Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Chemnitz: Vertretung und TI

201 Zahnärzte in Niederlassung, 29 weniger als 2018

Ende 2018 zählte die Landeszahnärztekammer in der Stadt 230 Zahnärztinnen und Zahnärzte in Niederlassung, Ende 2025 noch 201. Den tiefsten Stand gab es 2024 mit 197. Rechnerisch kommen damit 1.230 Einwohner auf eine Zahnärztin, im Landesdurchschnitt sind es 1.165. In Dresden und Leipzig stieg die Zahl im selben Zeitraum, auf 573 und 648.

Bei der Kieferorthopädie ist es noch enger. Im April 2026 nannte die KZV Sachsen Chemnitz neben Görlitz und Zwickau als Beispiel für Regionen, in denen Eltern schon jetzt händeringend Behandler für ihre Kinder suchen. Fällt in so einer Lage die Zahnärztin einer Einzelpraxis aus, finden ihre Patienten kaum eine andere Praxis. Ein Vertreter muss dann vom ersten Tag an arbeiten können. Die typischen Zugänge einer Zahnarztpraxis listet die Branchenseite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen auf.

Vertretung nach den Regeln der KZV Sachsen

Bei Krankheit, Urlaub oder Fortbildung darf sich eine Vertragszahnärztin innerhalb von zwölf Monaten bis zu drei Monate vertreten lassen. Dauert die Vertretung länger als eine Woche, zeigt sie das der KZV an. Vertreten darf nur, wer die deutsche Approbation hat und mindestens ein Jahr angestellt zahnärztlich gearbeitet hat, etwa als Assistent eines Vertragszahnarztes oder in einer Zahnklinik. So fasst es die KZV auf ihrer Seite zu Assistenten und Vertretern zusammen, nach einer Entbindung sind bis zu zwölf Monate möglich.

Für die Telematik gilt das Regelwerk der KZV zum Praxisausweis. Nach Ziffer 3.3 darf die Praxis weiteren Personen wie dem Assistenzpersonal oder angestellten Zahnärzten das Nutzungsrecht einräumen, etwa durch Bekanntgabe der PIN. Entfällt der Grund, muss sie es wieder entziehen, und die Kartenverantwortliche ändert die PIN.

Kartenverantwortlich ist in einer Einzelpraxis nur die Vertragszahnärztin selbst, ein Vertreter wird es nicht. Die PUK darf sie nach Ziffer 3.2 nur an neue oder zusätzliche Kartenverantwortliche weitergeben. Sie gehört deshalb nicht in den Tresor, auch nicht in eine Sammlung nur für die Leitung, weil Eigentümer und Administratoren alle Sammlungen sehen.

Ziffer 3.4 betrifft die Heilberufsausweise. Mindestens einmal im Quartal prüft die KZV, welche gültigen Ausweise es in einer Praxis gibt. Stellt sie fest, dass einer fehlt, muss die Praxis binnen drei Monaten nachweisen, dass ein neuer beantragt oder freigeschaltet ist, sonst kann die KZV den Praxisausweis einschränken oder sperren. Die Ablaufdaten von Praxisausweis und Zahnarztausweis gehören deshalb als Notiz in den Tresor, die PIN des Zahnarztausweises bleibt bei seiner Inhaberin.

Neue Zugänge für eine KFO-Sprechstunde

Damit Allgemeinzahnärzte kieferorthopädisch mitversorgen, bezuschusst die KZV Sachsen eine curriculare KFO-Fortbildung mit bis zu 5.000 Euro brutto. Chemnitz gehört zu den Fördergebieten. Die Maßnahme ist zunächst auf 2026 und 2027 begrenzt. Wer gefördert wird, bietet danach vier Jahre lang mindestens sechs Stunden in der Woche eine KFO-Sprechstunde an und bestätigt das jedes Jahr per Selbstauskunft.

Mit der Sprechstunde kommen neue Konten in die Praxis, zum Beispiel beim Labor, das Zahnspangen und Platten fertigt. Legen Sie dafür eine eigene Sammlung an und weisen Sie ihr nur die Zahnärztin und die ZFA am KFO-Stuhl zu. Bietet das Portal des Labors Bestätigungscodes per Authenticator-App an, hinterlegen Sie den Schlüssel beim Zugang, wie es der Ratgeber zu geteilten Bestätigungscodes beschreibt. Das Konto beim Fortbildungsanbieter läuft auf die Zahnärztin und passt in ihren persönlichen Bereich.

Beispiel: sieben Wochen Vertretung in einer Einzelpraxis

Ein erfundener Fall: Eine Zahnärztin führt allein eine Praxis mit einer Praxismanagerin, vier ZFA und einer Auszubildenden. Sie muss an der Hüfte operiert werden und fällt sieben Wochen aus. Ein Kollege, der seine eigene Praxis im Vorjahr abgegeben hat, übernimmt die Vertretung, die Zahnärztin zeigt sie bei der KZV an. Bisher klebte die PIN des Praxisausweises auf einem Zettel unter der Tastatur am Empfang.

Die Zahnärztin ist Eigentümerin der Organisation, die Praxismanagerin Administratorin. Als Administratorin sieht die Praxismanagerin alle Sammlungen, auch die Leitung, ohne ihr zugewiesen zu sein. Deshalb liegt dort nichts, was sie nicht kennen darf. Sie lädt den Vertreter ein, als Benutzer nur für die Sammlung Behandlung, ohne Aufpreis. Wegen der Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter richtet er seinen zweiten Faktor ein, bevor er die Sammlung sieht. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein, hier also die Zahnärztin und die Praxismanagerin. Seinen eigenen Zahnarztausweis und dessen PIN bringt der Vertreter mit, beides kommt nicht in den Tresor.

Nach der siebten Woche sperrt die Praxismanagerin sein Konto. Die Zahnärztin ändert die PIN des Praxisausweises und trägt die neue in der Sammlung Behandlung ein, das Team ändert die Passwörter für Röntgensoftware und Auftragsportal. Wie Sie Zugänge für eine Vertretung vorbereiten, ohne Passwörter herumzureichen, beschreibt der Ratgeber Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Für das Ende jedes Einsatzes passt die Checkliste Mitarbeiter verlässt die Firma, und wie das Team gemeinsame Zugänge ohne Zettel teilt, steht unter Passwörter im Team teilen.

Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie mit dem Angebot. Auf Ihren Wunsch unterschreiben wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach zahnärztlichem Berufsrecht. Was im Tresor steht, entschlüsseln erst die Geräte Ihres Teams, wir können Ihre Passwörter nicht lesen. Wie das in Ihrer Praxis aussieht, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), das wir am Telefon oder als Videoanruf führen.

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Chemnitz