Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Berlin: Serviceportal und TI

Bedarfsplan mit 38 Prozent Angestellten, 165 MVZ

Im zahnärztlichen Bedarfsplan zum 31.12.2025 setzt die KZV Berlin für zugelassene Zahnärztinnen und Zahnärzte einen Wert von 2.079,0 an, für angestellte 1.282,75. Das sind keine Köpfe, sondern nach Versorgungsanteil gewichtete Werte. Von der Summe 3.361,75 entfallen damit 38 Prozent auf Angestellte. Der Versorgungsgrad liegt bei 107,1 Prozent, in der Kieferorthopädie bei 152,5 Prozent.

Deutlich gewachsen ist die Zahl der Medizinischen Versorgungszentren mit zahnärztlicher Beteiligung: Ende 2015 zählte die KZV drei, Ende 2025 waren es 163 und am 30.09.2026 genau 165. Den Praxisausweis beantragt dort nach Angaben der KZV die Geschäftsführung des MVZ, mit ihren persönlichen Zugangsdaten zum Serviceportal.

Drei Stufen im Serviceportal der KZV

Das Serviceportal betreibt die KZV gemeinsam mit sechs anderen KZVen und ist dort für Technik und Betrieb zuständig. Es kennt drei Zugänge. Mit dem Standard-Praxiszugang lassen sich nur Abrechnungsdaten hochladen. Der Praxiszugang mit Vollzugriff zeigt zusätzlich Honorarkonto, Gutschriften und Einbehalte und erlaubt, Stammdaten zu ändern. Nur mit dem persönlichen Zugang der Zahnärztin lassen sich außerdem ein Praxisausweis und die Erstattung der TI-Pauschalen beantragen.

Im Tresor heißt das: Den Standard-Praxiszugang bekommen die ZFA, die die Abrechnung hochladen, den Vollzugriff nur Inhaberin und Praxismanagerin, jeweils in einer eigenen Sammlung. Den persönlichen Zugang darf laut KZV kein Dritter nutzen, mehr dazu auf der Branchenseite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen. Er liegt deshalb nicht im Tresor, auch nicht im persönlichen Bereich der Zahnärztin, denn den können Verantwortliche über die Kontowiederherstellung öffnen.

Für den Praxiszugang verlangt die KZV eine eigene E-Mail-Adresse der Praxis. Dorthin geht nach erfolgreichem Hochladen die Bestätigung, nur so kann das Team laut KZV nachvollziehen, ob die Abrechnung angekommen ist. Legen Sie den Zugang zu genau diesem Postfach in dieselbe Sammlung wie den Praxiszugang.

Praxisausweis: das PDF aus dem Antrag und die PIN

Am Ende des Antrags auf einen Praxisausweis bietet das Antragsportal ein PDF an. Die KZV empfiehlt dringend, es sorgfältig aufzubewahren, weil es die Angaben für die spätere Aktivierung oder Sperrung der Karte enthält. Hängen Sie es als Datei an den Eintrag des Ausweises in einer Sammlung, die nur die Praxisleitung öffnet. Dort steht auch die PIN, die laut KZV zum Installationstermin der TI bereitliegen muss.

Nimmt die Praxis eine Karte aus einem Kartenterminal, etwa wenn sie das Gerät außer Betrieb nimmt, muss sie laut KZV Karte und PIN sicher und getrennt voneinander aufbewahren. Die Karte kommt dann verschlossen in die Praxis, die PIN bleibt im Tresor. Die PIN eines Heilberufsausweises gehört dagegen nur der Zahnärztin und liegt nicht im Tresor.

Die Zertifikate laufen in der Regel höchstens fünf Jahre. Weil KIM-Nachrichten für die alte Karte sonst nicht mehr zu entschlüsseln sind, rät die KZV beim Tausch, die neue Karte früh freizuschalten und die alte möglichst verfügbar zu halten. Bis dahin bleiben beide Einträge im Tresor, mit Ablaufdatum in der Notiz.

Je Standort braucht die Praxis einen Ausweis. In einer Praxisgemeinschaft hat jeder Partner einen eigenen, in einer Berufsausübungsgemeinschaft beantragt eine Person den Ausweis für alle.

Administrationsdaten der TI ohne den Dienstleister kennen

Für den sicheren Betrieb von Konnektor und Kartenterminals ist laut KZV der Praxisinhaber verantwortlich. Die Administrationsdaten aus der Installation, besonders die Passwörter für den Administrator-Zugang, muss die Praxis sicher aufbewahren und auch ohne ihren Dienstleister kennen. Lassen Sie sich diese Daten beim nächsten Termin übergeben und tragen Sie sie in die Sammlung „Technik“ ein.

Ihr IT-Dienstleister bekommt im Tresor ein eigenes Konto nur für diese Sammlung, ohne Aufpreis. Mit externen IT-Dienstleistern muss die Praxis nach Darstellung der KZV schriftlich eine Verschwiegenheitserklärung vereinbaren, ein Muster stellt sie bereit. Für unseren Teil gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen.

Dateien an die KZV: Archiv mit Kennwort, Links nur nach Anruf

Wer der KZV personenbezogene Daten per E-Mail schickt, soll sie verschlüsseln. Vorerst empfiehlt sie dafür ein mit 7-Zip verschlüsseltes Archiv als Anhang. Auf zugesandte Links dürfen ihre Mitarbeiter nicht unaufgefordert klicken, die Praxis kündigt sie vorher telefonisch an.

Das gilt auch für einen sicheren Link aus dem Tresor: Erst anrufen, dann schicken. Das Kennwort eines Archivs gehört nie in dieselbe Mail. Andere Wege beschreibt der Ratgeber zum Kennwort einer verschlüsselten Datei, das Teilen im Team der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: zwei Kieferorthopädinnen in Praxisgemeinschaft

Ein erfundener Fall: Zwei Kieferorthopädinnen führen getrennte Praxen und teilen sich Räume, Empfang und Telefonanlage. Sieben ZFA arbeiten für beide. Die PINs beider Praxisausweise standen bisher in einer Datei auf dem Rechner am Empfang, die Antrags-PDFs fand niemand mehr.

Nach dem Erstgespräch entscheiden sie sich für eine gemeinsame Organisation mit getrennten Sammlungen. „Empfang“ mit Telefonanlage und Materialbestellung sehen alle. Jede Praxis hat eine eigene Sammlung für die Abrechnung mit ihrem Standard-Praxiszugang und eine für die Leitung mit Vollzugriff, Ausweis-PIN und Antrags-PDF, die der jeweiligen Inhaberin zugewiesen ist. Eigentümerinnen der Organisation sind nur die beiden Inhaberinnen, und nur sie dürfen Konten wiederherstellen. Jede kommt damit über die Verwaltungsansicht auch an die Sammlungen und Konten der anderen Praxis, das haben beide vorher abgewogen. Getrennte Tresore wären die Alternative gewesen.

Jede Inhaberin räumt ihrer eigenen Vertretung einen Notfallzugang ein. Nach der Übernahme hat die Vertretung die Eigentümerrolle und kommt damit an alle Sammlungen, auch an die der anderen Praxis. Den Zugang bekommt deshalb nur eine Person, die diese Zugänge auch nutzen darf. Den Ablauf legen wir beim Einrichten fest. Was beim Ausfall der Chefin sonst bereitliegen sollte, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Für ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten) rufen wir Sie an oder verabreden einen Videotermin.

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