Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Berlin

4.527 Kammermitglieder, knapp ein Viertel davon Gesellschaften

Die Steuerberaterkammer Berlin in der Wichmannstraße 6 hatte laut Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer am 1. Januar 2026 genau 4.527 Mitglieder, 0,7 Prozent weniger als ein Jahr zuvor. Dazu gehören 3.401 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 26 Steuerbevollmächtigte, 1.042 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften und 58 Mitglieder aus Geschäftsführung oder Aufsichtsorgan solcher Gesellschaften ohne eigene Zulassung (§ 74 Abs. 2 StBerG).

In der Hauptstadt kommen damit auf 100 Steuerberater rund 31 Gesellschaften, im ganzen Bundesgebiet (15.232 zu 89.549) rund 17. Das Unternehmensregister zählt für 2024 in der Wirtschaftsklasse Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Buchführung 3.185 rechtliche Einheiten mit 32.752 abhängig Beschäftigten, also rund zehn je Einheit. In der Rechtsberatung, zu der die Anwaltskanzleien in der Hauptstadt gehören, sind es 3,3.

Die Berliner Kanzleien bilden weniger aus als im Bundesschnitt. Zum Stichtag waren 486 Auszubildende zur oder zum Steuerfachangestellten registriert, eine Ausbildungsquote von 10,7 Prozent, gemessen an den Mitgliedern. Bundesweit sind es 16,1 Prozent. Dazu kommen in Berlin 156 Umschülerinnen und Umschüler, bundesweit 2.113.

Fortbildung der Kammer und das beSt

Für Angestellte bietet die Kammer die Fortbildung zum Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse an, ein Angebot der Steuerberaterkammern seit 2022. Steuerfachangestellte werden nach einem Jahr Berufspraxis zur Prüfung zugelassen. Unter den Tätigkeiten, auf die die Fortbildung vorbereitet, nennt die Kammer, Datenschutzvorschriften anzuwenden und Datensicherheit bei digitalen Arbeitsprozessen zu beachten. Geprüft wird einmal im Jahr im März, Anmeldeschluss ist jeweils der 15. Januar.

Für die Steuerberaterplattform und das besondere elektronische Steuerberaterpostfach verweist die Kammer auf die Website und den Fragenkatalog der Bundessteuerberaterkammer. Was die Verordnung zu Nutzerkonto, privatem Schlüssel und Zertifikats-Passwort sagt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Steuerberater. Diese Zugangsmittel legen Sie nicht im Tresor der Kanzlei ab, auch nicht im persönlichen Bereich eines Kontos. Den können Verantwortliche über die Kontowiederherstellung öffnen.

Datenschutz-Aufsicht: Dienstleister, Löschpflichten und die 72-Stunden-Frist

Die Aufsicht über den Datenschutz bei nicht-öffentlichen Stellen führen nach § 40 BDSG die Behörden der Länder, für Steuerkanzleien in der Hauptstadt also die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Im Jahresbericht 2025 beschreibt die Behörde einen Angriff auf einen Dienstleister der Berliner Verkehrsbetriebe, der für eine Versandaktion rund 180.000 Datensätze von Kunden erhalten hatte. Nach ihrer Prüfung hatten die Verkehrsbetriebe nicht kontrolliert, ob der Dienstleister die Daten nach dem Auftrag gelöscht hatte, und den Vorfall zu spät gemeldet.

Zwei Aussagen der Behörde gelten für jeden Verantwortlichen, also auch für Kanzleien, die Lohn- oder Buchhaltungsdaten an Rechenzentren und Cloud-Dienste geben. Die Meldefrist von 72 Stunden nach Art. 33 DSGVO beginnt in der Regel, sobald der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen informiert hat. Nach Ende eines Auftrags muss sich der Verantwortliche vergewissern, dass die Daten gelöscht sind. Das ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

Endet die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, der ein Konto im Tresor hatte, sperrt ein Verantwortlicher der Kanzlei dieses Konto, und das Team ändert die Passwörter, die er kannte. Was beim Wechsel des IT-Betreuers dazukommt, steht im Ratgeber IT-Dienstleister wechseln. Wir selbst hosten den Tresor nicht, er liegt auf dem Server, den die Kanzlei bei netcup mietet. Kündigt die Kanzlei, entfernen wir unseren Zugang zum Server, Daten und Server bleiben bei ihr.

Vertretung nach § 69 StBerG und der Notfallzugang

Zu den Aufgaben der Kammer gehört nach eigener Beschreibung, Vertretungen bei längeren Arbeitsausfällen sicherzustellen. Nach § 69 StBerG muss ein Steuerberater einen allgemeinen Vertreter bestellen, wenn er länger als einen Monat verhindert ist, und das der Kammer unverzüglich anzeigen. Der Vertreter muss selbst Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter sein. Versäumt der Berufsträger die Bestellung, kann die Kammer den Vertreter nach einer Frist von Amts wegen bestellen.

Für eine Einzelpraxis lohnt es, diese Person vorab zu bestimmen und ihr im Tresor einen Notfallzugang einzuräumen. Ist die Inhaberin Eigentümerin der Organisation, sieht die Vertreterin nach der Übernahme ihres Kontos alle Sammlungen der Inhaberin, etwa auch die Kopien der ELSTER-Zertifikate. Deshalb kommt dafür nur jemand in Frage, der diese Zugänge auch nutzen darf. Eine Kollegin aus einer anderen Kanzlei bekommt dafür ein eigenes Konto ohne Aufpreis. Wie der Zugang im Einzelnen abläuft, bestimmen wir gemeinsam beim Einrichten. Was sonst für den Ausfall der Chefin vorzubereiten ist, beschreibt der Ratgeber zum Notfallzugriff.

Beispiel: eine Steuerberatungsgesellschaft mit zwei Umschülerinnen

Ein erfundener Fall: eine GmbH mit zwei Steuerberatern als Geschäftsführern, neun Steuerfachangestellten, drei Lohnbuchhalterinnen und zwei Umschülerinnen, die alle paar Monate zwischen Finanzbuchhaltung und Lohn wechseln. Bisher bekamen die Umschülerinnen am ersten Tag dieselbe Excel-Liste mit Passwörtern wie alle anderen. Welche Mandantenzugänge sie nach einem Wechsel noch kannten, wusste niemand.

Heute gibt es neben den Sammlungen der Mandatsteams eine Sammlung „Ausbildung“. Darin liegen genau die Zugänge der aktuellen Station, etwa Lesezugänge zur Kassensoftware zweier Mandanten oder ein Portal einer Krankenkasse. Wechselt eine Umschülerin die Abteilung, tauscht die Ausbilderin, die der Sammlung mit Bearbeitungsrecht zugewiesen ist, die Einträge aus.

Die Sammlung ist so freigegeben, dass die Umschülerinnen Passwörter nur ausfüllen und nicht angezeigt bekommen. Technisch verhindert das allerdings nicht, dass jemand ein Passwort mit Aufwand herausfindet. Nach einem Wechsel ändert das Team deshalb trotzdem die Passwörter der Mandantenzugänge. Zum Zuschnitt von Sammlungen gibt es einen eigenen Ratgeber: Passwörter im Team teilen.

Verschlüsselung und Auftragsverarbeitung

Einträge, Notizen und Anhänge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Alles Weitere klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Berlin