Passwort-Manager für Zahnarztpraxen in Hamburg: KZV, Kammer, Team

Bedarfsplan zum 31.12.2025: 1.063 Vertragszahnärzte

Im Planungsblatt B des Bedarfsplans zum Stand 31.12.2025 führt die KZV Hamburg für die Stadt 1.063 Vertragszahnärzte und für angestellte Zahnärzte den Wert 536,5. Nach Abzug der Anrechnung für Kieferorthopäden kommt sie auf 1.589,5 und einen Versorgungsgrad von 102,7 Prozent.

Angestellte Zahnärztinnen sind in Hamburg also keine Ausnahme, und jede von ihnen braucht eigene Zugänge, die die Praxis bei ihrem Weggang wieder schließt. Welche Zugänge eine Zahnarztpraxis allgemein hat und welche persönlich bleiben, steht auf der Seite Passwort-Manager für Zahnarztpraxen.

Abrechnungsportal und TI-Eigenerklärung

Die KZV sitzt an der Katharinenbrücke 1, die Zahnärztekammer in der Weidestraße 122 b. Beide betreiben gemeinsam das Portal zahnaerzte-hh.de. Ins Online-Abrechnungsportal der KZV meldet sich die Praxis mit einer Zugangskennung aus Benutzername und Passwort an oder über eine Kartenanmeldung.

Im selben Portal zeigt die KZV unter „TI-Eigenerklärung“ die monatlichen TI-Pauschalen, und neue Praxen beantragen dort die Refinanzierung ihrer TI-Komponenten. Bei Fragen dazu hilft die TI-Hotline der KZV.

Ob eine ZFA die Zugangskennung der Praxis nutzen darf oder einen eigenen Zugang braucht, steht auf der Anmeldeseite nicht. Klären Sie das mit der KZV, bevor Sie die Kennung in den Tresor legen. Sie gehört dann in eine Sammlung nur für die Personen, die tatsächlich abrechnen, nicht in die Sammlung der Rezeption.

eZahnarztausweis: Schritte, die keine Mitarbeiterin übernimmt

Herausgeberin des elektronischen Zahnarztausweises ist die Kammer. Sie prüft die Daten des Antrags und bestätigt die Mitgliedschaft, die Karte stellt ein Vertrauensdiensteanbieter her. Auf ihrer Seite zum eHBA nennt sie zwei Stellen, an denen die Praxis nicht helfen kann: Die Identifizierung über PostIdent muss die Zahnärztin persönlich erledigen, und Rückfragen der Kammer kann sie nicht an eine Mitarbeiterin ihrer Praxis delegieren.

Karte und PIN-Brief stellt der Anbieter laut Kammer zwingend an die Meldeanschrift der Zahnärztin zu, die PIN erreicht die Praxis also gar nicht erst. Dabei sollte es bleiben: Die PIN gehört nicht in den Tresor der Praxis, auch nicht in den persönlichen Bereich. Wer in der Praxis das Master-Passwort einer Kollegin neu setzen darf, käme damit auch an ihre persönlichen Einträge.

Praxisausweis: über die KZV oder, für Privatpraxen, über die Kammer

Vertragszahnärzte bekommen den Praxisausweis (SMC-B) über die KZV. Privatpraxen können ihn nach einem Hinweis der Kammer vom September 2024 auf Wunsch ebenfalls bekommen, eine Pflicht ist das nicht. Voraussetzung ist ein eigener eZahnarztausweis. Die Privatzahnärztin schickt der Mitgliederverwaltung der Kammer eine Selbstauskunft, die Kammer stellt ein Bestätigungsschreiben aus, und nach dessen Eingang bei der gematik gibt diese den Antrag beim Kartenhersteller frei.

Hängen Sie das Bestätigungsschreiben als Datei an den Eintrag des Praxisausweises, zusammen mit PIN und Ablaufdatum der Karte. Diese Sammlung öffnet nur die Praxisleitung.

Dateien an die KZV: Archiv verschlüsseln, Kennwort am Telefon

Wer der KZV oder ihren Gutachtern vertrauliche Dateien wie digitale Röntgenbilder schicken will, packt sie nach Empfehlung der KZV in ein ZIP-Archiv mit Kennwort, unter Windows mit 7-Zip, auf dem Mac mit Keka. Das Kennwort tauschen beide Seiten über einen zweiten Weg aus, etwa am Telefon. Ein gutes Kennwort für so ein Archiv erzeugen Sie mit dem Passwortgenerator der Apps, auf Wunsch als Wortfolge, die sich am Telefon leicht diktieren lässt. Mehr dazu im Ratgeber zum Kennwort für verschlüsselte Dateien.

Beispiel: eine neue angestellte Zahnärztin

Ein erfundener Fall: Zwei Zahnärzte führen eine Berufsausübungsgemeinschaft mit fünf ZFA und einer Praxismanagerin. Zum Quartal stellen sie eine Zahnärztin an. Die Praxismanagerin wollte deren Ausweisantrag wie bisher alle Formulare selbst erledigen, und die Zugangskennung für das Abrechnungsportal klebte auf einem Zettel am Monitor der Abrechnung.

Nach dem Blick auf die Kammerseite füllt die neue Kollegin den Antrag selbst aus und geht mit dem Coupon zur Post. Ihr PIN-Brief kommt zu ihr nach Hause. Die Praxis klärt mit der KZV, wer die Zugangskennung nutzen darf, ändert das Passwort und legt sie in die Sammlung „Abrechnung“ für die Praxismanagerin und die beiden Partner. „Rezeption“ mit Terminvergabe und Materialbestellung sehen alle ZFA. In „Praxisleitung“ liegt der Eintrag des Praxisausweises. Das Geschäftskonto gehört in keine Sammlung, jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Die neue Zahnärztin bekommt ihre Einladung in den Tresor am ersten Arbeitstag. Wie Sie Zugänge für neue Kolleginnen vorbereiten, beschreibt der Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter. Geht sie später, sperrt einer der Partner ihr Konto und ändert die Passwörter in den Sammlungen, die sie sehen konnte, nach der Checkliste beim Weggang eines Mitarbeiters.

Vertrag und Verschlüsselung

Ihre Passwörter können wir nicht lesen, die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Alles Weitere klären wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen für Zahnarztpraxen in Hamburg