Passwort-Manager für Übersetzungsbüros: Team und freie Übersetzer

Die Zugänge eines Übersetzungsbüros

Zu den eigenen Programmen eines Übersetzungsbüros kommen die Systeme der Kunden, und an beide müssen auch die freien Übersetzer heran, die für das Büro arbeiten:

• Projektverwaltung: das Übersetzungsmanagement-System oder Auftragsportal des Büros, in dem Freie Aufträge annehmen und Dateien abholen, dazu das Administratorkonto.
• CAT-Programme: Lizenzen der Übersetzungsumgebung, das Kundenkonto beim Hersteller, ein Server für Translation Memorys und Terminologie.
• Kundensysteme: Konten im Redaktionssystem, im Onlineshop oder in der Terminologiedatenbank eines Kunden, Upload-Bereiche für vertrauliche Unterlagen, Lieferantenportale großer Auftraggeber.
• Agenturen: die Lieferantenportale anderer Agenturen, falls Ihr Büro selbst für sie übersetzt.
• Büro: ein Teamkonto für maschinelle Übersetzung, Videokonferenzen für Dolmetscheinsätze, E-Mail, Domain.

Arbeitet Ihr Büro mit freien Übersetzern, entscheiden Sie bei jedem dieser Zugänge auch, ob eine Freie ihn sehen darf und wie lange.

Beeidigte und ermächtigte Übersetzer: Bestätigung und Signatur sind persönlich

Nach § 142 Abs. 3 ZPO kann ein Gericht für eine fremdsprachige Urkunde eine Übersetzung verlangen, die ein nach Landesrecht ermächtigter oder öffentlich bestellter Übersetzer angefertigt hat. Bescheinigt er Richtigkeit und Vollständigkeit, gilt die Übersetzung als richtig und vollständig. Wie man diese Befugnis bekommt und wie sie heißt, regelt jedes Land selbst:

• Sachsen: Nach dem Sächsischen Dolmetschergesetz von 2023 werden Übersetzer allgemein beeidigt, zuständig ist die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts Dresden. Die Beeidigung endet nach fünf Jahren und wird auf Antrag verlängert. Der Bestätigungsvermerk steht auf der Übersetzung und enthält Ort, Tag, Unterschrift und Stempel (§ 12 Abs. 3).
• Nordrhein-Westfalen: Übersetzer werden nach dem Justizgesetz NRW ermächtigt und führen die Bezeichnung „durch die Präsidentin oder den Präsidenten des Oberlandesgerichts … ermächtigte Übersetzerin“. Die Bestätigung kommt auf die Übersetzung und wird unterschrieben, einen Stempel nennt das Merkblatt der Justiz NRW (Stand 01.10.2025) nicht.

Beide Länder erlauben die Bestätigung auch elektronisch nach § 126a BGB. Der Aussteller fügt dann seinen Namen hinzu und versieht das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Die Signatur ist also an die beeidigte oder ermächtigte Übersetzerin gebunden. Die Projektmanagerin, die Lieferungen zusammenstellt, braucht weder Karte noch PIN.

Liegt ein Scan des Stempels im Ordner für Lieferungen, kann ihn jede Person auf ein Dokument setzen. Wir empfehlen, die Datei an einen Eintrag im persönlichen Tresor der beeidigten Person zu hängen, den im Alltag nur sie sieht. Über die Kontowiederherstellung kommen Eigentümer und Administratoren allerdings auch an den persönlichen Bereich. Wie Gerichte elektronisch zustellen, beschreibt die Seite für Sachverständige.

Was Kanzleien und Praxen für ihre Unterlagen verlangen

Übersetzer nennt § 203 StGB nicht als eigenen Beruf. Anwälte, Ärztinnen und Steuerberater dürfen Geheimnisse aber nach Abs. 3 Personen offenbaren, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist. Eine solche mitwirkende Person macht sich nach Abs. 4 selbst strafbar, wenn sie ein dabei bekanntgewordenes Geheimnis unbefugt offenbart. Bestraft wird nach Abs. 4 auch, wer als mitwirkende Person eine weitere Person hinzuzieht und nicht dafür sorgt, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wird, falls diese dann ein Geheimnis offenbart.

Für Anwälte regelt § 43e BRAO die Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Dienstleister ist dort jede Person oder Stelle, die der Anwalt im Rahmen seiner Berufsausübung beauftragt. Der Vertrag braucht Textform und legt fest, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf. Wenn ja, verpflichtet er sie in Textform zur Verschwiegenheit. Ob das auf Ihr Büro zutrifft, klären Sie mit der Kanzlei. Eine Rechtsberatung ersetzt diese Seite nicht.

Wir empfehlen deshalb, dass die freie Übersetzerin, die einen Vertrag für eine Kanzlei übersetzt, nur die Sammlung dieses Kunden sieht. Nach dem Auftrag nimmt Ihr Projektmanagement, das den Kundensammlungen mit Verwaltungsrecht zugewiesen ist, sie wieder heraus. Verträge, Arztberichte und Urkunden selbst bleiben in Ihrem Projektsystem, in den Tresor kommen nur die Zugänge.

Was im Tresor steht, verschlüsseln und entschlüsseln die Apps auf den Geräten Ihres Teams, Schönfelder EDV hat dafür keinen Schlüssel. Wir kennen nur die Namen und E-Mail-Adressen aller Konten, auch die der Freien, und die technischen Protokolle des Servers. Mit dem Angebot erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Freie Übersetzer mit eigenem Konto

Wer regelmäßig für Ihr Büro übersetzt, bekommt ein eigenes Konto im Tresor. Ihr Verantwortlicher lädt die Person per E-Mail ein wie eine Angestellte und gibt ihr nur die Sammlungen ihrer Kunden frei. Weil der Preis nicht an der Zahl der Nutzer hängt, kosten zwanzig Freie so viel wie zwei. Auch sie melden sich mit eigenem Master-Passwort und zweitem Faktor an.

Für jemanden, der nur einmal einspringt, reicht ein sicherer Link aus dem Tresor. Das Kennwort für ein verschlüsseltes Paket geht dann befristet und verschlüsselt hinaus, getrennt von der Datei. Den Ablauf erklärt die Seite Kennwort für eine verschlüsselte Datei übermitteln.

Legt ein Kunde in seinem Redaktionssystem ein Konto auf den Namen einer bestimmten Übersetzerin an, nutzt nur sie es. In einem gemeinsamen Eintrag ohne Passwort steht dann, auf wen das Konto läuft und wen Sie beim Kunden um einen weiteren Zugang bitten. Die Konten, die freie Übersetzer bei anderen Agenturen haben, gehören nicht in den Tresor Ihres Büros.

CAT-Lizenzen und Translation Memorys

Bei einem verbreiteten CAT-Programm aktiviert man die Lizenz auf einem Rechner und deaktiviert sie dort, bevor sie auf einen anderen wandert. Ist der alte Rechner weg, setzt man sie im Kundenkonto beim Hersteller zurück, so beschreibt es dessen Hilfe-Wiki. Kennt dieses Konto nur eine frühere Mitarbeiterin, wartet die Nachfolgerin auf ihre Lizenz.

Das Kundenkonto beim Hersteller kommt deshalb in die Sammlung „Büroleitung und Technik“, die Lizenzschlüssel hängen als Datei am Eintrag. Ebenso das Administratorkonto des Servers für Translation Memorys, an dem sich jede Übersetzerin mit eigenem Benutzer anmeldet. Verlangt ein Kundenportal neben dem Passwort einen Code aus einer Authenticator-App, hinterlegen Sie dessen Schlüssel am selben Eintrag, und die eingeteilten Übersetzer erzeugen den Code selbst. Was das für die Sicherheit bedeutet, steht unter 2FA-Codes im Team teilen. Weil Passwort und Code dann im selben Tresor liegen, gilt am Tresor die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Sammlungen nach Kunden statt nach Abteilungen

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier die Inhaberin, sehen zusätzlich alle Sammlungen.

Die PIN der Signaturkarte gehört nicht in den Tresor, auch nicht in den persönlichen Bereich, denn wer die Kontowiederherstellung bedienen darf, kommt auch an den persönlichen Tresor eines Mitarbeiters. Zugangsdaten, PIN und TAN-Verfahren fürs Onlinebanking legen Sie nicht im Tresor ab. Jede Person, die Zahlungen freigibt, hat einen eigenen Bankzugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Wie Sie Sammlungen zuschneiden und Zugänge ohne E-Mail weitergeben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: Fachübersetzungen mit zwanzig Freien

Ein erfundenes Büro für technische und juristische Übersetzungen: die Inhaberin, zwei Projektmanagerinnen, ein angestellter Übersetzer, der in Sachsen für Polnisch allgemein beeidigt ist, und rund zwanzig freie Übersetzer, von denen acht jeden Monat Aufträge bekommen.

Früher stand das Passwort zur Terminologiedatenbank eines Maschinenbaukunden in jeder Auftragsmail an die Freien. Eine Übersetzerin, die seit einem Jahr keine Aufträge mehr bekam, hätte sich weiter anmelden können. Den Stempel des Kollegen gab es als Scan im Ordner für Lieferungen.

Heute haben die acht Stammübersetzer eigene Konten und sehen nur die Sammlungen ihrer Kunden, die übrigen bekommen Kennwörter über sichere Links. Der Scan liegt im persönlichen Tresor des beeidigten Kollegen, die PIN seiner Signaturkarte kennt nur er. Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und hat einer Projektmanagerin, die „Büroleitung und Technik“ sonst nicht sieht, einen Notfallzugang eingeräumt. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber zum Notfallzugang für Firmenpasswörter.

Wenn eine Projektmanagerin oder ein freier Übersetzer aufhört

1. Freier Übersetzer: Der Verantwortliche sperrt sein Konto. Anschließend bekommen die Kundenzugänge, die er kannte, neue Passwörter, und Sie bitten die Kunden, Konten auf seinen Namen abzuschalten.
2. Angestellte: Konto im Tresor sperren, Passwörter ihrer Sammlungen ändern, die CAT-Lizenz auf ihrem Rechner deaktivieren oder im Kundenkonto zurücksetzen.
3. Beeidigter Übersetzer: Er nimmt Signaturkarte und Stempel mit und löscht den Scan aus seinem persönlichen Tresor, bevor Sie sein Konto sperren.

Welche Sammlungen eine Person sehen konnte, zeigt der Tresor. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter.

Preis für das Übersetzungsbüro

Die Wartung kostet fest 16,99 € im Monat inkl. MwSt., auch wenn zu den Angestellten zwanzig Freie mit eigenem Konto kommen. Wir vereinbaren 12 Monate Mindestlaufzeit, und die Einrichtung gehört dazu. Hinzu kommt die Servermiete, die Ihr Büro direkt an netcup zahlt, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Eine tägliche Sicherung gibt es mit dem Backup-Paket zu 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Wer es nicht bucht, exportiert den Tresor selbst, denn ohne Paket sichern wir nicht. Unterstützung im Alltag berechnen wir mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. nach angefangenen Viertelstunden.

Übersetzen Sie viel für Kanzleien, zeigt die Seite Passwort-Manager für Anwälte, wie Ihre Auftraggeber ihre Zugänge ordnen. Wie die Sammlungen für Ihre Kunden aussehen könnten, klären wir per Video oder am Telefon im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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