Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Chemnitz

Zwei Finanzämter, eines davon für Tschechien, die Slowakei und Rumänien

In der Stadt arbeiten das Finanzamt Chemnitz-Mitte in der Straße der Nationen 4 und das Finanzamt Chemnitz-Süd in der Paul-Bertz-Straße 1. Das zweite hat eine Aufgabe für ganz Deutschland: Nach § 1 Abs. 1 Nr. 22, 26 und 29 der Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung ist es für die Umsatzsteuer der Unternehmer zuständig, die in Rumänien, in der Slowakei oder in Tschechien ansässig sind. Hat ein tschechischer Betrieb in Deutschland mit der Umsatzsteuer zu tun, ist also dieses Amt sein Gegenüber, egal in welchem Bundesland er seine Aufträge ausführt.

Die Steuerberaterkammer des Freistaates Sachsen sitzt in Leipzig, Emil-Fuchs-Straße 2. Zahlen zu ihren Mitgliedern stehen auf der Seite für Steuerkanzleien in Leipzig. Welche Zugänge eine Kanzlei teilt und welche beim Berufsträger bleiben, erklärt die Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Passwortgeschützte Anhänge verarbeitet das Finanzamt nicht

Die sächsischen Finanzämter beschreiben in ihren gemeinsamen Hinweisen zum E-Mail-Verkehr, wofür ihre Postfächer gedacht sind: für Mitteilungen ohne Formvorschrift, etwa Änderungsanträge, Fragen zum Bearbeitungsstand oder Antworten auf Rückfragen. ZIP-Archive, Excel-Tabellen oder Word-Dateien, die mit einem Passwort geschützt sind, können die Ämter nicht weiterverarbeiten. Sie bitten ausdrücklich darum, solche Dateien nicht zu schicken.

Inhalte unter dem Steuergeheimnis verschicken die Ämter in der Regel per Brief, Fax oder Telefon. Per E-Mail kommunizieren sie im Einzelfall nur, wenn der Steuerpflichtige oder sein steuerlicher Vertreter das ausdrücklich wünscht und die Dienststelle schriftlich vom Steuergeheimnis befreit (§ 30 Abs. 4 Nr. 3 AO). Verschlüsselte Mails nehmen sie nach dem S/MIME-Standard an: Jedes der beiden Ämter hat dafür eine eigene secure@-Adresse und stellt sein Zertifikat zum Herunterladen bereit. Für die Kommunikation in Steuersachen empfehlen die Hinweise ELSTER.

Für die Kanzlei heißt das: Zum Finanzamt geht es über ELSTER mit dem Zugang der Kanzlei, die Kopie des ELSTER-Organisationszertifikats kann als Anhang in einer Sammlung nur für die Berechtigten liegen. Zum Mandanten geht eine Datei als sicherer Link aus dem Tresor, verschlüsselt, mit Ablaufdatum, auf Wunsch mit begrenzter Zahl der Abrufe und einem Kennwort, das Sie am Telefon nennen. Der Schlüssel steckt im Link, der Mandant braucht kein eigenes Konto.

Mandanten mit Sitz in Tschechien, der Slowakei oder Rumänien

Bei diesen Mandanten sitzen Geschäftsführung und Buchhaltung im Ausland. Legen Sie im Tresor je Mandant einen Eintrag unter seiner Kundennummer an. In die Notiz gehört, wer beim Mandanten Ansprechpartner ist, in welcher Sprache und unter welcher Nummer er das Kennwort für einen sicheren Link bekommt.

Onlinebanking gehört nicht in den Tresor, weder die Bankzugänge der Mandanten noch das Konto der Kanzlei. Wer bei der Bank Zahlungen erledigt, bekommt einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Das beSt bleibt außerhalb

Seinen privaten Schlüssel und das Zertifikats-Passwort für das beSt darf ein Steuerberater nach § 16 Abs. 1 StBPPV anderen Personen zur Verfügung stellen, etwa Mitarbeitern, das Passwort nur nicht im Klartext. Nach Abs. 5 hält er fest, wem er wann Zugang gegeben oder entzogen hat. Über den Tresor sollte diese Weitergabe trotzdem nicht laufen, dazu raten wir: Wer dort Eigentümer oder Administrator ist, öffnet jede Sammlung und kommt über die Kontowiederherstellung auch an persönliche Bereiche.

Beispiel: eine Kanzlei mit tschechischen Mandanten

Ein erfundener Fall: eine Steuerberaterin als Inhaberin, ein angestellter Steuerberater, ein Steuerfachwirt, der Tschechisch spricht, zwei Steuerfachangestellte im Lohn und eine Auszubildende. Der Fachwirt betreut zwölf tschechische Bau- und Transportbetriebe mit deutscher Umsatzsteuer. Bisher schickte er ihnen Bescheide und Auswertungen als ZIP-Datei mit Kennwort und das Kennwort in einer zweiten Mail. Eine Antwort auf eine Rückfrage des Finanzamts verschickte er genauso, und das Amt konnte die Datei nicht öffnen.

Jetzt gehen Antworten an das Amt über ELSTER. Die Mandanten bekommen ihre Unterlagen als sicheren Link mit sieben Tagen Laufzeit, das Kennwort nennt der Fachwirt am Telefon. Die Einträge der zwölf Betriebe liegen in der Sammlung „Mandate Ausland“, die er und der angestellte Steuerberater bearbeiten. Die Lohnabteilung sieht „Lohn“, die Auszubildende nur „Büro“. Wie bei jedem Kunden gilt am Tresor: Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation, eine Administratorin gibt es nicht. Außer ihr kommt deshalb niemand an „Kanzleileitung“ mit Domain und E-Mail-Verwaltung. Ihrem angestellten Steuerberater hat sie einen Notfallzugang eingeräumt, weil er als Berufsträger die Zugänge der Kanzlei nutzen darf. Übernimmt er im Ernstfall ihr Konto, hat er danach die Eigentümerrolle, sieht alle Sammlungen und kann Konten wiederherstellen. In ihrem persönlichen Bereich liegt nichts, was nur ihr zusteht. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung fest, mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Verlässt jemand die Kanzlei, hilft die Checkliste zum Ausscheiden.

Vertrag, Verschwiegenheit und Kosten

Was im Tresor steht, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wir als Betreiber können Ihre Passwörter nicht lesen. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wünschen Sie zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG, unterschreiben wir sie. Die Meldestelle für Datenpannen nennt die Sachsen-Seite.

Pro Monat fallen 16,99 € inkl. MwSt. für unsere Wartung an, ohne Aufschlag je Nutzer und mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Servermiete zahlt die Kanzlei direkt an netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Nicht enthalten ist das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir den Tresor nicht, dann exportieren Sie ihn selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag berechnen wir je angefangener Viertelstunde, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. Kunden können nur Unternehmer sein. Betreut wird der Tresor per Fernwartung aus Dresden, Fragen dazu klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Chemnitz