Passwort-Manager für Steuerkanzleien in Kiel

3.020 Mitglieder und eine hohe Ausbildungsquote

Die Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein hat ihre Geschäftsstelle in der Hopfenstraße 2d in der Landeshauptstadt, die Aufsicht über sie führt das Finanzministerium des Landes. Nach der Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer zählte sie am 1. Januar 2026 genau 3.020 Mitglieder, ein halbes Prozent mehr als ein Jahr zuvor. Darunter waren 2.519 Steuerberaterinnen und Steuerberater, 27 Steuerbevollmächtigte und 465 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften.

Auffällig ist die Ausbildung. Zum selben Stichtag lernten im Kammerbezirk 763 junge Leute den Beruf der Steuerfachangestellten, 293 davon im ersten Lehrjahr. Gemessen an der Zahl der Mitglieder ergibt das eine Ausbildungsquote von 25,3 Prozent, bundesweit sind es 16,1 Prozent.

Eine Kanzlei, die jedes Jahr einstellt, verwaltet also laufend Konten von Menschen, die nach drei Jahren bleiben oder gehen. Praktisch ist eine eigene Sammlung „Ausbildung“ mit genau den Portalen, die Auszubildende tatsächlich bedienen. Wer übernommen wird, bekommt nach der Prüfung die Sammlungen seines Teams dazu. Bei allen anderen sperrt ein Eigentümer oder Administrator das Konto am letzten Arbeitstag. Was eine Steuerkanzlei sonst teilt und was beim Berufsträger bleibt, steht auf der Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Gefälschte Mails mit der Kammer als Absender

Auf ihrer Startseite warnt die Kammer vor E-Mails, die sie als Absender vortäuschen. Darin geht es um angebliche Rechnungen der Kammer, um abgefragte Bankverbindungen oder um Interesse an Stellenanzeigen, oft mit Links. Die Kammer bittet, solche Mails zu löschen, keine persönlichen Daten weiterzugeben und weder Links noch Anhänge zu öffnen.

Gegen die Rechnungsmasche hilft eine klare Aufgabenteilung: Zahlungen gibt nur frei, wer einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht hat, und dieser Zugang liegt in keiner Sammlung, siehe Onlinebanking mit mehreren Mitarbeitern. Hat jemand auf einer verlinkten Seite doch ein Passwort eingetippt, sehen die Verantwortlichen im Passwort-Bericht des Tresors, wo dasselbe Passwort noch vorkommt. Die nächsten Schritte beschreibt der Ratgeber Passwort auf Phishing-Seite eingegeben. Muss die Kanzlei eine Datenpanne melden, ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz zuständig, den Meldeweg erklärt die Seite für Schleswig-Holstein.

Finanzamt Kiel: Lohnsteuer-Außenprüfung und Datenzugriff

Das Finanzamt in der Feldstraße 23 ist aus den früheren Ämtern Kiel-Nord und Kiel-Süd hervorgegangen. Neben der Stadt und einigen Umlandgemeinden betreut es die Lohnsteuer-Arbeitgeberstellen und die Lohnsteuer-Außenprüfung auch für drei benachbarte Finanzamtsbezirke. Die Erbschaft- und Schenkungsteuer bearbeitet es für das ganze Land.

Was bei einer Außenprüfung für Daten in der Kanzlei gilt, regelt § 147 Abs. 6 AO. Danach darf die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung gespeicherte Daten einsehen und das Datenverarbeitungssystem nutzen. Teilt der Mandant mit, dass seine Daten bei einem Dritten liegen, etwa in der Kanzlei, muss die Kanzlei Einsicht gewähren oder die Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde auswerten oder übertragen. Ihr Erscheinen kündigt die Prüferin dann in angemessener Frist an. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Unser Rat: Für die Einsicht bekommt der Prüfer nicht das Konto einer Fachangestellten. Wo die Fachsoftware es zulässt, legt die Kanzlei einen eigenen Benutzer mit Leserecht nur für diesen Mandanten an. Das Passwort steht für die Dauer der Prüfung in der Sammlung der Kanzleileitung, danach löscht sie Benutzer und Eintrag.

beSt und ELSTER: was in den Tresor darf

Den Zugang zum beSt darf der Postfachinhaber nach § 16 StBPPV Mitarbeitern verschaffen, indem er ihnen privaten Schlüssel und Zertifikats-Passwort überlässt, das Passwort nicht im Klartext. Wem er wann Zugang erteilt und wieder entzogen hat, dokumentiert er nach Absatz 5. Schlüssel und Passwort gehören trotzdem weder in eine Sammlung noch in einen persönlichen Bereich: Eigentümer und Administratoren sehen jede Sammlung und erreichen über die Kontowiederherstellung auch die persönlichen Bereiche. Die Kopie eines ELSTER-Organisationszertifikats kann dagegen als Anhang in eine Sammlung nur für die Berechtigten, mehr im Ratgeber ELSTER-Zertifikat für Mitarbeiter.

Beispiel: eine Lohnkanzlei mit drei Auszubildenden

Ein erfundener Fall: eine Steuerberaterin als Inhaberin, ein angestellter Steuerberater, drei Fachangestellte und in jedem Lehrjahr eine Auszubildende. Einen großen Teil der Arbeit machen Lohnabrechnungen für Bau- und Handwerksbetriebe. Die Auszubildende im dritten Jahr bleibt nach der Prüfung, die im zweiten wechselt nach dem Sommer in eine andere Ausbildungsstätte.

Als ein Lohnmandant eine Außenprüfung bekommt und der Prüfer Einsicht in die Lohndaten verlangt, will eine Fachangestellte ihn zunächst mit ihrem eigenen Login an den Rechner setzen. Stattdessen legt die Inhaberin einen Lesebenutzer nur für diesen Mandanten an. Im Tresor steht das Passwort bis zum Prüfungsende in der Sammlung „Kanzleileitung“.

Kurz darauf landet eine angebliche Rechnung der Kammer mit neuer Bankverbindung im Postfach der Buchhaltung. Die Mitarbeiterin leitet sie an die Inhaberin weiter. Zahlen könnte sie ohnehin nicht: Einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht haben in der Kanzlei nur die beiden Steuerberater.

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation und hat dem angestellten Steuerberater einen Notfallzugang eingeräumt. Er darf als ihre Vertretung alle Zugänge der Kanzlei nutzen. Nach der Übernahme ihres Kontos hätte er die Eigentümerrolle und sähe alle Sammlungen, auch „Kanzleileitung“ und die Sammlung mit dem ELSTER-Zertifikat, wie im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter beschrieben. Das Konto der Auszubildenden, die wechselt, sperrt die Inhaberin an deren letztem Tag. Die Schritte danach stehen in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Verschwiegenheit und Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Ihre Passwörter können wir nicht lesen, denn Einträge, Notizen und Anhänge werden erst auf den Geräten Ihres Teams entschlüsselt. Der Server steht bei netcup in Deutschland und läuft auf den Namen Ihrer Kanzlei. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Ihren Wunsch. Ob beides Ihren Berufspflichten genügt, prüfen Sie selbst. Fragen dazu klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen für Steuerberater in Kiel