Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Bonn: Zugänge zum BZSt-Portal

Kammer in Köln, zwei Finanzämter und das Bundeszentralamt für Steuern

Steuerkanzleien in der Stadt gehören zur Steuerberaterkammer Köln, die ihre Zuständigkeit nach Finanzamtsbezirken beschreibt, darunter Bonn, Sankt Augustin und Siegburg. Für die Finanzämter Bonn-Innenstadt und Bonn-Außenstadt ist ein Vorstandsmitglied der Kammer als Vertretung gegenüber dem Finanzamt benannt. Was eine Steuerkanzlei im Tresor teilen kann, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Steuerberater. Schlüssel und Zertifikats-Passwort des beSt, DATEV SmartCard und Online-Ausweis mit ihren PINs kommen nicht in den Tresor, auch nicht in den persönlichen Bereich, weil sonst jeder daran käme, der in der Kanzlei Konten wiederherstellen darf.

An der Küppe 1 hat das Bundeszentralamt für Steuern seinen Sitz. Mit ihm arbeiten Kanzleien in ganz Deutschland über ein eigenes Portal mit eigenen Zugangsdaten, die neben ELSTER und beSt leicht aus dem Blick geraten.

Zwei Portale parallel und drei Wege zur Anmeldung

Das BZSt baut ein neues BZSt online.portal auf. In einer Übergangszeit laufen es und das bisherige Portal „Mein BOP“ nebeneinander, die Verfahren wandern nach und nach um. Anmelden kann man sich mit ELSTER-Zugangsdaten, mit einem eigenen BZSt-Zertifikat und im neuen Portal auch mit der BundID.

Eine eigene Registrierung beim BZSt braucht nach dessen Angaben in der Regel nur, wer keinen deutschen Personalausweis oder keine deutsche Steuernummer hat. Für Unternehmen und Steuerberatungen gibt es zusätzlich eine Registrierung über eine Aktivierungsdatei, deren Beantragung bis zu drei Wochen dauert.

Ein BZSt-Zertifikat je Person, nicht im Tresor

Nach dem Merkblatt des BZSt zur Registrierung (Stand 1/2023) darf eine Zertifikatsdatei nicht kopiert werden. Brauchen mehrere Beschäftigte Zugang, legt jeder ein eigenes Benutzerkonto mit eigener Datei an. Das Faltblatt zur Registrierung verlangt außerdem, Datei und Passwort an niemanden weiterzugeben und nicht zusammen aufzubewahren.

Datei und Passwort gehören deshalb nicht in den Tresor der Kanzlei, auch nicht in den persönlichen Bereich der Fachangestellten, aus demselben Grund wie beim beSt-Zugang. Dasselbe gilt für die BundID mit Personalausweis. In eine gemeinsame Sammlung passt eine Übersicht ohne Geheimnisse: wer welches Benutzerkonto hat und wann es abläuft.

In den Fragen und Antworten des BZSt steht außerdem: Jedes Unternehmen muss sich selbst registrieren, der Zugang eines anderen Unternehmens darf nicht verwendet werden. Die Kanzlei übermittelt für Mandanten also mit ihren eigenen Zugängen, BZSt-Zugänge von Mandanten haben in ihrem Tresor nichts zu suchen.

Zusammenfassende Meldung und Vorsteuervergütung über das Portal

Die Zusammenfassende Meldung geht bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums elektronisch an das BZSt, über ELSTER oder das BZSt-Portal. Registriert wird laut BZSt der Datenlieferer, und das kann das Steuerbüro sein. Im BZSt-Portal braucht es zusätzlich eine Anmeldung zum Fachverfahren ZM.

Die Vorsteuer aus anderen EU-Staaten beantragen inländische Unternehmer nur elektronisch über das Portal, Papieranträge sind nicht zulässig. Die Frist endet am 30. September des Folgejahres. Als Bevollmächtigte braucht die Kanzlei laut BZSt nicht je Mandant einen eigenen Zugang. Lehnt das BZSt die Weiterleitung ab, stellt es den Bescheid im Postfach des Portals bereit und benachrichtigt die E-Mail-Adresse, die im Antrag steht. Nach § 122a Abs. 4 AO gilt ein bereitgestellter Bescheid am vierten Tag als bekannt gegeben. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Die Zertifikate beider Portale laufen ab. Das BZSt warnt vorher per E-Mail, verlängert wird durch eine Anmeldung. Ist das Zertifikat abgelaufen, geht keine Anmeldung mehr, und das Benutzerkonto muss neu registriert werden.

Beispiel: eine Zertifikatsdatei für alle, angelegt von einer Fachangestellten

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberaterin führt eine Kanzlei mit einem angestellten Steuerberater, vier Fachangestellten und einer Auszubildenden. Viele Mandanten liefern in andere EU-Staaten oder reisen zu Messen ins Ausland, deshalb gibt die Kanzlei regelmäßig Zusammenfassende Meldungen ab und stellt Vergütungsanträge. Das BZSt-Zertifikat hatte vor Jahren eine Fachangestellte auf sich registriert, mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse, und seitdem meldeten sich mehrere Kollegen mit derselben Datei an. Sie ist inzwischen gegangen, die Warnung vor dem Ablauf landete in einem Postfach, das niemand mehr liest.

Im August fällt es auf, sechs Wochen vor dem 30. September. Für die eiligen Anträge melden sich die beiden Berufsträger mit ihren ELSTER-Organisationszertifikaten an, was das BZSt Bevollmächtigten ausdrücklich erlaubt. Danach bekommt jede Person, die übermittelt, einen eigenen Zugang, und die alte Datei verschwindet vom Laufwerk. Im Tresor liegt jetzt:

In jedem Vergütungsantrag steht jetzt das gemeinsame Postfach als E-Mail-Adresse, wie im Ratgeber zum gemeinsamen Postfach beschrieben. So liegt die Nachricht über einen bereitgestellten Bescheid nicht bei einer einzelnen Person. Den Zugang zur Fachdatenbank teilen alle im Büro nur, wenn die Lizenz mehrere Nutzer erlaubt, sonst bekommt jede Person einen eigenen. Die Inhaberin ist einzige Eigentümerin der Organisation, Administratoren gibt es keine. Geht wieder jemand, sperrt sie sein Konto und arbeitet die Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters ab. Mit den ELSTER-Zertifikaten der Kanzlei verfährt sie nach dem Ratgeber zum ELSTER-Organisationszertifikat.

Aufsicht, Verschwiegenheit und Vertrag

Beim Datenschutz ist für Kanzleien die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig, den Meldeweg beschreibt die Seite für Nordrhein-Westfalen. Ihre Passwörter können wir nicht lesen, die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch. Ob der Tresor zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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