Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Dresden

Festakt zur Bestellung in Dresden

Die Geschäftsstelle der Steuerberaterkammer des Freistaates Sachsen liegt in Leipzig. Die Bestellungsurkunden überreicht sie aber bei einem Festakt im Schloss Albrechtsberg in Dresden. Im März 2025 waren es 45 der 55 Absolventen, die von 111 angetretenen Prüflingen die Prüfung bestanden hatten. Für den 26. März 2026 lud die Kammer die nächsten 47 ein, die Bestehensquote des Prüfungsjahrs 2025 lag bei 47,5 Prozent.

Mit dem Titel kommt ein eigenes Postfach. Nach § 86d Abs. 1 StBerG richtet die Bundessteuerberaterkammer für jeden Steuerberater ein besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) ein, und Abs. 6 verpflichtet den Inhaber, Zustellungen darin zur Kenntnis zu nehmen. Besteht in einer Kanzlei eine Angestellte das Examen, hat sie danach eigene Pflichten, eigene Zugangsmittel und braucht andere Rechte im Tresor. Welche Zugänge eine Steuerkanzlei teilt und welche nicht, erklärt die Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Zwei Finanzämter in der Rabenerstraße

Für Mandanten aus der Landeshauptstadt sind zwei Ämter zuständig, das Finanzamt Dresden-Nord und das Finanzamt Dresden-Süd. Beide empfangen Besucher im selben Gebäude in der Rabenerstraße 1. Welches Amt zuständig ist, richtet sich nach dem Stadtbezirk. Die heutige Aufteilung gilt seit dem 1. Januar 2024 und steht in der Finanzverwaltungszuständigkeitsverordnung des Freistaats.

Bei der Bewertung des Grundbesitzes tauschen die Ämter: Liegt ein Grundstück im Bezirk von Dresden-Nord, bewertet es Dresden-Süd, und umgekehrt. Post zur Einkommensteuer und zur Grundstücksbewertung eines Mandanten kann deshalb von zwei Ämtern aus demselben Haus kommen.

Kammermitgliedsausweis: Zertifikat mit fünf Jahren Laufzeit

Auf ihrer Serviceseite für Mitglieder weist die Kammer darauf hin, dass das elektronische Zertifikat auf dem Kammermitgliedsausweis befristet ist, in der Regel auf fünf Jahre. Danach bestellt das Mitglied eine Ersatzkarte für 35 Euro oder verlängert das Zertifikat, meist einmalig und gebührenfrei um weitere fünf Jahre. Rund 40 Tage vor dem Ablauf meldet sich die Software zum Ausweis.

Heikel wird es, wenn der Ausweis auch für die Anmeldung bei ELSTER dient. Dann fordert die Inhaberin laut Kammer vor der Verlängerung neue Aktivierungsdaten bei ELSTER an und führt danach dort einen Zertifikatswechsel durch.

Ausweis und PIN gehören nicht in den Tresor der Kanzlei, auch nicht in einen persönlichen Bereich. Wer in der Kanzlei Konten wiederherstellen darf, kommt an diesen Bereich heran, und der Ausweis gehört genau einer Person. Sinnvoll ist eine Notiz in der Sammlung der Kanzleileitung: wessen Ausweis wann abläuft und wer ihn für ELSTER verwendet.

Zugang zum beSt eines Kollegen nach § 16 StBPPV

Ein Postfachinhaber kann anderen Personen Zugang zu seinem beSt geben, indem er ihnen den privaten Schlüssel und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung stellt. Das Passwort darf er nach § 16 Abs. 1 StBPPV nicht im Klartext überlassen. Er kann die Berechtigung jederzeit aufheben oder einschränken (Abs. 3) und muss festhalten, wem er sie wann erteilt und entzogen hat (Abs. 5).

Schlüssel und Zertifikats-Passwort legen Sie trotzdem nicht in den Tresor, weder in eine Sammlung noch in den persönlichen Bereich. Eigentümer und Administratoren sehen alle Sammlungen, und wer Konten wiederherstellen darf, kommt an den persönlichen Bereich. Für die Dokumentation lässt die Verordnung ausdrücklich auch das zeitgestempelte Protokoll im Berechtigungsmanagement einer Fachsoftware zu, in die der Schlüssel importiert wurde. Ob eine Notiz im Tresor genügt, sagt sie nicht. Fragen Sie im Zweifel bei der Kammer nach, dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: Die Fachwirtin wird Steuerberaterin

Ein erfundener Fall: ein Steuerberater als Inhaber, eine Steuerfachwirtin, drei Steuerfachangestellte in Teilzeit und ein Auszubildender im ersten Lehrjahr, der zum Start die Einführungstage der Kammer besucht hat. Die Fachwirtin hatte nach § 16 StBPPV Zugang zum Postfach des Inhabers und bearbeitete die Eingänge. Im Tresor sah sie die Sammlungen „Mandate“ und „Lohn“.

Nach dem Examen wird sie bestellt und registriert sich mit der Online-Ausweisfunktion ihres Personalausweises auf der Steuerberaterplattform. Schlüssel und Zertifikats-Passwort ihres eigenen Postfachs, ihr Ausweis und dessen PIN kommen nicht in den Tresor. Der Inhaber weist ihr im Tresor zusätzlich die Sammlung „Berufsträger“ zu, mit dem Mitgliederbereich der Kammer und den Fachdatenbanken. Ein Datenbankzugang liegt dort nur, wenn die Lizenz der Kanzlei mehrere Nutzer erlaubt, sonst bekommt sie einen eigenen. In seiner Notiz zu den Ausweisen ergänzt er ihren Namen und das Ablaufdatum. Ihren Zugang zu seinem Postfach behält sie, das hält er weiter in der Fachsoftware fest.

Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation und räumt ihr jetzt einen Notfallzugang ein, weil sie als Berufsträgerin die Zugänge der Kanzlei nutzen darf. Übernimmt sie nach der vereinbarten Wartezeit sein Konto, hat sie die Eigentümerrolle: Sie kommt über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an „Kanzleileitung“, und kann Konten anderer wiederherstellen. In seinem persönlichen Bereich liegt nichts, was nur ihm gehören darf. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, Hintergründe stehen im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Der Auszubildende hat kein Diensthandy und bekommt den zweiten Faktor als Code per E-Mail. Das ist schwächer als eine Authenticator-App, weil der Schutz dann auch an seinem Postfach hängt. Er sieht nur die Sammlung „Büro“. Was bei seinem Start sonst zu tun ist, beschreibt der Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter, und für das Ende der Ausbildung gibt es die Checkliste, wenn jemand geht.

Verschwiegenheit und Vertrag

Die Einträge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch. Wo eine sächsische Kanzlei Datenpannen meldet, steht auf der Seite Passwort-Manager in Sachsen. Ihre Kanzlei besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Dresden