor steht nur, wo. Wer Eigentümer oder Administrator der Organisation ist, sieht jede Sammlung und käme sonst auch an die PUK. Die PIN kann in eine Sammlung für die Berechtigten, aber nicht in die, die Ihr IT-Dienstleister sieht.

Datengeheimnis: Zugriff nach Aufgabe

Die Zahnärztekammer stellt auf ihrer Seite zum Datenschutz ein Muster für die Verpflichtung von Mitarbeitern auf das Datengeheimnis bereit, mit Merkblatt. Darin steht, dass intern geregelt sein muss, auf welche Daten jemand aufgrund seiner Aufgaben zugreifen darf. Die Pflicht gilt nach dem Ende der Tätigkeit weiter.

Im Tresor bilden Sie diese Aufgabenzuteilung mit den Sammlungen ab. Eine neue ZFA unterschreibt die Erklärung, bekommt dann die Einladung per E-Mail und richtet ihren zweiten Faktor ein, bevor sie eine Sammlung sieht. Die Einladung gilt fünf Tage. Wie Sie den ersten Arbeitstag vorbereiten, zeigt der Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter.

Beispiel: eine Zahnärztin mit Zweitpraxis

Ein erfundener Fall: eine Zahnärztin mit Hauptpraxis und einer Zweitpraxis, die zwei Tage in der Woche öffnet. Dort behandelt ein angestellter Zahnarzt. Dazu kommen eine Praxismanagerin, sieben ZFA, die zwischen beiden Standorten wechseln, und eine Auszubildende. Die Kundennummern für Internet und Telefonanlage der Zweitpraxis kannte bisher nur eine ZFA. Als der Router der Zweitpraxis an einem Behandlungstag ausfiel, war sie im Urlaub.

Die PINs der elektronischen Zahnarztausweise stehen nirgends im Tresor, auch nicht im persönlichen Bereich. Jeder Ausweis gehört einer Zahnärztin oder einem Zahnarzt persönlich, und wer Konten wiederherstellen darf, käme sonst an die PIN. Die Inhaberin ist als einzige Eigentümerin allen Sammlungen mit Verwaltungsrecht zugewiesen, Administratoren gibt es nicht.

Fährt die Praxismanagerin in Urlaub, gibt die Inhaberin einer erfahrenen ZFA für diese Zeit Bearbeitungsrechte an „Verwaltung“ und nimmt sie danach zurück. Geht die Auszubildende nach der Prüfung in eine andere Praxis, sperrt die Inhaberin ihr Konto, hält das Datum im Ordner zur Richtlinie fest und lässt die Passwörter der beiden Empfangs-Sammlungen ändern. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit, Aufsicht

Beauftragt eine Zahnarztpraxis externe Dienstleister, braucht sie nach Hinweis der KZV einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Den gibt es bei uns zum Angebot dazu. Auf Wunsch unterschreiben wir außerdem eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, gern auf dem Muster von KZV oder Kammer. Was im Tresor steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für uns nicht lesbar.

Zuständig für den Datenschutz in Praxen ist die LDI NRW, deren Dienstsitz an der Kavalleriestraße in Düsseldorf liegt. Mehr zu ihr steht auf der Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen. Den Zuschnitt der Sammlungen für Ihre Standorte klären wir telefonisch oder als Videotermin im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Düsseldorf