Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Dresden: PIN, PUK und Team

668 Zahnärzte, 573 davon in Niederlassung

Die Kommunale Statistikstelle der Landeshauptstadt zählt für 2025 insgesamt 668 Zahnärztinnen und Zahnärzte, 2018 waren es 623. In Niederlassung arbeiteten zuletzt 573, gezählt mit angestellten Zahnärzten, Vertretern, Assistenten und zahnärztlichen Leitungen von MVZ. Bezogen auf die Einwohner kamen 2024 laut Statistischem Landesamt 101,1 Zahnärzte in Niederlassung auf 100.000, im Landesdurchschnitt waren es 85.

In der NUTS-2-Region Dresden, zu der neben der Stadt vier Landkreise gehören, sank die Zahl dagegen von 1.516 im Jahr 2014 auf 1.393 im Jahr 2025, obwohl sie in der Stadt selbst stieg. Eine Übersicht der typischen Zugänge einer Zahnarztpraxis gibt die Branchenseite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

LZK und KZV im Zahnärztehaus an der Schützenhöhe

Landeszahnärztekammer Sachsen und KZV Sachsen sitzen beide an der Schützenhöhe 11. Den elektronischen Zahnarztausweis beantragen Zahnärzte bei der Kammer. Den Praxisausweis gibt die KZV heraus, und beantragt wird er laut KZV ausschließlich mit dem persönlichen Vertragszahnarzt-Login im Online-Portal der KZV. Dieser Login bleibt bei der Zahnärztin selbst, genau wie ihr Zahnarztausweis und dessen PIN. Im Tresor der Praxis liegt beides nicht, auch nicht im persönlichen Bereich ihres Kontos: Über die Kontowiederherstellung könnten Eigentümer und Administratoren sonst dorthin gelangen.

Seit dem 1. Oktober 2026 bieten Kammer und KZV gemeinsam das Online-Werkzeug ZQMS für das Qualitätsmanagement an. Für sächsische Praxen ist es kostenfrei und freiwillig, zur Registrierung legt die Praxis einen eigenen Benutzernamen und ein Passwort fest. Den Fragenkatalog darin beantwortet die Praxis selbst. In den Tresor gehört nur der Zugang, in die Sammlung der Person, die das QM pflegt.

Praxisausweis: was die KZV Sachsen zu PIN und PUK regelt

In ihren Antrags-, Nutzungs- und Sperrregelungen (in Kraft seit 30. Oktober 2025) macht die KZV Sachsen den Kartenverantwortlichen für PIN und PUK aller Praxisausweise zuständig. Kartenverantwortlich ist jede Person, die den Ausweis beantragen darf, in einer Einzelpraxis also die Vertragszahnärztin, in einer Berufsausübungsgemeinschaft jede vertretungsberechtigte Gesellschafterin. Die PUK darf nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergegeben werden.

Die PIN dagegen darf die Praxis angestellten Zahnärzten und dem Assistenzpersonal bekanntgeben. Entfällt der Grund dafür, ändert der Kartenverantwortliche die PIN. Hat eine Praxis mehrere Praxisausweise oder setzt sie einen an mehreren Standorten ein, dokumentiert sie den Einsatzort jedes Ausweises, erkennbar an der Kartennummer (ICCSN). Ein mobiler Kartenleser gehört mit in diese Dokumentation.

Daraus folgt für den Tresor: Die PIN kommt in eine Sammlung genau für die Personen, die damit arbeiten. Die PUK bleibt draußen, auch aus einer Sammlung nur für die Leitung, weil Eigentümer und Administratoren der Organisation über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen kommen. Der PIN/PUK-Brief liegt verschlossen bei den Kartenverantwortlichen. Die Checkliste der KZV zum Datenschutz nennt dazu, PIN und PUK nicht zusammen mit den Karten aufzubewahren. Im Tresor steht nur, wo der Brief liegt.

Datenschutz-Vorlagen der Kammer

Im Praxishandbuch der Kammer stehen unter „Unterlagen zur DSGVO“ Vorlagen, die eine Praxis anpassen kann. Für die IT sind zwei davon wichtig: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung für die Wartung und Pflege von IT-Systemen, ausdrücklich mit Fernwartung, und eine Liste der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Diese fragt unter anderem, ob Rechner mit sicheren Passwörtern geschützt sind und ob die Passwörter regelmäßig gewechselt werden. Ob ein Wechsel ohne Anlass etwas bringt, erklärt der Ratgeber Passwörter regelmäßig ändern. Ausfüllen muss die Praxis die Vorlagen selbst. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Abschnitt nicht.

Beispiel: Gemeinschaftspraxis mit Zweigpraxis und zwei Praxisausweisen

Ein erfundener Fall: Zwei Zahnärztinnen führen eine Berufsausübungsgemeinschaft mit Hauptpraxis in der Stadt und einer Zweigpraxis im Umland. Dazu kommen ein angestellter Zahnarzt, der dienstags und donnerstags in der Zweigpraxis behandelt, sieben ZFA und eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin für Abrechnung und QM. Für Besuche im Pflegeheim gibt es einen mobilen Kartenleser. Bisher klebten beide PINs auf einem Zettel im Schrank der Hauptpraxis, die PIN/PUK-Briefe lagen in derselben Schublade.

Beide Partnerinnen sind Kartenverantwortliche und Eigentümerinnen der Organisation im Tresor. Einen Notfallzugang füreinander brauchen sie nicht, denn jede kommt über die Verwaltungsansicht ohnehin an alle Sammlungen, und jede kann Konten wiederherstellen. Fällt eine Partnerin aus, verwaltet die andere den Tresor allein weiter. Die übrigen Konten haben die Rolle Benutzer und sehen nur, was ihnen zugewiesen ist. Wie man Sammlungen nach Aufgaben schneidet, zeigt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

In einer Notiz der Partnerinnen steht je Ausweis die ICCSN, der Standort, wann er abläuft und dass der mobile Kartenleser zur Hauptpraxis gehört. Die PUK-Briefe liegen verschlossen im Safe, getrennt von den Karten. Den IT-Dienstleister haben die Partnerinnen mit eigenem Konto eingeladen, ohne Aufpreis, den Vertrag mit ihm haben sie nach der Vorlage der Kammer geschlossen. Wechselt eine ZFA von der Zweigpraxis in die Hauptpraxis, verschiebt eine Partnerin ihre Freigabe und ändert die PIN des zweiten Ausweises. Verlässt jemand die Praxis, sperrt eine Partnerin das Konto und geht die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter durch.

Schweigepflicht und Vertrag

Was im Tresor steht, wird erst auf den Geräten Ihres Teams entschlüsselt, als Betreiber haben wir keinen Schlüssel dazu. Mit dem Angebot bekommen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wenn Sie es wünschen, unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach zahnärztlichem Berufsrecht oder nach dem Muster Ihrer KZV. Welche Behörde in Sachsen die Datenschutz-Aufsicht führt, finden Sie unter Passwort-Manager in Sachsen. Ob der Tresor zu Ihrer Praxis passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Videoanruf.

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