Passwort-Manager für Kanzleien in Bonn: Referendare, beA und Tresor

Ein Landgericht mit sechs Amtsgerichten, die Kammer sitzt in Köln

Zum Landgerichtsbezirk Bonn gehören sechs Amtsgerichtsbezirke, zuständig sind die Staatsanwaltschaft Bonn und das Oberlandesgericht Köln. Deshalb gehören Kanzleien aus der Stadt zur Rechtsanwaltskammer Köln in der Riehler Straße, deren Bezirk die Landgerichtsbezirke Köln, Bonn und Aachen umfasst. Die Kammer bestätigt für die Signaturkarte das Attribut „Rechtsanwalt“ und führt für das qualifizierte Zertifikat auf der beA-Karte das KammerIdent-Verfahren durch. Das Zertifikat auf der Karte gehört damit zu einer bestimmten Anwältin oder einem bestimmten Anwalt. Was eine Kanzlei sonst teilen kann, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Anwälte.

Rund 500 Referendare, sechs Einstellungstermine im Jahr

Nach Angaben des Landgerichts werden in seinem Bezirk derzeit etwa 500 Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendare ausgebildet. Eingestellt wird jeden zweiten Monat, zum 1. Februar, April, Juni, August, Oktober und Dezember. Von den 24 Monaten Vorbereitungsdienst verbringen sie nach § 35 Abs. 2 Nr. 4 JAG NRW neun Monate bei einer Anwältin oder einem Anwalt. Bis zu drei Monate davon dürfen sie nach Abs. 3 auch bei einem Notar, einem Unternehmen oder einem Verband ableisten.

Für diese Anwaltsstation weist die Referendarabteilung des Landgerichts nur Anwälten zu, die auf der Ausbilderliste der Kammer stehen. Aufgenommen wird auf Antrag, wer mindestens drei Jahre zugelassen ist. Eine Kanzlei auf dieser Liste hat also regelmäßig neue Leute, die am ersten Tag Zugänge brauchen und sie am Ende der Station wieder abgeben. Wie das beim Weggang abläuft, steht in der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters.

beA-Zugang für Referendare: ein eigenes Zertifikat, keine geteilte PIN

Gibt der Anwalt einem Referendar Zugang zu seinem Postfach, legt er nach § 23 Abs. 2 RAVPV ein Zugangskonto an, weil der Referendar kein eigenes Anwaltspostfach hat. Angemeldet wird mit einem eigenen Zertifikat und eigener Zertifikats-PIN. Die Rechte darin kann der Anwalt abstufen und jederzeit widerrufen. Er kann auch das Versenden erlauben. Nicht übertragen kann er nach Abs. 3 das Recht, Dokumente ohne qualifizierte Signatur auf dem sicheren Übermittlungsweg einzureichen. Einen Schriftsatz ohne qualifizierte Signatur reicht deshalb nur der Anwalt selbst über diesen Weg ein.

Nach § 26 RAVPV darf niemand sein Zertifikat einer anderen Person überlassen, die PIN hält er geheim. In den Tresor der Kanzlei gehört beides nicht, auch nicht in den persönlichen Bereich des Referendars: Wer in der Kanzlei Konten wiederherstellen darf, käme sonst daran. Im Tresor liegt, was die Station sonst braucht, etwa der Zugang zur juristischen Datenbank. Am letzten Tag widerruft der Anwalt das Zugangskonto im beA und sperrt das Konto im Tresor.

Schriftsätze ohne Kennwortschutz, Mandanten-PDFs mit Kennwort

Auf seiner Seite zum elektronischen Rechtsverkehr stellt das Landgericht die Hinweise der Präsidentin des Oberlandesgerichts Köln an die Anwaltschaft bereit (Stand 17.12.2020). Danach soll auf der ersten Seite jedes Schriftstücks der Name des beA-Sachbearbeiters stehen. Dokumente an das Gericht dürfen keinen Kennwortschutz haben, und dazu zählt schon eine PDF, in der Drucken oder Durchsuchen gesperrt ist.

Verschlüsselt die Kanzlei PDFs an Mandanten und setzt die Vorlage dafür automatisch ein Kennwort, muss die Fachangestellte für das Gericht eine Fassung ohne Schutz erzeugen. Das Kennwort für den Mandanten geht getrennt von der Datei über einen sicheren Link mit Ablaufdatum, wie im Ratgeber Kennwort für eine verschlüsselte PDF übermitteln beschrieben.

Außerdem warnt das Landgericht vor Anrufen falscher Gerichtsvollzieher, die mit Kontopfändungen drohen. Als Absender zeigt das Telefon dabei eine echte Rufnummer des Amts- und Landgerichts an, gefälscht per Call-ID-Spoofing. Wer in der Kanzlei bei einem solchen Anruf unsicher ist, ruft über die Nummer auf der Website des Gerichts zurück und nennt am Telefon weder Kontodaten noch Zugangsdaten.

Beispiel: ein Arbeitsrechtler auf der Ausbilderliste

Ein erfundener Fall: Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht führt seine Kanzlei allein und steht auf der Ausbilderliste. Eine Rechtsfachwirtin leitet das Büro, zwei Fachangestellte arbeiten in Teilzeit, und meist ist ein Referendar in der Anwaltsstation, oft überschneiden sich zwei.

Der Anwalt ist einziger Eigentümer der Organisation, Administratoren gibt es keine. Damit sieht er zusätzlich alle Sammlungen. Nur er lädt neue Referendare ein und sperrt ihre Konten. Die Rechtsfachwirtin hat in der Sammlung „Station“ die Rolle Manager und gibt sie dem Neuen frei, sobald er sein Konto mit zweitem Faktor eingerichtet hat. Die Einladung gilt fünf Tage, deshalb verschickt der Anwalt sie erst kurz vor dem Stationsbeginn. Datenbank und Online-Kommentare liegen nur in der „Station“, wenn ihre Lizenz mehrere Nutzer abdeckt. Ist ein Zugang an eine Person gebunden, bekommt jeder Referendar einen eigenen. Wie Zugänge an neue Leute gehen, beschreibt Passwörter im Team teilen.

Mandatsgeheimnis, Aufsicht und Vertrag

Für den Datenschutz in der Kanzlei ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig, ihren Meldeweg beschreibt die Seite für Nordrhein-Westfalen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO unterschreiben wir auf Wunsch. Ob der Tresor zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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