Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Mönchengladbach

Ein Finanzamt für die Stadt, mit Aufgaben für die Region

Für Mönchengladbach gibt es genau ein Finanzamt. Nach § 2 der Finanzamtszuständigkeitsverordnung des Landes umfasst sein Bezirk die ganze Stadt, und es gehört zum Oberfinanzbezirk Düsseldorf. Weil sich die Kammern nach § 73 StBerG nach dem Oberfinanzbezirk richten, gehören Steuerberaterinnen und Steuerberater aus der Stadt zur Steuerberaterkammer Düsseldorf in der Grafenberger Allee 98. Was eine Kanzlei im Tresor teilen kann und was nicht hineingehört, beschreibt die Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Manche Aufgaben erledigt das Amt auch für andere Bezirke, andere liegen außerhalb der Stadt. Ein Überblick nach der Fassung der Verordnung, die seit dem 1. Januar 2026 gilt:

Landwirtschaftliche Mandate: Vieheinheiten und die PIN des Betriebs

Für landwirtschaftliche Einzelunternehmen und Mitunternehmerschaften aus der Stadt und drei weiteren Bezirken ist das Finanzamt in der Stadt zuständig. Wer solche Betriebe berät, kann bei der Kammer nach § 44 StBerG die Bezeichnung „Landwirtschaftliche Buchstelle“ beantragen. Die Steuerberaterkammer Düsseldorf verleiht sie, wenn die besondere Sachkunde nachgewiesen ist, in der Regel in einer mündlichen Prüfung vor einem Sachkunde-Ausschuss, und trägt sie ins Berufsregister ein.

Ob Tierhaltung noch zur Landwirtschaft zählt, hängt nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 EStG davon ab, wie viele Vieheinheiten je Hektar der Betrieb im Wirtschaftsjahr erzeugt oder hält. Die Kanzlei braucht dafür die Tierbestände.

Für Rinder, Schweine, Schafe und Ziegen stehen sie in der HI-Tier-Datenbank, an der sich der Betrieb mit Betriebsnummer und PIN anmeldet. Der HI-Tier-Leitfaden zur Mitbenutzerverwaltung sagt dazu, diese Anmeldedaten solle man nicht an Dritte weitergeben, weil sonst nicht erkennbar sei, wer Daten geändert hat. Wir raten deshalb: Lassen Sie sich die Bestände vom Mandanten als Ausdruck oder Datei geben, statt seine PIN in den Tresor der Kanzlei zu legen. Wie ein Hof selbst mit diesen Zugängen umgeht, steht auf der Seite für Landwirtschaftsbetriebe.

Kanzleizugänge: was in eine Sammlung darf und was nicht

Für drei Zugänge der Kanzlei gelten unterschiedliche Regeln:

• ELSTER-Organisationszertifikat: Die Kopie der Zertifikatsdatei darf als Anhang in eine Sammlung, die nur die Berechtigten sehen. Wie Sie je Person ein eigenes Zertifikat einrichten, erklärt der Ratgeber zum ELSTER-Organisationszertifikat.
• Zertifikatsdatei für das Portal des Bundeszentralamts für Steuern: Sie kommt nie in den Tresor. Das BZSt verlangt, sie nicht zu kopieren, und sieht für jede Person ein eigenes Benutzerkonto vor.
• beSt: Der Postfachinhaber darf Mitarbeitern nach § 16 StBPPV Zugang geben, über privaten Schlüssel und Zertifikats-Passwort, das Passwort nie im Klartext, und er hält fest, wem er wann Zugang erteilt und entzogen hat. Wir raten trotzdem, beides nicht in den Tresor zu legen, auch nicht in den persönlichen Bereich, weil Eigentümer und Administratoren jede Sammlung sehen und über die Kontowiederherstellung an persönliche Bereiche kämen.

Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: eine Buchstelle mit Saisonlohn

Ein erfundener Fall: Eine Steuerberaterin führt die Bezeichnung „Landwirtschaftliche Buchstelle“ und betreut mit einem angestellten Steuerberater rund 90 Höfe und Gartenbaubetriebe vom Niederrhein, dazu Handwerker und Händler aus der Stadt. Zwei Fachangestellte bearbeiten nur die landwirtschaftlichen Mandate, eine Lohnbuchhalterin rechnet im Frühjahr und Sommer die Erntehelfer der Gemüsebetriebe ab, dazu kommt eine Auszubildende.

Als Eigentümerin der Organisation kommt die Inhaberin an jede Sammlung, alle anderen sind Benutzer. Die Auszubildende sieht „Höfe“ im ersten Jahr nur lesend. Geht eine Mitarbeiterin, sperrt die Inhaberin deren Konto und arbeitet die Checkliste für den Weggang eines Mitarbeiters ab.

Den Notfallzugang hat die Inhaberin dem angestellten Steuerberater eingeräumt. Läuft nach seinem Antrag die vereinbarte Wartezeit ab, übernimmt er ihr Konto mit der Eigentümerrolle, sieht jede Sammlung und darf die Master-Passwörter des Teams zurücksetzen. Als Berufsträger der Kanzlei darf er mit den Mandantenzugängen arbeiten, an das beSt der Inhaberin kommt er über den Tresor nicht. Mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Verschwiegenheit, Aufsicht und Preis

Einträge und Anhänge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, lesen kann sie bei Schönfelder EDV niemand. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Wunsch unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG. Eine Datenpanne melden Kanzleien der LDI NRW, den Meldeweg beschreibt die Seite zu Nordrhein-Westfalen.

Den Server mietet die Kanzlei auf eigenen Namen bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wartung und Einrichtung kosten 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, gleich für wie viele Personen, und nur für Unternehmer. Eine tägliche Sicherung bucht die Kanzlei als Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. dazu, ohne dieses Paket gibt es von uns keine Sicherung. Für Hilfe im Alltag stellen wir 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. in Rechnung, je angefangener Viertelstunde. Ob das zur Kanzlei passt, zeigt ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Mönchengladbach