Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Duisburg: Vertretungen

Bezirksstelle und Verwaltungsstelle an der Wildstraße

Wer in Duisburg die Kammer oder die KZV anruft, wählt dieselbe Nummer. Die Verwaltungsstelle der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Nordrhein und die Bezirksstelle der Zahnärztekammer Nordrhein, die selbst in Neuss sitzt, arbeiten beide an der Wildstraße 5. Die Bezirksstelle führt das Meldewesen der Mitglieder und richtet Fortbildungen für ihren Bezirk aus.

Zahnmedizinische Fachangestellte aus der Stadt und aus Mülheim an der Ruhr lernen laut Kammer am Berufskolleg Duisburg-Mitte. Welche Zugänge eine Praxis überhaupt hat, zeigt die Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Assistenten: genehmigt und von Anfang an befristet

Ohne vorherige schriftliche Genehmigung darf ein Assistent in der Praxis nicht arbeiten, schreibt die KZV Nordrhein. Den Antrag stellt die Praxis vier Wochen vor dem ersten Tag. Weil die KZV die Beschäftigung befristen muss, steht schon beim Antrag fest, wann sie endet. Hört der Assistent früher auf, meldet die Praxis das sofort schriftlich.

Im Tresor heißt das: Das Konto des Assistenten entsteht zum ersten Arbeitstag, und das Datum, an dem die Praxisleitung es sperrt, kennt sie schon vorher. Einen eigenen elektronischen Zahnarztausweis braucht er auch: Laut KZV benötigt jeder Zahnarzt in der Praxis seinen eigenen, das gilt auch für Vertreter und Assistenten. Die PINs dieser Karte legt er nicht im Tresor ab, auch nicht in seinem persönlichen Bereich. Wer in der Praxis Konten wiederherstellen darf, käme dort heran. Was am letzten Tag zu tun ist, steht in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Vertretung: drei Monate im Jahr, nach einer Geburt bis zu zwölf

Bei Krankheit, Urlaub oder Fortbildung darf sich eine Vertragszahnärztin innerhalb von zwölf Monaten bis zu drei Monate vertreten lassen, nach einer Entbindung bis zu zwölf Monate. So steht es in § 32 der Zulassungsverordnung für Vertragszahnärzte. Dauert die Vertretung länger als eine Woche, teilt sie das der KZV mit. Vertreten darf, wer die deutsche Approbation hat und mindestens ein Jahr angestellt zahnärztlich gearbeitet hat, etwa als Assistent eines Vertragszahnarztes oder in einer Zahnklinik. Ein Vorbereitungsassistent kommt also frühestens nach seinem ersten Jahr in Frage.

Eine Vertreterin bekommt im Tresor ein eigenes Konto. Die Inhaberin weist ihr für die Zeit der Vertretung die Sammlungen zu, die sie braucht, und nimmt sie danach wieder heraus. Beim Praxisausweis hilft das Regelwerk der KZV (Stand 01.04.2026) weiter: Die PIN darf auch eine Vertreterin bekommen, soweit sie sie für ihre Arbeit braucht (Ziffer 5). Die PUK verwalten nach Ziffer 4.1 die Kartenverantwortlichen, also die Inhaberin, und weitergeben dürfen sie sie nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche.

Die PIN steht deshalb in einer Sammlung, die die Inhaberin der Vertreterin für die Zeit der Vertretung zuweist. Der PIN/PUK-Brief kommt nicht in den Tresor, er bleibt verschlossen und getrennt von der Karte bei der Inhaberin. Eigentümer oder Administrator der Organisation wird die Vertretung nicht, denn mit diesen Rollen sähe sie jede Sammlung.

Beispiel: sechs Monate Vertretung nach der Geburt

Ein erfundener Fall: eine Zahnärztin mit eigener Praxis, ein Vorbereitungsassistent im zweiten Jahr, eine Dentalhygienikerin, fünf ZFA und eine Abrechnungskraft in Teilzeit. Die Inhaberin erwartet ein Kind und lässt sich danach sechs Monate von einer Zahnärztin vertreten, die vier Jahre als Assistentin in anderen Praxen gearbeitet hat. Bisher lagen die Zugänge in einem Ordner am Empfang, und zwei Kennwörter kannte nur die Inhaberin.

Vor der Geburt zieht die Praxis alles in den Tresor um. „Empfang“ mit Online-Terminvergabe und Praxis-Postfach öffnen alle ZFA. „Labor und Material“ mit dem Portal des Dentallabors und den Bestellkonten der Händler sehen die Zahnärzte und zwei ZFA. „Abrechnung“ mit dem Portal des Dienstleisters für Privatrechnungen bearbeitet die Abrechnungskraft. „Technik“ mit Router und der Verwaltung des Konnektors teilen Inhaberin und IT-Dienstleister, der ein eigenes Konto mit der Rolle Benutzer hat, ohne Aufpreis. „Praxisausweis“ mit der PIN sehen die Inhaberin und während der Vertretung die Vertreterin. Den PIN/PUK-Brief legt die Inhaberin in den Praxissafe, im Tresor notiert sie nur den Ort.

Die Vertreterin nimmt die Einladung an, richtet ihren zweiten Faktor ein und bekommt „Empfang“, „Labor und Material“, „Abrechnung“ und „Praxisausweis“ mit Leserechten. Die Inhaberin bleibt Eigentümerin und als Einzige berechtigt, Konten wiederherzustellen. Vergisst jemand sein Master-Passwort, setzt sie es auf Anruf über die Weboberfläche von zu Hause zurück. Nach sechs Monaten nimmt sie die Vertreterin aus den Sammlungen, sperrt ihr Konto und lässt die Passwörter der drei übrigen Sammlungen ändern, die sie sehen konnte. Die PIN des Praxisausweises ändert sie als Kartenverantwortliche selbst, so verlangt es die KZV beim Entzug der Nutzung. Die Genehmigung des Assistenten endet zwei Monate später, sein Konto sperrt sie am selben Tag. Wie das Team einen Bestätigungscode des Laborportals gemeinsam nutzt, erklärt der Ratgeber 2FA im Team teilen.

Aufsicht, Vertrag und Erstgespräch

Die Datenschutzaufsicht über Zahnarztpraxen und den Meldeweg für Datenpannen beschreibt die Seite Passwort-Manager in Nordrhein-Westfalen. Die Inhalte Ihres Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Mit dem Angebot bekommen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht oder nach dem Muster Ihrer KZV unterschreiben wir auf Wunsch. Rechtsberatung ist dieser Text nicht.

Wie Sie die Sammlungen für eine Vertretung vorbereiten, besprechen wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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