Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Bochum: Praxispost und Signatur

Bezirksstelle Bochum: Ehrenamt zwischen Praxis und Körperschaften

Zahnärztekammer (ZÄKWL) und Kassenzahnärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KZVWL) haben ihren Sitz in Münster, Auf der Horst 29 und 25. Zwischen den Praxen und den beiden Körperschaften stehen 34 Bezirksstellen, die sie gemeinsam eingerichtet haben, eine davon für Bochum. Sie sind nach Angabe der Körperschaften keine Organe von Kammer oder KZV und können diese nicht vertreten. Ihren Vorstand wählt die Bezirksstellenversammlung.

Auf der Seite der Bezirksstelle Bochum stehen neben dem Vorstand Zahnärztinnen und Zahnärzte als Ansprechpersonen für Hygiene, Qualitätszirkel und Notfalldienst, dazu gemeinsame Beauftragte für die kommunalen Gesundheits- und Pflegekonferenzen. In der Gesundheitskonferenz der Stadt sitzen laut deren Geschäftsordnung (Stand 12.03.2025) je eine Vertretung von ZÄKWL und KZVWL. Für Fragen zu KIM und Telematikinfrastruktur nennt die KZVWL ihre Hotline Praxisbetreuung in Münster, 0251 507-300.

Seit Juli 2025 nur noch digital: persönliche Mitteilungen und Praxismitteilungen

Die KZVWL verschickt Vorstandsinformationen, Abrechnungsunterlagen und Praxismitteilungen seit dem 1. Juli 2025 nur noch digital. So steht es im Digitalisierungskompass der KZVWL (Stand Dezember 2025). Sie trennt zwei Wege: Persönliche Mitteilungen gehen an eine persönliche Adresse des Mitglieds, per KIM oder normaler E-Mail. Praxismitteilungen wie Abrechnungsunterlagen gehen an eine Adresse der Praxis, die mehrere Inhaber untereinander abstimmen sollen. Eingetragen werden beide im Mitgliederbereich der Website unter „Meine Daten“.

Die Zugangsdaten des Praxispostfachs für die Abrechnungsunterlagen liegen in einer Sammlung, die Inhaber und Abrechnungskraft sehen. Das persönliche Postfach einer Zahnärztin und ihre Anmeldung im Mitgliederbereich bleiben bei ihr, nicht im Tresor und nicht in ihrem persönlichen Bereich. Über die Kontowiederherstellung kämen die Verantwortlichen der Praxis sonst auch an diese Zugänge heran. Lässt die Praxis KIM-Nachrichten an ein normales Postfach weiterleiten, liegt das laut KZVWL in ihrer eigenen Verantwortung und läuft über den IT-Dienstleister.

Signieren dürfen nur Zahnärzte, vorbereiten auch ZFA

E-Rezepte signieren laut KZVWL nur Zahnärztinnen und Zahnärzte mit eigenem elektronischem Zahnarztausweis, Assistenzzahnärzte unter Anleitung eines Vertragszahnarztes. ZFA dürfen E-Rezepte vorbereiten, aber nicht signieren, und auf den Ausweis darf außer dem Inhaber niemand zugreifen. Mit der Komfortsignatur gibt die Zahnärztin ihre PIN einmal zu Beginn der Sitzung ein und signiert über den Tag bis zu 250 Dokumente, auch Anträge im elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ). Diese PIN gehört deshalb nirgends in den Tresor.

Beim Praxisausweis (SMC-B) unterscheidet die Herausgaberichtlinie der KZVWL: Die PIN darf an Berechtigte gehen, die PUK nur an Kartenverantwortliche. Die PIN kann daher in einer Sammlung für die berechtigten ZFA stehen, die der Kartenverantwortliche mit Verwaltungsrecht führt. Weil Eigentümer und Administratoren der Organisation über die Verwaltungsansicht an jede Sammlung kommen, sollten nur Kartenverantwortliche diese Rollen haben. Die PUK bleibt im verschlossenen Brief, im Tresor steht nur, wo er liegt.

Beispiel: eine Gemeinschaftspraxis mit Kieferorthopädie und Assistenzzahnarzt

Ein erfundener Fall: Eine Zahnärztin und ein Fachzahnarzt für Kieferorthopädie führen eine Gemeinschaftspraxis, dazu kommen ein Assistenzzahnarzt in der Vorbereitungszeit, acht ZFA und eine Abrechnungskraft. Weil die Praxis sich bei der Umstellung nicht gemeldet hatte, trug die KZVWL die Adresse ein, die ihr vorlag: die private Adresse der Zahnärztin. Ihr Kollege bekam die Abrechnungsunterlagen weitergeleitet, die Abrechnungskraft fragte jedes Mal nach.

Jetzt haben beide Inhaber eine gemeinsame Praxisadresse abgestimmt und im Mitgliederbereich eingetragen. Das Postfach steht in der Sammlung „Abrechnung“, die die Abrechnungskraft mit Verwaltungsrecht pflegt, zusammen mit dem Labor- und dem Materialportal. Die ZFA in der Kieferorthopädie sehen „KFO“ mit dem Zugang zur Scan-Software des Herstellers, die übrigen ZFA „Empfang“. Der Assistenzzahnarzt hat ein eigenes Konto als Benutzer, ohne Aufpreis, und signiert mit seinem eigenen Ausweis.

Beide Inhaber sind Eigentümer der Organisation und kommen damit über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen. Für die Sammlungen brauchen sie deshalb keinen Notfallzugang untereinander. Geht eine ZFA, sperrt einer der Inhaber ihr Konto. Kannte sie die PIN des Praxisausweises, ändert einer der beiden als Kartenverantwortlicher die PIN. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter, wie Passwörter im Team geteilt werden, im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Datenschutz, Vertrag und Erstgespräch

Welche Zugänge eine Zahnarztpraxis allgemein hat, steht auf der Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen. Die Aufsicht über den Datenschutz in Praxen und die Meldewege bei einem Angriff beschreibt die Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen.

Ihre Praxis mietet den Server selbst bei netcup, Einrichtung und Updates erledigen wir per Fernwartung. Weil die Einträge Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, bleiben die Passwörter für uns unlesbar. Neben dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschreiben wir auf Wunsch eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht, etwa nach einem Muster Ihrer Kammer oder KZV. Im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video, gehen wir Ihre Sammlungen einmal durch.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Bochum