Passwort-Manager in Bonn: Zugänge für Praxen, IT- und Geodaten-Büros

Gut 15.000 Niederlassungen, die meisten mit weniger als zehn Beschäftigten

Nach dem Jahreswirtschaftsbericht 2026 der Stadt arbeiten 93,8 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten im Dienstleistungssektor. Für 2024 weist das Unternehmensregister von IT.NRW in der Stadt 15.892 Niederlassungen aus. 83 Prozent davon haben höchstens neun Beschäftigte, zusammen stellen sie aber nur 9,2 Prozent der Arbeitsplätze.

Mitte 2025 zählte die Stadt 25.712 Beschäftigte in freiberuflichen, wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen und 22.085 in Information und Kommunikation.

Im Handwerk zählte die Stadt Ende 2025 2.428 eingetragene Betriebe. Die größte Gruppe ist Gesundheit und Körperpflege mit 792 Betrieben, es folgen Bau mit 520 und Elektro und Metall mit 474.

Das Notfall-Handbuch der IHK fragt nach Passwort und PIN

Die IHK Bonn/Rhein-Sieg bietet ihren Mitgliedern eine persönliche und kostenfreie Beratung zu Digitalisierung und IT-Sicherheit an. Auf ihrer Seite liegt außerdem das IHK-Notfall-Handbuch in der 3. Auflage vom Juni 2025. Es führt durch Vollmachten, Konten und Verträge für den Fall, dass die Chefin nach einem Unfall oder einer schweren Krankheit ausfällt.

Auf dem Blatt „Zugangsdaten für Endgeräte und Anwendungen“ hat das Formular für jedes Gerät und jeden Onlinedienst ein Feld „Passwort/PIN“. Das Handbuch empfiehlt, die ausgefüllten Seiten auszudrucken und an einem sicheren Ort zu verwahren. Dann steht eine vollständige Passwortliste auf Papier im Ordner, und jede Änderung muss jemand von Hand nachtragen. Führen Sie die Zugänge in einem gemeinsamen Tresor, können Sie auf dem Blatt auch nur notieren, unter welcher Adresse der Tresor läuft und wer den Notfallzugang hat. Vollmachten, Verträge und Versicherungen stehen weiter im Handbuch.

Bei den Geschäftskonten fragt das Handbuch nach der bevollmächtigten Person. Dabei bleibt es: Für das Onlinebanking bekommt jede Person, die Zahlungen freigibt, einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Für das Handwerk ist die Handwerkskammer zu Köln zuständig, die in der Heinemannstraße eine Geschäftsstelle Bonn/Rhein-Sieg hat. Ihre technische Unternehmensberatung berät Betriebe kostenfrei, auch zu IT-Sicherheit und Datenschutz. Was das Land kleinen Firmen anbietet, steht auf der Seite für Nordrhein-Westfalen.

Praxen und IT-Firmen: zwei große Branchen, zwei Arten von Zugängen

Gesundheit

Auf den Kernbereich des Gesundheitswesens entfielen Mitte 2025 rund 13,5 Prozent aller Arbeitsplätze. Ambulant arbeiten laut Stadt über 1.000 niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, psychotherapeutische und krankengymnastische Praxen. In jeder dieser Praxen gibt es Zugänge, die das Team teilt, etwa das Laborportal oder den Shop für Praxisbedarf, und solche, die bei einer Person bleiben, etwa der elektronische Heilberufsausweis mit seiner PIN. Wie sich das trennen lässt, zeigen die Seiten für Arztpraxen und psychotherapeutische Praxen.

IT-Dienstleister

Im Bezirk der IHK sitzen nach ihrem Nachhaltigkeitsbericht zur IT-Wirtschaft rund 4.500 IT-Unternehmen mit über 25.000 Beschäftigten. Wechselt ein Techniker den Arbeitgeber, muss sein bisheriger Betrieb wissen, welche Kundenzugänge er kannte. Liegen die Zugänge je Kunde in einer eigenen Sammlung, zeigt der Tresor, welche Sammlungen er sehen konnte, und genau diese Passwörter ändert das Team zuerst. Die Reihenfolge steht in der Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters, Besonderheiten der Branche auf der Seite für Softwareentwickler.

Datenschutz-Aufsicht: die BfDI sitzt in der Stadt, zuständig ist meist das Land

In der Graurheindorfer Straße hat die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit ihren Sitz. Sie beaufsichtigt die öffentlichen Stellen des Bundes, die Finanzbehörden sowie Post- und Telekommunikationsunternehmen bei diesen Diensten. Für eine Firma oder Praxis in der Stadt ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig, und dorthin gehen auch Meldungen von Datenpannen nach Art. 33 DSGVO. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: ein Büro für Geodaten mit einer freien Kartografin

Die Geoinformationswirtschaft zählt die Stadt zu ihren Kompetenzfeldern im IT-Bereich. Ein erfundener Fall: Eine Geoinformatikerin führt eine GmbH mit fünf Angestellten, die Kartendienste für Kommunen und Planungsbüros baut. Ihr Projektleiter ist Prokurist, dazu kommen drei Entwickler, eine Werkstudentin und eine freie Kartografin, die an einzelnen Aufträgen mitarbeitet.

Die Kartografin bekommt ein eigenes Konto ohne Aufpreis, weil der Tresor keine Nutzergrenze hat, und sieht nur die Sammlung „Kartografie“. Endet ihr Auftrag, sperrt die Geschäftsführerin das Konto. Sie ist die einzige Eigentümerin der Organisation, Administratoren gibt es keine. Damit sieht sie zusätzlich alle Sammlungen.

Den Notfallzugang hat sie dem Prokuristen eingeräumt. Übernimmt er nach der vereinbarten Wartezeit ihr Konto, hat er ihre Eigentümerrolle: Er kommt an alle Sammlungen, auch an die der Geschäftsführung, und kann Konten der Mitarbeiter wiederherstellen. Gewählt hat sie ihn, weil er diese Zugänge als Prokurist auch nutzen darf; die Prokura nennt auch das Notfall-Handbuch als Weg, eine Vertrauensperson handlungsfähig zu machen. Mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Aus Dresden betreut, auf dem Server Ihrer Firma

Ihr Betrieb mietet einen kleinen Server bei netcup auf den eigenen Namen, Schönfelder EDV richtet den Tresor per Fernwartung ein und hält ihn aktuell. Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, die Servermiete ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. zahlen Sie direkt an netcup. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine tägliche Sicherung gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. Ob das zu Ihrem Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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